管理員による本音の話

管理員をしている者です。

仰るとおり、住民の皆さまが苦情を理事に言われるようになれば随分助かります。
ただ実状はそうでなく「上階からの騒音をなんとかしろ」「駐車やゴミ出しのマナーが悪い」といった苦情を直接受けます。
フロントに伝えても動いてはくれませんし、私自身は住民の方と毎日でも顔を合わせますから気が気じゃありません。

マナーについては、貼り紙をしようかと案文を作り、フロントに許可を求めたところ、次回の理事会で許可されるまで待てと…

住民の方は、どうなってるんだとお怒りです。理事会の判断待ちですからとお答えしますと「それでもお前は管理人か!」とお叱りをいただきます。

あの…管理人は管理員であり、管理者ではないのです。
どうかこの点はご理解いただきますよう…

> 管理員３年生さん

御苦労、お察しします。

住民からの苦情内容を聞き取るのは仕事だと考えて下さい
日常業務報告書やクレーム受付票に日付、部屋番号、内容を全て記載し、
フロントではなく理事会に提出して下さい。
「それでもお前は管理人か!」とお叱りをいただいたのも、そのまま記載
「理事会に報告しました」との回答まてで完了。

対策案を考え理事会に進言は良い事ですが、決定はあくまで理事会の仕事です。

「上階からの騒音をなんとかしろ」は、
個人間の問題でコミュニケーションがとれていれば一部モンスター以外自力解決できる

「駐車やゴミ出しのマナーが悪い」は、住民自身の問題。

事務局長さま
愚痴にレス頂き恐縮です。

会社に雇用されている者ですので、明確な指示がない限り、組織のラインを守ってフロントへ報告しています。

けれど実は…昨年と一昨年はこういった問題はありませんでした。
細かなことでも日報に書いておけば、必ず理事長が読んでくださることが解っていたのです。
すぐに理事長から指示が出てフロントが動きますから、私はそれを信じてひたすら書けば良かったのです。
全て上手く行ってたように思います。

退任されるとき「次期の理事長にも、日報の重要性を伝えておきますからね。生情報は貴方が一番持ってるんだから」と仰いましたが、それだけは待てど暮らせど実現しませんでした。
家に持ち帰ってでも書いていた日報が、今は虚しいです。

今も理事会に文句はありません（要望はありますが）。
苦情の窓口だということも承知しています。
ただ、私も給料もらってますから、マンションを良くすることに関わって行きたい。

今の理事長は、忙しいの一点張りで仕方ないのですが。
前の理事長は貴方よりずっと忙しい人なのに…と喉元までで止めますけど。

また愚痴ってしまいましたね。
しがない管理員です。仕事の質も理事次第です。

>203さん
横レスですみませんが、理解出来ない点があるので質問させて下さい。
「日報」とありますが、それは「業務日報」のことですよね。
「業務日報」であれば、それを点検するのは管理員さんの上司、すなわち管理会社の人間だと思うのですが。
それを理事長が点検していたというのはどういうことなのでしょうか？

>204さん　202です横レスすみません

うちでは２０年来、業務日報から抜粋して「日常管理業務報告書」を作成してもらって
理事会当日に配布、管理員が説明をし、質問責めにあいます
詳細説明ができない時は、理事会決議で私にオリジナル日報点検が課されます。

>205さん

管理員さんが記載した「業務日報」をもとに、管理会社がレジメを作成し、それを理事会に提出する。
理事会では、それに対し質疑応答が行われる。
これは多く管理組合で行われていることだと思います。
また、必要に応じてオリジナルの「業務日報」を点検しなければならないときもあるかと思います。
ただ、203さんは「細かなことでも日報に書いておけば、必ず理事長が読んでくださることが解っていた」と書かれていますので、これは「業務日報」そのものを必ず理事長が見ていると想像しました。
そこが疑問なのです。

204匿名さま

ご質問頂き恐縮です。
仰るとおり、日報とは業務日報を指しており、提出先は営業所（フロント）です。
フロントと営業所の上司が押印して、社内手続きは完了です。

それが、前理事長が就任されて２～３ヶ月経った頃から、明らかにフロントの対応と日報に記入した内容が連動し始めたのです。

おそらく、会社から組合に提出する月次報告書に、この「業務日報」を添付するよう指示されだの思います。
具体的な経緯は存じ上げません。

一時期、あまり詳しく書くなというようなニュアンスでフロントから言われたこともありましたが、理事長を信じた方がマンションに良いことはわかりきってましたから、どんなに細かいことも書き続けました。

今は、理事長はもちろん、フロントも読んではいないと思います。

>207さま

なんとなくわかったような気がします。
私は、その前理事長が「業務日報」を手にとって調べていると読んでしまったのですが、そうではなく207さんはおそらくそういうことなのであろうと推測されて書かれているのですね。
「どんなに細かいことも書き続けました」
これは207さんの役目であり、その熱心さは賞賛に値します。ただ、私がそのマンションの組合員だったら、個人情報が含まれるかもしれないオリジナルの「業務日報」を同じマンションの人間に読まれるのは嫌だなと感じます。
そこで、つまらない質問を致しました。お許し下さい。

具体的にどういうことかと申しますと、細かくは「タバコのポイ捨て」があります。
これは住民からの苦情にもなり易いのですが、掲示や文書配布をしてもなかなか改善されません。
以前は「タバコのポイ捨て○件」とだけ書いていましたが、場所と銘柄、本数など書けることは全て書くようにしました。
間もなく、フロントから私への事情聴取があり、対応が行われました。
ある程度心当たりのある人または家族が見ると「誰かが解り、心が痛い」内容の文書が一定の住戸に絞って配布されました。
もともと、タバコのポイ捨ては多くはなかったのですが、結果として１件もなくなりました。

また、車庫証明の発行などは管理員業務なのですが、以前は発行後に何も言われたことはないのです。
日報とフロントの対応が連動し始めたと感じ始めた頃から、フロントが該当者から駐車場使用申請をもらうように指示するようになりました。

消防設備やエレベーターなど、点検業務に来られた方は日報に業者名とお名前を書きます。もちろん、何時から何時まで業務をされたか、立会の内容など。
基本的に私が立ち会ってきましたが、ある日フロントから「立会者としてフロントの名前も日報に書くように」と指示がありました。
私は断りました。日報に虚偽を書いたら日報の意味がないと。
結果、工事や点検にはフロントが必ず来るようになりました。
（私としては、来なくて良いと思いますが・・・）どんな点検をしてるかも知らなかったのですから、良いことなのでしょう。

挙げ始めるとキリがないのですが、かいつまんで例示しますと、こういうことです。

>No.208 by 204 さま

駄文にもかかわらずご理解いただいたようで、痛み入ります。

>ただ、私がそのマンションの組合員だったら、個人情報が含まれるかもしれないオリジナルの「業務日報」を同じマンションの人間に読まれるのは嫌だなと感じます。

そのようなお気持ちになられる方は、少なくないかもしれません。
ただ、私見ですが、組合の内部で個人情報保護を最重要としたら、おそらく組合の体をなさないと思います。
少なくとも理事長と監事には「個人情報」なるものと向き合っていただかないと困ります。
プライバシーの覗き見とは明らかに性質が違いますので。
例えば、組合員名簿、居住者名簿、動物飼養届・・こういった、おそらく組合ならあたりまえにあるべきものが不備なケースもあります。
恥ずかしながら、うちがそうでした。
前理事長が確認をしなければ、今でもそうだったでしょう。

もちろん、そういうことは私を含め管理会社がきちんとしていれば問題ないことです。
そう仰られても仕方ないことだとは思います。
私の会社はランキングに出てくるような会社ではなく、業界でどの位置にあるのかは解りませんが、私の職経験から推察して、業界の標準レベルはあるだろうと推察しています。
少なくとも悪事は働かない、言われたことは聞く、誠実であろうとする姿勢はあると思います。
事務的な対応も早い方ではないでしょうか。
ただ、現状を変えよう、改善しようという意識が薄いことは感じます。

やはり、管理組合は理事、理事長次第で大きく変わります。
理事、理事長次第で、管理会社も管理員も変わります。
（管理会社の足りなさを理事長にお仕着せているわけではありませんので、念のため）

なんとなくわかりました。

つまり、管理員さんは上司の指示（たぶん管理員の上司はフロントになっているはずです）を拒否したわけですね。（良い悪いは別に）
会社組織としたら、微妙ですね．．．．
今回のクレームは実にいい口実になります。

>No.211 by 匿名さま

つまり、と要約された点はそう重要ではないのですが・・
そうですね。管理員風情でもプライドはありますから、マンションのためになる仕事をしたいという思いはあります。
ご心配をかけたようですが、フロントの指示を断ったのはもう２年近く前です。
また、日報には事実を書く、という主張を解雇の要件にするほど惨い管理会社ではありません。

それから、今は理事長も変わり、私ごときが何をしたところで何も変わりませんのでフロントに背いたりもしません。
明日からはまた６日勤務です。
掃除に精を出します。
もちろん、苦情の窓口にはなります。
年賀状も出しに行きます。
車のバッテリー切れも対応します。
大掃除のゴミ出しもお手伝いします。

できることは何でもやりますが、それ以上は勘弁してください。
管理員は何でも屋はできますが、管理者にはなりえません。

>210さま

ちょっと誤解があったようですので。
私が「個人情報」といったのは、個人のプライバシーにかかわるようなものをも含む個人情報のことでした。
210さんの例示された、組合員名簿、居住者名簿、動物飼養届のようなものは念頭にありませんでした。
210さんは、個人のプライバシーにかかわるようなものは日報に記入しないように注意されているようですので問題はないです。

211さんの提示された事柄は、210さんの処置で正しいと考えます。
消防設備やエレベーターなどの点検業務で日報に立ち合ってもいないフロントの名前を書けとの指示は誤った指示です。それはできないと拒否された210が正しく、それでも、フロントが指示に従えと強要したならば、フロントの上司にそのことを伝えねばなりません。上司の指示に従わねばならないのは、その指示が形式・内容ともに正しい場合だけです。

正直なところ、立会･クレーム受付等、管理員さんであれフロントであれ、ちゃんとやってくれればどちらでもよいのです。
委託先は管理会社なので．．．．
社内のコミュニケーションの問題であって、管理組合が絡むのがおかしい。（業務日報も本来社内書類だし）

ただ、年賀状出し等あまりの常識のない組合員がいることは、同情します。

良い意味でつかず離れずがお互いよろしいのでは．．．．．

そうかなあ。私はなるほどなぁと思いましたよ。
日頃の管理員業務がどう行われ、誰がどのように検収しているのかを見るなら業務日報でしょう。
原本じゃなきゃいけないわけじゃないけど、書き直したものより生の業務日報が良いですね。
監事の業務監査ってどうしようかと思ってたところにナイスヒントって感じ。

ちゃんとやってくれれば誰でも良い。
確かにそのとおりなんだけど、ちゃんとやってくれてるかどうかわからない。
理事長が検査に立ち会うのが本来だろうけど、そこまでやってたら理事長の身がもたないだろうしね。
立会いをちゃんとやってるね、丸投げじゃないよねって確認はした方が良いでしょう。
結局、そういう確認や指示の積み重ねが大事だからね。

方法はこれだけじゃないだろうけど、私はちょっと目からウロコ。

たぶん管理会社から月次報告が提出されているはず。
その中に点検報告書があるはず。

それが無い月次報告書を提出している管理会社はおかしい！
まして、月次報告書を提出してない管理会社は．．．．．

いや。報告書はどこも大概あると思うよ？
でさ。
エレベーターの点検とかだとさ。
点検業者の点検報告書が添付されてたりするわけよ。
それってどう？

そうなると、やっぱり理事会の役員が立ち会うしかないのかなぁ〜

それ面倒いよ。

だからさ。
再委託するなら、ちゃんと立ち会ってね？
それでちゃんと記録しといてね？
委託先はオタク（管理会社）なんだからね？
検収と確認はオタクがしてね？
それは、問題が起こる前に確認してるからね？

ってね。ズルい話かも知れないけどね。
いけてるズルさだなぁと思うわけ。

管理員さん！
生ゴミ回収の後の掃除、水洗いは丁寧にね。
不潔なモップでの床掃除は、月２回の業者清掃の機械掃除できれいにやるからやらなくて宜しいよ。