組合員個人情報、役員輪番だといずれは全員につつぬけ！？

＞新しく組合員になったかたに、緊急連絡先・勤務先・同居者などをききに行きました。（通常は管理会社が代行しますが、ちょっとわけありで）
管理会社が作った書類を、そのまま使っていませんか？
管理会社が作った書類には、不要な項目が一杯あります。
緊急連絡先：　専有部で事故が起きた時など、連絡が必要なことがあります。　必要。
勤務先　　：　不要。
同居者　　：　区分所有者が居住していない場合などは、居住者の代表者の連絡先が必要ですが、全居住者名簿は不要です。
管理会社は、災害時の安全確認に必要などといいますが、管理組合の役目ではありません。　
また、災害時に組合役員や管理会社が住民の安全確認ができるとも思いません。

管理組合は、区分所有者の共有資産を維持管理することが、その役目です。
そのために必要な情報以外は、収集しないようにしましょう。
不要な項目が入った書類は、結局回収率が悪く、役に立ちません。
組合員・居住者の情報は、管理会社のものでなく、管理組合のものです。
作り直しさせましょう。

災害、地域コミュニテイ、福祉などは、それぞれの組織に任せて、管理組合は支援するにとどめた方が無難です。

個人情報の保護方法と閲覧条件は定めておくと安心感を持ってもらえると思います。
役員が全員見る訳ではなく、理事長、副理事長、管理会社ぐらいに留めておけば輪番であっても必要以上に知られることはありません。

１は輪番制（や、つつぬけ）とは関係ないのでは？

>>1 匿名さん
最終的には管理組合が責任を負うことになるが。

管理組合に悪法である個人情報保護法を適用したら
住民同士の交流が希薄になりかえってマイナスであるが。
公開したほうがいいのでは。

住民同士の交流が希薄になると悪徳組合員や
悪徳管理会社の餌食になりやすい。

居住者名簿や災害時要支援者名簿は作っていますね。自分のところの自治体はそれを推奨しています。建物設備の保全という観点からも、反社を入れないという点からも、自分のところは民泊禁止なので、その徹底のためにやっています。大規模災害時には、マンションのような堅牢な建物の住民は原則、在宅避難ですから、助け合いのためにも、その後のスムーズな再建にも必要だと思います。
規約にも定めています。
緊急時以外は見られたくない人には、プライバシー保護シールでも貼ってもらえばいいのではないでしょうか。
以前、一人暮らしの人が部屋の中で倒れたことがあって、住民の連携プレイで救い出し、緊急搬送して命を取り留めました。救急車で、真っ先に聞かれるのは、親戚の連絡先でもなんでもなくて、その人の生年月日とかかりつけの病院です。速やかな病院搬送には、それが必要らしいです。いつもそうでした。
そういった経験から、その手の情報も、是非にと希望する方からは条件付きで預かっていますが、シングルの方等からは喜ばれていますね。
個人情報をあまりに言いすぎると、いざという時に助けられる命も助けられなくなってしまいますよ。建物の維持管理に対する協力もなかなか得られなくなって、管理不全に陥ると思います。
個人情報保護細則も作って、開示の範囲や手続きについて定めておくといいと思います。

管理会社の入居届出書等を確認してみてください。
住民や区分所有者の個人情報を一手に握っています。
個人情報保護法の美名を利用して住民間のトラブル
を増幅させたり、
役員の選任方法にも利用して管理会社に有利に利用
している。
組合員や住民同士の交流を深めることによって悪徳
管理会社や悪徳組合員からマンションを守ることが
出来る。

スレを立てた者です。ここまで8件のコメントをいただきました。ありがとうございます。

ただ、スレ主の意識としては「個人情報管理スレというより、どちらかといえば、輪番制スレ」のつもりです。
個人情報管理に輪番制もからめたコメントをいただければ幸いです。

>>9 理事長さん

輪番であっても公募制であっても、役員は管理規約の則り、総会で承認を受けて役員に就任し、管理組合を代表して業務を履行するわけで、それには名簿の使用が必要な時があるわけです。輪番制の役員だからダメというのは全く意味不明です。

そのクレームを付けてきた人は知らないのでは。管理組合の役員は見てはダメで、管理会社なら管理組合への断りもなく閲覧や無断使用をしていいと思っているのでしょうか。

区分所有者名簿の保有と使用の権限は管理組合にあるということを、先ず、その人に理解していただいたほうがいいと思います。

どういうケースの時に、どのような手続きで、管理組合を代表し誰がどの範囲で使用する、というのを細則で決めておけば安心してもらえるかも。

先ほどは区分所有者名簿とだけうっかり書いてしまいましたが、区分所有者名簿だけでなく居住者名簿も管理組合が整備しておかなければならないものですね。

「いずれは全員が見るので、個人情報が守られない」というのは可笑しな理屈です。
全員が閲覧する必要はないですし、共同の利益のために、個人情報を使用する必要がある場合に、細則に従って使用するわけで、個人情報の使用を全く認めない、となると分譲マンションには賃貸ででも住めません。

マンションの区分所有者、居住者の名簿を管理組合が整備し、保有・使用するのは、当たり前で、賃貸居住者であっても掲載を求められるのは、当然です。

氏名も明かせない人間を住まわせては、万一のことが起きた場合、訴状を送ることさえできないということになります。それでは、管理組合の職責を果たしたとは言えません。

災害の時にも名簿は必要になります。常住者の多寡は関係ないと思います。ウチのマンションでは、常住か不定期居住か、不定期居住の場合、昼間だけとか、月水金とか、月一等も記載してもらっています。

今、行政も、自主防災組織はマンション単位で立ち上げ、マンションを在宅避難場所として運営しろ、というところが殆どです。安否確認もしなければなりませんし、被災後のスムーズな再建にも名簿は絶対に必要です。

余談ですが、管理会社が「個人情報保護」を口実に、名簿を管理組合に渡さない、というトラブルをよく耳にします。

名簿を管理会社に預けっぱなしにしている管理組合が、管理会社の変更（リプレイス）を考えはじめた時に、管理会社が名簿を渡さないとか、区分所有者に勝手に連絡をとるとかだと、リプレイスの妨害と見なされますね。

管理会社に名簿のコピーは渡していますが、名簿の所有権は管理組合にあり、管理会社には名簿を勝手に保有・使用する権限はないですから。

クレームを付けてきた人が、管理会社には渡すが、管理組合には渡せない等と言ってきたら、そういう話をした方がいいと思います。

少し飛躍し過ぎたかな。

＞私は返すことばがありませんでした。

これだと、まるで輪番制役員が個人情報ファイルを代々回し読みしてるみたいな感じですね。

「規約（細則）に基づき、必要な情報は管理組合に提供してください。情報を見ることができるのは役員だけですが、自由に見られるわけではありません。正当な理由に基づき必要な手順を踏んだ場合のみ見ることができます。個人情報に対するセキュリティが適切に講じられていることは、あなたが輪番で役員に就いたときに実感していただけるはずです。」なんて答えてたらどうだったでしょう。

もちろん、個人情報や名簿類に関するルールがきちんと定められ・運用されていることが前提ですが。

輪番制と個人情報の相性が悪いのでしょうね。双方の理解不足であるため、管理側は正しく管理できず提出側は不安になってしまうし、提出側は義務であることを認識できていないと思われます。

管理側全員に理解を求めるのがあるべき姿ですが、現実的ではないため、閲覧者は理事長や一部役員だけとしたり、閲覧履歴を管理するなどの対応はいかがでしょうか。

１２は段落が11ありますが、輪番制に関係あるのは第２段落だけで、ほかの10個の段落は輪番制と関係ないのでは？

14さんの「輪番制と個人情報の相性が悪いのでしょう」に同感。言われてみればその通り。
だからと言って「代案（相性のよい方法）を出せ」と言われると困るのですが……

ちなみに、うちのマンションではいまどき回覧板を使っていますが、そこに、かなりきわどい、すれすれの個人情報が書かれていることがあります。
輪番と個人情報の関係は、それに似ている感じ。

　市役所などで、重大な個人情報を扱う職員が「全住民の輪番制」と言われると抵抗あるけど、それと同じような感じかな。

輪番ならダメで、立候補制で一部の人に見られるのならいい、という意味でもなさそう。
そういう人は、役員が立候補制になったとたん、特定の人に見られるのが嫌だ、と言い出すに違いない。結局、氏名も明かしたくないのだろう。そういう人は分譲マンションはおろか、賃貸住宅にも住めないです。然るべき措置を講ずるしかないよ。

どのような屁理屈を並べられても、規約に従って、必要な個人情報は管理組合に提出してもらわなければならないということしかない。
氏名なども明かさないのであれば、管理組合はその人が組合員かも判断できず、その人が出した総会の議決権行使書も有効か否かも判断できない。

個人情報保護の濫用で、管理組合の健全な運営が危機にさらされます。

入居者届書、区分所有者変更届、登記事項証明書、
売買契約書（写）、賃貸借契約書（写）誓約書、
等々の組合への提出を規約で強制する。
個人の情報を知られたくない人物は当マンション
の住民としてふさわしくない旨を利害関係人に告
知しておく。
この方法を取り入れざるを得なくなった事情は築
7年くらいにして前管理員を首にして新規採用した
管理人から管理会社の坦当抜きに理事長に内密に
居住者の中に相当数の反社会的人物が入居してい
て前管理人や管理会社等と悪徳組合員が共謀して
黙認している旨をの報告を受けた。
臨時総会を開催してこの規約を制定した。
組合員のマンション管理士と新管理人とで宅建業
者等の苦情に対しての応酬を担当させた。
これで悪徳管理会社と悪徳組合員を相手に戦いが
始まった。
特に不動産屋と管理会社の圧力がすごかった。
結論から申し上げると個人情報保護法を盾に相当
数の反社が入居していた。
悪徳不動産屋は商売がしにくくなってほとんど出
入りしなくなった。
住民間のコミュニティー形成のために個人の情報
くらいは組合員全員に名簿等を作成して公開して
おけばこのようなことは防げたと思いました。
理事長いわく訴えるとの苦情も受けたが、どうぞ
と言って弁護士等の手配はすんでいたと言ってい
ます。
敗訴したら場合は組合資金で上級審まで覚悟はし
ていたらしい。誰も訴えてはこなかった。

１.です。
私は、区分所有者変更届・第三者使用届とは別の書類のことだ思っています。
私が団地型マンションの管理員をしているころ、管理会社からこのような個人情報満載の書類を集めるよう指示がありました。
災害時に備えるための書類で、理事会の承認を得ているとのことでしたが、
子供の生年月日、学年、学校の名前などの記入欄があり、女の子を持つ親から記入したくないとの相談を受けました。
理事長に、その旨お伝えしたところ、理事会で検討しなおすことになり、
記入したくない部分は未記入でよいということになりました。
管理に必要な情報（区分所有者・居住者氏名、電話番号、緊急連絡先、外部居住区分所有者住所）は別の書類で提出済みなので、前述の書類は封印して管理事務所に保管し、理事長が理事会の承認を得て、もしくは災害時のみ開封できると規定しました。
その結果、ほぼ100％の回収率で、今も管理事務所のロッカーに保管していますが、開封したことはありません。
このマンションは建物ごとに管理組合があり、フロントも違いますが、別の管理組合では当初計画のとおり配付したため、回収率は30％ほどで、その後どうなったか、私は知りません。

１０さんの言われるように、理事だから見れるというものではなく、関越に関して厳格なルールを作っておけば、基本理事になっても必要性がなければ、見れないということを徹底した置けばよいと思います。

観閲条件としては、緊急時で人命などにかかわるときで、観閲時は、基本２人以上の確認の上で実施、それ以上の緊急時は１人でも認めるが、あとで検証なども実施して問題があれば、訴訟を含めて対応する旨を記載しておく。
個人情報は金庫に保管の上、その近くには監視カメラを設置しておくくらいですかね

＞１９さん
それは、無理じゃない？自己申告の書類と売買契約書程度じゃ反社かどうかなんて判別できない。

それに個人情報保護法と管理規約なら、法律のほうが上だから、売買契約後で、管理組合が、規約をたてにして、入居を拒否しても、おそらく裁判で負ける。

>住民間のコミュニティー形成のために個人の情報くらいは組合員全員に名簿等を作成

いやいや住民のコミュニティ形成でわざわざ名簿公開する必要はなく、普段から話すようすればよいだけ。個人情報開示しないとコミュニティ形成できないと言ってる時点でおかしいと思うよ。

スレを立てた者です。重ねてお願いします。
個人情報の集め方や管理についてのスレではありません。
輪番制についてのスレです。
その視点からの（その視点ならではの）コメントをお願いします。

＞１９
そもそも手順がおかしい。

管理規約変更には、特別決議が必要なので、そこそこ大変で、管理会社が問題なら、普通決議でいける管理会社変更をまず実施するから、そもそも管理会社との闘いなど起こりえない。

それに不動産屋が見抜けなかった反社をその程度の書類では見抜けない。
不動産屋がグルだった場合、種類が偽装されているので見抜けない。
どっちみちその程度の種類を提出させる意味がない。

>>23 理事長さん
何をしてほしいかコントロールして下さい。
輪番制における個人情報の取扱、管理についての議論ですか？
単に輪番制の是非ですか？
そうではなく輪番制の在り方ですか？
スレタイから主眼は個人情報の管理だと勘違いしますよ。

>>23 理事長さん
輪番制であってもなくても、個人情報取り扱い細則等を定め、それにそって管理組合が取扱いをすればよいだけのことです。
仮に個人情報を管理会社に預けっぱなしにしたとすると、その場合のリスクの方が非常に大きいです。
議決権に関する不正行為、反社の入り込み、災害時の安否確認等々。

たとえば、19、20、21、22、24などは、興味深い意見交換ですが、「輪番制であってもなくても通用する（兼用できる！？）意見」だと思います。
そうではなく、いわば「輪番制専用の意見」が希望です。
あるいは「輪番制（における個人情報）と他の方法（における個人情報）を対比する意見」も歓迎です。
あるいは14、16、17のような、輪番制と個人情報にかかわる“素朴な疑問”　“素朴な感想”も歓迎です。

>>24 マンション比較中さん

なかなか売れないマンションや賃貸に出してもなかなか借り手が付かない住戸をどうにかするためには、不動産屋だからこそ「見抜かない」のですよ。売れてなんぼ、貸せてなんぼ、の世界ですから。本来は提出させるべき住民票を忘れさせたりすることさえある。

賃貸物件のオーナーは1人で、言わばプロなので、仲介不動産屋にこうしろああしろと適切な指示をして、反社などは入らないようにしますが、分譲マンションの輪番制役員の場合は、複数組合員の合議の世界。購入者や入居者の属性を把握することの重要性の認知が低い傾向にあると思いますね。

分譲マンションは売る方（デベ）も、売れてからの仲介会社も、売ったらお仕舞い、貸せたらお仕舞い、というのが基本。

反社が沢山入り込んでコントロール不能になれば、管理会社も自分から手を切ってきます。最後まで、責任を負わなければならないのは区分所有者なので、輪番制の役員にこそ区分所有者と居住者情報を収集する重要性を認識してもらったほうがいいです。
＞19さんのような事例　とても参考になりますね。自分も同じような事例を知っています。

管理組合に自分の勤務先を教えてどうするんだ？
毎日理事長が車で送迎してくれるのか？

反社対策スレじゃないよね？

そもそも、登記簿で公開されているデータ（名前など）なら、そのことを言えば教えてくれるんじゃない？

>そうではなく、いわば「輪番制専用の意見」が希望です

輪番制ではなくても、立候補制でも、何年かたてばほとんど全員が理事をやる可能性があるので、個人情報保護の観点では、全く同じだと思いますが。。。

ちなみにうちのマンションでは、災害時などのために名簿（名前、年齢、性別、緊急連絡先、家族構成など）の情報は集めますが、集めた封筒を開封せずにそのまま金庫で保存しています。緊急時（ルールを明確にしている）のみ開封とすることで、誰かが見たかどうかをわかるし、何もおきなければ、誰も見ないようにしています。

ほかの対策としては、きちんろ契約を結んだ上で、弁護士などの第３者の保存してもうらことでしょうかね

個人情報保護法を盾にして個人情報を利用する悪徳管理
会社や悪徳組合員が利用するケースの方が多い。
であれば最初から区分所有者とその配偶者等の名簿くら
いは各組合員に配布すればいいでしょう。
区分所有者等の変更時にはその届出書を各組合員に配布
すればいいでしょう。
これ等位に拒否する組合員は何らかの訳ありとみなして
最初から入居を拒否すればいいでしょう。
悪い人間には入居拒否が出来るマンションとみなされて
事前に悪を排除できる。不動産業者も事前に取引先を選
別してくれる。
真面目な不動産屋は喜びます。
特に財閥系は喜んで取引をしてくらます。
うちのマンションでは取引業社はほとんど財閥系で相場
も高くなりました。
内は役員は立候補制で再任は妨げません。
立候補者が不足部分は輪番制を敷いています。
理事長と副理事長はマンション管理士と宅建主任士の試
験合格が必須とした。
反対派は総会で騒ぎますが立候補するように提案してい
ます。

>個人情報保護法を盾にして個人情報を利用する悪徳管理会社や悪徳組合員が利用するケースの方が多い。

そもそもマンション内の個人情報を不必要に管理会社が組合員に公開するから、悪用されるのだと思いますけど。

そういう人がいるから、訳ありとか関係なく、公開を拒否する住民がいるのだと思いますよ。そもそも利用目的も不明確なのに、個人情報を公開しようとしている時点で、その人を悪徳管理会社や悪徳組合員だと思う人が多いと思いますよ（笑）だから、悪徳不動産屋とかは歓迎するのかもしれませんね。

財別系などは、個人情報を適当に扱うマンションなどは、企業イメージ悪くなるし、あとで問題起こる可能性があるので嫌がります。

>理事長と副理事長はマンション管理士と宅建主任士の試験合格が必須とした。

この時点で作り話なのでしょうけどね（笑）本当なら物件紹介してほしいよ（笑

＞３２
普通は、法律（個人情報保護法）を無視して、勝手に情報を公開する人に、悪徳な人が多い

＞理事長と副理事長はマンション管理士と宅建主任士の試験合格が必須とした

資格以前に法律順守が前提だと思いますよ。それにその２つの資格も普通の理事会運営にはそんなに必要ない。そのため、そういう制限をかけること自体が独裁理事を生むリスクのほうが高い。

マンション管理士を持っているくらいの人なら、情報の公開も、理事の制限もしないと思うけどね。

区分所有者名簿、居住者名簿は管理会社のものではないので、輪番制だからと言って、管理会社に保管を任せっぱなしにすると、酷い目に遭います。

隠匿された上に、無断使用、議決権の捏造で、自社を第三者管理者に据えたり、ことによったら建替え決議だって捏造できてしまう。

名簿の重要性をよく考えるべき。

同じ資産を共有する組合員同士で、顔なじみになっておくとか、いつでも情報共有できるよう、日ごろからコミュニケーションをよく取っておくことが重要だと思います。

自分はほとんどの組合員と直に連絡とれるようにしてますが、名簿から連絡先を拾ったわけではなく、消防訓練とか町内のイベントの時に携帯番号を交換してるから。

＞理事長と副理事長はマンション管理士と宅建主任士の試験合格が必須とした

そういった資格が管理組合運営に非常に役に立つわけではなく、理事長の長期独裁につながるので、却って非常に危険でしょうね。弁護士や会計士、税理士、建築士等や不動産経営者等いろいろいるでしょうし、一般人の感覚というのも大事。全組合員の知見を共有しあえるコミュニティが大切だと思う。

そういう意味でも、勤務先も申告してもらえるなら、集めておいた方がいいと思う。やはり何かの時には役立つし。災害時への備えとして、医療関係者は特に申告しておいてください、というマンションもあるようです。

最近では、自称「建替えコンサル」なる地上げ屋が、ターゲットとするマンションに住み着いてくる、っていう事例もあるらしいので、地上げ屋対策にも大切かと。

そうそう、財閥系って、それ程イメージいいですか？不動産業界において、そんなこと全くないように思うのは自分だけかな？

マンションの住民の氏名、号室、連絡先等位の情報を
各組合員及び住民には名簿を作成して配布するべし、
専有部分の扉と郵便ポストにフルネームで表札を掲示
するべし、
住民同士の交流で何号室の何方さん位は知っていると
安心して交流ができる。
これくらいの個人情報を知られたくない人物はそれな
りの危険人物になる可能性あるとみなして入居を拒否
する旨の規約は作成するべし。
これくらいの情報を拒否するよりも知ってほしいと思
っている人間の方が多数であると思われる。いかが、？

知ってほしいとは思わない。

>>36 マンション検討中さん
多様化が進んだ現在ではとても受け入れられないな。個人情報を提出することに抵抗のない人であっても、公開なんて言語道断で反対に回るだけ。

オレオレ詐欺のカモになるのが目に見える。

>>38 匿名さん
残念ですがその逆です。
情報を公開しておくと悪人を抑止できるし情報が早いので悪人は住み辛くなる。
氏名と号室くらいは公開したほうがいい。

郵便受けは氏名を書かなくてもきちんと配達してくれる。
したがって部屋の表札にはヘンリー渡嘉敷とか小林ロドリゲスとか出しておいても支障はないはず。

>>40 匿名さん
安物マンションならばそれでいいでしょう。
実名をあきらかにしたくない人間は訳あり
人物とみなされるマンションにする。
政治家などを見てください。
顔が公開されているから悪いことをするとすぐばれる。
マンションも顔写真付きの表札がよい。

選挙ポスターとかの顔写真を見ると、ヒゲや刀傷書いたりする小学生が必ずいるからな

大型マンションほど悪人が住みやすいので氏名、号室、
玄関扉や郵便ポストにフルネームで公開することを一
般使用細則に記載するべし。
これ等を守らない人間は入居拒否をする。
知り合いのマンションではこの規定を厳格に守っている。
平和そのものである。
住民同士の素性が解っているので安心して交流している。
悪は入りにくい。

>>37 匿名さん
氏名や号室くらいの個人情報を知られたくない人間は
訳ありとみなされる。
よってあなたも訳あり人間とになされてマンションの
入居は拒否される。

>>40 匿名さん
組合に住民票の提出を義務つければ解消される。

>>34 周辺住民さん
いやいや、自分の情報を公開しようとする
人間は善良です。あなたは逆説を説いている。
犯罪者は隠れたり逃げたりするでしょう。

>>34 周辺住民さん
管理会社や管理組合の管理の杜撰さで新築当時から
相当数の反社が住んでいました。
勇気ある管理者が各住民や組合員に氏名と号室と連
絡先電話番号や表札での開示と使用細則の規定を論
ずる場を設けるための臨時総会を招集した。
相当数の出席で盛んに論戦が交わされた。使用細則
の規定は成立しそうな雲行きであった。
その後反社的人物と召されている人物が続々退去し
ました。
使用細則は成立して指定されているであろう人物は
ほぼ減少しました。
情報公開の効き目はすごいものがありました。
悪人は隠れて人目のいないところで悪行を重ねるの
ですから自分の情報は伏せたがるのは自明の理です。
試してごらんなさい。効き目は絶大です。

スレ趣旨からズレてる

>>48 匿名さん
自分の情報は伏せたがるが他人の情報は知りたがる。
人物と見ました。入居拒否です。

ありがとう。こちらも助かる。

このように世代間で個人情報の取扱いに対する認識も大きい中、輪番制で個人情報を適切に管理、運用することは不可能と思われる。
提出義務はあるが素人管理組合が扱うのではなく、管理会社に管理させる方がいい。プライバシーマークを取得
しているか確認は必要だが。