理事会、総会のリモート参加について！

私はあるマンション管理組合の理事長です。討議決定事項が沢山ありますが、会議室での理事会は出来ない状態です。理事会がZoomなどの遠隔で開催出来ない根拠を教えて下さい。マンション管理規約には理事会を招集すると言う言葉はありますが、同じ部屋で会議する事は要求されていません。同じ部屋に居る会議と遠隔会議に、何の差異があるか法的な根拠を頂ければ幸いです。遠隔会議の場合、動画記録も可能ですし、議事録も残します。

区分所有法には遠隔会議を禁止する規定はありませんので規約に設定できます。

>>3 マン管マー坊さん

こちらもあわせてみてくださいね。

https://ameblo.jp/toyotamankan/entry-12593425616.html

大手管理会社でも専用の理事会アプリがあります。
最近では、一部機能までは無料で利用できるサービスも出てきている様です。
規約を改定して正式に理事会を行うもよし、
役員や管理会社フロントを含めて情報共有と管理規約や報告書類をスピーディに行うために
試してみるのもいいかもしれません。
コロナ禍のタイミングというのもありますが、遅かれ早かれいずれマンション管理も便利な機能を有効に使う時代が来ると思いますよ。
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000006.000047486.html

>>5 口コミ知りたいさん
情報ありがとうございます。
とても参考になりました。

>>1 埼玉県のマンション管理組合さん

電磁的記録や記録の公開が標準管理規約で定められている。
理事会や総会は、その記録を残す上でも文書によるリモート会議が理想的でもある。
LINE利用も一つの方法だが、記録を残すことを考えれば、専用アプリを使うことをお薦めしたい。
「マンションみらいネット」なんかは年間2万円で格安アプリだ。
無料アプリもあるが、プライバシーの件もあるのでそこには気を付けたい。
パスワードで組合員と理事の区別利用もできる。
全ての情報をガラス張りにし、組合情報を共有することで不正行為を防止できる。
総会なんて面倒なことは必要なくなる。
このアプリを使いこなすことで、管理会社など必要なくなってくる。

でも、管理会社はリモート理事会を本音では嫌がっていますね。なぜなら、不正がバレるから。これの録画データを議事録がわりになれば、不可解な出費の説明を要求されてしまいます。

>>8 ご近所さん

でも管理会社は嫌がりそうですね。密室の謀議ができなくなる。個人情報やプライバシーとか言って邪魔しそう。

この機会にAI活用の方法を理事会に提案しましたら管理会社と一部
の組合員の猛反対にあっています。
私は理事長だが規約等の設定等には相当の妨害が予想されてチャン
スを失いそうですので理事長権限で理事会や総会を開催しようと思
っています。
告訴をするとの意見もありますが一応私の思うままにマンションの
将来のために決行しようと思います。
勿論被告になる準備もしております。
最高裁の判例等を見ますとマンションのためになるとの運営であれ
ば法律違反すれすれでも勝訴している例はあるようです。

>>12 匿名さん

どういう理由で反対するんですかね。一部組合員はなぜ反対するんでしょう。管理会社の反対理由が気になります。だって、わざわざ総会や理事会現場に出向く必要がないのに。告訴って何違反になるんですかね。。是非結構すべきだと思います。

zoomならやりとりが全て記録されますから、不自然に高い工事など、理由を聞かれて答えられなかったらそれも記録されるから、オンライン会議の導入は透明化という意味でかなり理事会や総会、管理組合の健全化に寄与すると思います。

>>13 匿名さん
個人情報違反が理由です。
この際組合員同士の情報交換を活発にする方法を確立したいと
思います。
個人情報は悪徳組合員を守るためにあるのではありません。
例えば一部のマナーの悪い住民がいるとします。
その旨を管理会社や町内会長や理事長に説明しても何もしてく
れません。
私が住居に訪問して直接改善要求をしたいのに個人情報を盾に
断られます。
例えば、住民名と部屋番号、駐車場区画に使用者氏名と部屋番
号等を公開しようと思います。
任意規定として電話番号等を届けてもらうことです。

>>14 匿名さん
個人情報が欲しいの？AIを活用したいの？最初の話と全然違うじゃん。AIを活用したいならそれだけに集中したらいいだけ。余計なことまで考えるから結局何もできない。

>>15 匿名さん
個人情報は理事長は持っているし、自治会長は行政から住民基本台帳
を持っているので理事長としては個人情報は欲しいわけではない。
理事長としては手元にある住民の部屋番号と氏名は名簿を作成して交
付した。勿論電話番号等は任意としました、郵便受けには住民名を張
り付けた。評判は上々です。
誤解をされないように再三言っておきますが住民の入居届と区分所有
者名簿は組合室で保管しています。
自治会長は自室で保管していますがこの台帳は組合理事長としては欲
しくはありません。

>>16 匿名さん
再三？いつどこで言ったの？じゃあAIの導入に反対される理由は結局なんなの？

>>14 匿名さん

14さんは理事長なんですよね？

管理会社は自分たちは住民の個人情報を把握してるのに、理事会がそれをやると怒るんですね。

いずれにせよ、役員、理事は役割ですから、管理組合内で利用する限りはあたらないと思います。外部に漏らせば問題になるかもしれませんが。権限ある理事の誰が何を発言した結果どうなったかは、マンション管理に関する事であり、個人情報には触れないと思います。

もしそれでもダメだと言うなら、zoomでやることを理事になる条件にする。もしくは、マンション管理以外には使わないという誓約書を作ればいかと。管理会社も同じことやってるから拒否できないでしょう。

とにかく管理会社は理事や組合員同士が直接交流する事を嫌がります。なぜなら、交流して知恵が共有されたり不満が醸成されル事を嫌がるからです。

zoom導入は今すすんでますので、反対するのはろくな管理会社でないでしょう。そんな会社はろくでもないところなのでさっさと変更する事をオススメします。

>>16 匿名さん

17さんは管理会社に不都合なレスがあると意味不明な事言う粘着荒しなんで相手されませんよう。日本語もおかしいですよね。

いずれにせよ、理事に理事会以外の場合根回しし、半数以上味方になれば、粛々と進めればいいかと。

>>19 匿名さん
不都合なんてないけど。
あんたは16の言うことがおかしいと思わないぐらい無能だってことはわかった。

防犯カメラの映像は個人情報に該当するということだから、理事会、総会のリモート参加の映像記録も該当するのでしょう。

個人情報取扱事業者である管理組合や管理会社は、個人情報保護法に従い、本人（参加者全員）の同意、利用範囲や管理などをしなければならない。面倒な業務が増えるのは嫌だ、ということでは？

管理会社は重々認識し、一部の組合員は、そういう問題を理解して反対しているのかもしれない？

>>21 匿名さん

同意書に一度サインすればいいだけで
それが、オンライン化のメリットを上回るほど致命的な手間やデメリットとはとても思えませんが。

マンションによっては様々な人間が住んでいるからね。
一度反社を入居させると続々と仲間が増えてマンションは荒れる。
この様は大体管理会社との縁で入居しているケースが多い。
コロナ騒動をきっかけにリモートによる理事会や総会の開催等の
簡素化のついでに住民の氏名と部屋番号とポストへに表札を掲げ
たところが一部の住民と管理会社を除いたら大半の住民からは喜
ばれている。
最近はマナ＾の悪い住民が少なくなったように思える。
住民同士のコミュニケーション等も取りやすいといった言葉が聞
こえる。

>>22 匿名さん
個人情報を管理組合の役員全員が適切に取扱いできないから反対する人がいるんだと思います。　
理事会だけならともかく、総会もとなると全員が情報を共有できるのでデメリットのほうが大きいと判断する人が出てきても不思議ではありません。

リモート会議は住戸の中を映すので個人情報だけでなくプライバシーも侵害される恐れがあります。

>>10 匿名さん
うちのマンションは先頃理事会のズーム開催を決めちゃったよ。
もちろん賛に丸をつけて返送したが

管理会社がすごく反対しているなんて聞いたことがないけれど
反対が起きる理由としては高齢者のデジタルデバイドの問題が大きそうだけどね。

>個人情報を管理組合の役員全員が適切に取扱いできないから反対する人がいるんだと思います。　

↑適切に扱えないとは具体的に何を想定しているんですか?

>>24 匿名さん

>リモート会議は住戸の中を映すので個人情報だけでなくプライバシーも侵害される恐れがあります。

↑頭おかしいなこいつ。リモート会議や在宅ワーク全否定しちゃってるよ。
仕事でも個人情報だからオンライン会議に傘下できませんとか言うのかな。背景も変えられる機能あるのに。。

>>27 匿名さん
あなたは小学生ですか？
背景を変えられるなんて百も承知しています。ただマンションの住民全員がそれをできるとは限らないと考えることができないのですね。
あと人の言葉切り抜いて全否定とかふざけたことぬかさないでください。総会の話をしているのがわからないのですね。

>>26 匿名さん
個人情報の取扱いについて少しは調べたらいかがですか。

>>28 匿名さん

では背景の変え方を教えても分からない可能性がいるから反対する、面倒でもコロナでも会場にきてもらう。堂々とご自分のマンションで主張したらどうです？

>>29 匿名さん

答えになってませんよ。個人情報を取り扱えない人が具体的に何をしでかすのかと聞いてます。それとも単なる荒らし行為ですか？

>>31 匿名さん
不適切な事例なんてどこにでも転がっています。あなたみたいな人が荒らしですよ。
荒らしでないなら自分の意見をいいなさい。

総会を録画してネットにあげるとか考えられますよ。

個人情報を含んだ情報はすべて管理人が掌握しているよ。
清掃と言った帽子をかぶったスパイです。
この管理人業務を分散すると個人情報が管理会社にはいかなくなり
組合の運営コントロールが難しくなります。
本当は管理人は管理会社雇用は必要はないのですが、分散するとと
てつもなく組合が有利に運営出来て中間搾取が出来なくなります。
リモート等のAI活用管理は今が組合にとってはチャンスです。
個人情報違反を持ち出して知恵遅れの理事をたぶらかして阻止し
ようとします。

>>33 匿名さん
自分のマンションの住民をよくそこまでバカにできますね。そういう人だから反対されのでしょうね、トウキュウ爺さん？

>>33 匿名さん

itをうまく導入すれば、手数料をはねてるだけの管理会社なんて不要になりますからね。

管理会社が変な提案しても今までなら、特定の不勉強な理事を丸め込めばよかったけど、itの力で組合員同士が情報共有されたら、おかしな金の使い方はできなくなりますからね。

>>32 匿名さん

事例が転がってるならリンク貼って下さいよ。どこにでも転がっているなら。録画してネットに上がってるなら、紙の総会議事録なんて大量に上がっているはずだけど、どこかな？

普通はそんなありもしない心配するより理事会や管理会社の密室謀議の方を心配するもんだよ。荒らしに言ってもムダだけど。

>>36 匿名さん
だから自分で探しなさい。
目の前の板はゴミか？無能な者に付き合う気はない。

密室謀議が問題ならリモートにする事で何がどう変わるか説明しなさい。もはやリモート云々の問題ではないですけど。

あなたのようなどうしようもない人がいる管理組合って可哀想。

↑存在しないものは探せないよ。あると言ったやつが存在証明するのが基本。
「あるけど探せ」ならなんだって言えるからね。

やっぱりただの荒らしでしたね。

>>37 匿名さん
貴方の意見に同意します。
匿名掲示板ですので人間の悪憑もでます。
正しいですから正々堂々と投稿願います。

理事会や総会をリモートにするといったって、パソコンやスマホを
使えない者もいるからね。

リモートによる理事会の件と住民の条件付き名簿作成とその配布に
ついての持ち回り理事会にて私にすべてを委任する旨の各理事の同
意書がポストに投函されていました。
あとは議案を作成して各理事に諮り同意があり次第臨時総会を招集
する運びになりました。管理会社には連絡はしません。
ついでに管理委託先の変更も動議の対象とするつもりです。

リモート理事会だとスマホやPCが使えない方もいるので、リモートを検討する場合はその辺の対応が必要ですよね。
例えば、使い方の教室を開くとかあとはPCとかレンタルとかやり方はいろいろあると思います。
住民の名簿については、個人情報の漏洩が気になるところなので、名簿と運用の細則をセットに検討することがいいかと思います。

>>42 匿名さん
ありがとうございます。
十分心がけての対応でございます。
私は住民間のコミュニケーションの促進を心がけております。
まず最初に部屋番号と世帯主の名前を公開してマンションの
人間関係の風通しを良くしたいと思います。

>>43 匿名さん
マンションでのコミュニケーションの促進は
大切ですよね。
参考までに、世帯主の名前の公表ですが、反対する方もいらっしゃると思いますので、反対者の配慮として、公表するものについては匿名で管理する名簿には記載するものとして、公表用と管理用で分けるのもいいかもしれませんね。

>>44 匿名さん
全戸一律に配布いたします。
入退去等もその都度追加配布といたします。
苦情等の対応等は私と理事有志で致します。

何かを変える時、できない理由を並べる人が多いですが、どうすれば実現てきるかを皆で考えるほうに誘導することが肝要ですね。
あとは、ミニマムでスタートさせて改善していけば良いですし、試した結果、元に戻したって良いのです。

職場でもそうてすが、対面、リモートのどちらかだけを選択するのではなく、併用がよろしいかと思います。
リモートは動画の背景以前に、動画（顔出し）自体を任意にすれば良いだけかと。会社でも音声と資料共有のみて、動画はオフにしていますが、問題なく会議できています。冒頭だけ顔出しして挨拶したらオフにする場合もあります。回線速度がネックになる場合にも有効です。
無償のウェブ会議サービスもありますし、リモート利用者が増えていけば、会議スペースを狭くできるので、コスト削減も期待できます。

リモート参加は難しい。

リモートの導入が進んでいるのは
参加しやすいからです。今や高齢者も殆どがスマホを使っています。会場にわざわざ行くより、リモート参加の方が簡単だから普及しているのです。スマホは難しいけど、会場行くのは簡単なんて人の方が少ないから普及しているのです。

リモート理事会の導入のメリット・デメリット

メリット
・理事会の透明化、理事会でのやり取り全てを組合員に公開できる。そのプレッシャーにより、不正や、おかしな取引を抑制できる可能性がある。滞納者や個人情報を扱う場合など部分的に非公開にもできる。
・会場に行く必要がなく、会場コストの削減や、足腰の悪い高齢者でも参加できる。出先からも参加しやすくなる。
・会場の使用時間の制限がないため平日の夜間など、集まりやすい時間帯の開催も可能。
・理事以外のオブザーバーなども出席しやすくなり、活発な議論も期待できる。

デメリット
・スマホを操作できない高齢者もいる

↑
誰かが１度教えれば済む話。

結論

どう考えてもリモート理事会を導入した方がいい。

理事会ぐらいリモートでできる。問題は総会。