理事会、総会のリモート参加について！

私はあるマンション管理組合の理事長です。討議決定事項が沢山ありますが、会議室での理事会は出来ない状態です。理事会がZoomなどの遠隔で開催出来ない根拠を教えて下さい。マンション管理規約には理事会を招集すると言う言葉はありますが、同じ部屋で会議する事は要求されていません。同じ部屋に居る会議と遠隔会議に、何の差異があるか法的な根拠を頂ければ幸いです。遠隔会議の場合、動画記録も可能ですし、議事録も残します。

区分所有法には遠隔会議を禁止する規定はありませんので規約に設定できます。

>>3 マン管マー坊さん

こちらもあわせてみてくださいね。

https://ameblo.jp/toyotamankan/entry-12593425616.html

大手管理会社でも専用の理事会アプリがあります。
最近では、一部機能までは無料で利用できるサービスも出てきている様です。
規約を改定して正式に理事会を行うもよし、
役員や管理会社フロントを含めて情報共有と管理規約や報告書類をスピーディに行うために
試してみるのもいいかもしれません。
コロナ禍のタイミングというのもありますが、遅かれ早かれいずれマンション管理も便利な機能を有効に使う時代が来ると思いますよ。
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000006.000047486.html

>>5 口コミ知りたいさん
情報ありがとうございます。
とても参考になりました。

>>1 埼玉県のマンション管理組合さん

電磁的記録や記録の公開が標準管理規約で定められている。
理事会や総会は、その記録を残す上でも文書によるリモート会議が理想的でもある。
LINE利用も一つの方法だが、記録を残すことを考えれば、専用アプリを使うことをお薦めしたい。
「マンションみらいネット」なんかは年間2万円で格安アプリだ。
無料アプリもあるが、プライバシーの件もあるのでそこには気を付けたい。
パスワードで組合員と理事の区別利用もできる。
全ての情報をガラス張りにし、組合情報を共有することで不正行為を防止できる。
総会なんて面倒なことは必要なくなる。
このアプリを使いこなすことで、管理会社など必要なくなってくる。

でも、管理会社はリモート理事会を本音では嫌がっていますね。なぜなら、不正がバレるから。これの録画データを議事録がわりになれば、不可解な出費の説明を要求されてしまいます。

>>8 ご近所さん

でも管理会社は嫌がりそうですね。密室の謀議ができなくなる。個人情報やプライバシーとか言って邪魔しそう。

この機会にAI活用の方法を理事会に提案しましたら管理会社と一部
の組合員の猛反対にあっています。
私は理事長だが規約等の設定等には相当の妨害が予想されてチャン
スを失いそうですので理事長権限で理事会や総会を開催しようと思
っています。
告訴をするとの意見もありますが一応私の思うままにマンションの
将来のために決行しようと思います。
勿論被告になる準備もしております。
最高裁の判例等を見ますとマンションのためになるとの運営であれ
ば法律違反すれすれでも勝訴している例はあるようです。

>>12 匿名さん

どういう理由で反対するんですかね。一部組合員はなぜ反対するんでしょう。管理会社の反対理由が気になります。だって、わざわざ総会や理事会現場に出向く必要がないのに。告訴って何違反になるんですかね。。是非結構すべきだと思います。

zoomならやりとりが全て記録されますから、不自然に高い工事など、理由を聞かれて答えられなかったらそれも記録されるから、オンライン会議の導入は透明化という意味でかなり理事会や総会、管理組合の健全化に寄与すると思います。

>>13 匿名さん
個人情報違反が理由です。
この際組合員同士の情報交換を活発にする方法を確立したいと
思います。
個人情報は悪徳組合員を守るためにあるのではありません。
例えば一部のマナーの悪い住民がいるとします。
その旨を管理会社や町内会長や理事長に説明しても何もしてく
れません。
私が住居に訪問して直接改善要求をしたいのに個人情報を盾に
断られます。
例えば、住民名と部屋番号、駐車場区画に使用者氏名と部屋番
号等を公開しようと思います。
任意規定として電話番号等を届けてもらうことです。

>>14 匿名さん
個人情報が欲しいの？AIを活用したいの？最初の話と全然違うじゃん。AIを活用したいならそれだけに集中したらいいだけ。余計なことまで考えるから結局何もできない。

>>15 匿名さん
個人情報は理事長は持っているし、自治会長は行政から住民基本台帳
を持っているので理事長としては個人情報は欲しいわけではない。
理事長としては手元にある住民の部屋番号と氏名は名簿を作成して交
付した。勿論電話番号等は任意としました、郵便受けには住民名を張
り付けた。評判は上々です。
誤解をされないように再三言っておきますが住民の入居届と区分所有
者名簿は組合室で保管しています。
自治会長は自室で保管していますがこの台帳は組合理事長としては欲
しくはありません。

>>16 匿名さん
再三？いつどこで言ったの？じゃあAIの導入に反対される理由は結局なんなの？

>>14 匿名さん

14さんは理事長なんですよね？

管理会社は自分たちは住民の個人情報を把握してるのに、理事会がそれをやると怒るんですね。

いずれにせよ、役員、理事は役割ですから、管理組合内で利用する限りはあたらないと思います。外部に漏らせば問題になるかもしれませんが。権限ある理事の誰が何を発言した結果どうなったかは、マンション管理に関する事であり、個人情報には触れないと思います。

もしそれでもダメだと言うなら、zoomでやることを理事になる条件にする。もしくは、マンション管理以外には使わないという誓約書を作ればいかと。管理会社も同じことやってるから拒否できないでしょう。

とにかく管理会社は理事や組合員同士が直接交流する事を嫌がります。なぜなら、交流して知恵が共有されたり不満が醸成されル事を嫌がるからです。

zoom導入は今すすんでますので、反対するのはろくな管理会社でないでしょう。そんな会社はろくでもないところなのでさっさと変更する事をオススメします。

>>16 匿名さん

17さんは管理会社に不都合なレスがあると意味不明な事言う粘着荒しなんで相手されませんよう。日本語もおかしいですよね。

いずれにせよ、理事に理事会以外の場合根回しし、半数以上味方になれば、粛々と進めればいいかと。

>>19 匿名さん
不都合なんてないけど。
あんたは16の言うことがおかしいと思わないぐらい無能だってことはわかった。

防犯カメラの映像は個人情報に該当するということだから、理事会、総会のリモート参加の映像記録も該当するのでしょう。

個人情報取扱事業者である管理組合や管理会社は、個人情報保護法に従い、本人（参加者全員）の同意、利用範囲や管理などをしなければならない。面倒な業務が増えるのは嫌だ、ということでは？

管理会社は重々認識し、一部の組合員は、そういう問題を理解して反対しているのかもしれない？