組合員からの問い合わせに対する対応

書面の内容によると思います。
管理組合が対応すべきこと（共用部分の破損、規約違反への対応）など
であれば、放置することそのもののに問題が発生する場合があると
思います。
書面にするほどではない内容であれば、電話連絡等でも問題ないと
思いますが、電話で回答した日時、内容については記録を残しておいた
方がよいでしょうね。相手が書面で回答して欲しいとする理由は
色々とあると思います。
書面の内容が、管理組合としての回答にそぐわない内容であれば、
その旨を回答すればいいように思います。。。
無視する理由があるのでしょうか？？？

住民代表としての理事会として、信義に反するだけです、
多分、質問者は神経質な組合員ですから、口頭で回答すればいいでしょう。
無視するのは、何か理由があるのかもしれませんが、問題ですよ。

無視し続ければ、質問しているほうとしては、回答要求＝＞最終的には規約や法に則った手続きになるのは予想すべきでしょう？！
いきなり、法的処置をとる組合員は少ないと思いますが、管理組合規則に基づいた手続きをされた場合に無視すれば、より面倒なことになるのは間違いありません。

03さんが意見されているように、組合員と組合代表＝理事会は誠実な関係であるべきだと思います。
内容によっては面倒なこともあるかもしれませんが、なんらかの回答をするべきでしょう。

書面での問い合わせに対して、きちんと書面で返答するのは、組合代表として、というよりは社会人として当然しなければならない義務だと思われます（自分を守るためにも）。

組合員と管理組合との訴訟も最近は増えてきているようです。

管理規約に基づいて誠実に対応すれば何も難しいことではないように思いますが、、、、

ただ面倒くさいと思っているだけで無視しとけばいいだろうなどと思っておられるならば、法的措置をとられた場合、痛い目にあうのは火を見るより明らかです。

“実務的”には、「では、あなたが理事長をやってください」ですむこともあるのでは？
みずからやる気はない者＝たんなるクレーマーには、黙殺もやむなし。

06さんパターンは現実的には無理ですね。理事長はあなたですから。立候補して理事長になられたのであれば、極めて不誠実、輪番でなられたのであればやる気のないのはお互い様、せめて任期中はきちんとやりましょう。

偶然なんですが、私も昨日、管理組合理事長宛てに文書で問い合わせをし、
管理会社・売主に事情確認後、文書で回答いただきたいとしました。
中身は共用部分の不具合についてなのですが。
後々問題が起こりかねない事で、しかも共用部分の事なので、口頭説明を
受けるより、証拠というと大げさですが何かあった時のために残したいから
文書でとお願いしました。

スレ主さんがうちの理事長ではないと思いますが、無視する・・・なんて考え、
信じられません。よほどひどい組合員で、ひどい内容なのでしょうか。
それであっても、何かしら回答はすべきだと思います。

>08
あなたが理事長で、文書で組合員から回答を迫られたら、いい気持ちがしますか？
組合員が200名以上いて、毎月10通近くも文書で投書の回答を求められたら
無給の理事長なんてやってられますか？
まあ、こんなところですよ。

文書で回答を求めるのは、掲示板に掲示してもいい内容とか
本当にトラブルで証拠を残したい場合ですよ。

理事長の責任なんて、辞任するくらいしか責任はとれないものですよ
横領とかなら話は別ですが、一般的なことで経済的に損害賠償なんてあったら、
誰も理事長になり手がいなくなります。

文書での回答要求は、管理会社、売り主は仕事ですからいいでしょうが、
理事長は住民代表であり仲間なんですから、いたわってあげてください。
理事を何年か経験すると、この気持ちはわかると思いますよ。

無視するのではなく、かなり個人的な内容でなければ、
理事会議事録とかで回答でよいのでは？

いろいろと姑息なこと考えて頭悩ますぐらいなら、普通に書面回答すればいいのでは？

>>11

私宛の書込みではないかもしれませんが、
丁寧に回答するのは、ボランティア理事には面倒ということなのでは？
理事会議事録は署名付だと思うので正式回答になると思うし
姑息ではないと思いますよ。

書面で欲しいヒトの心理って「検討してもらい（○期理事会から）正式な見解をもらった。」
ということでしょうから、事足りていると思ふ。

>09さん
私も最近まで理事をやっておりましたので、理事の大変さはわかります。
うちは約400世帯あって、投書数も月間5〜10通程度ありました。
投書に対しての対応は、大抵は管理会社（管理員）が電話や対面で対応する、
議事録に審議結果を記載する、掲示板で知らせる…という様な形をとりました。
しかし、内容によっては理事長が直接訪問して対応したりすることもありました。
また、無給の理事長が自分で文書を作成しなくても、管理会社に作らせれば済む
ことなのでは？うちは、理事長名で出す文書は、ほとんど管理会社が作成し、
配布前に理事長がチェックするという形をとっていましたが。
だから私への回答文書は、管理会社担当者が作ってくるだろうと思っています。

理事って実際にやってみると、連絡のほしい昼間は会社勤めの方がほとんどで、
電話連絡をもらえるのは土日に限られていることが多かったです。
理事同士の連絡でさえ、文書をポストに入れてやり取りする方がお互い楽でした。
なので、別に理事長を困らせたくて文書回答をお願いした訳ではないという事を
09さんにはわかってほしいです。

>13さん
それは失礼しました。

私も中規模で古いマンションのため、人材不足（？）で
出たり入ったりで何期も理事をやっています。
同じマンションですから投書も似たようなものが多いです
投書に対しては、プライバシーに配慮して掲示板に文書で
回答を掲示するのが楽ですよ。本来共通の問題が多いですから。
個別の問題は、理事会の検討の対象外ということが多いです。

管理会社の担当者にもよりますが、現在の担当者はフットワークが
軽いため、議事録も以前は書記の理事が書いていましたが
担当者がまとめて、掲示してくれます。
担当者におみやげあげたりしてよくしてあげると、ホイホイやってくれますよ（笑）
管理会社の担当者を、上手に使うのも理事の技量かと思っています。

前にこのスレに書き込んだのを思い出して来てみました。

昨年8月に管理組合理事長宛に出した質問状の回答がいまだにありません。
議事録に、関連する事が載っていたこともあるのですが、私の質問に対して
の回答としては全く的外れであったため、1月に再度回答を求める文書を提出
しました。
その後、1月の理事会があり、その議事録を読んだのですが、またもや答えに
なっていない内容であり、呆然としてしまいました。

内容は、共用部分、バルコニーの避難ハッチの不具合です。
しかも設置位置が消防法上まずい位置であったことも判明したため、管理組合
にしっかりしてほしかったのですが、売主・施工会社からの報告を聞くだけの
理事会には本当にがっかりしました。

もう一度、催促をしようかと考えていますが、それでもきちんとした回答が得ら
れなかった場合、どうしたらよいのでしょうか？

定例理事会の場に乗り込むか、
監事に相談するか、
公開質問状の形にすりか、
次回の総会で挙手して質問するか。など。

バルコニーの避難ハッチが本当に消防法上まずい場所にあるなら、最寄の消防署に相談するのも吉。
防火責任者っていう役割もＭＳ内のどっかに居るはずです。

言っていることが正しい正しくないは別として、理事会で交わされている人物評は、「困った人」、ですよ。

みなさん、早速のレスありがとうございます。
>16さん
いろいろなアイデアを出していただいてありがとうございます。
また「理事長か防災理事から消防署に確認してもらえないか？」と前回催促した時にも
書いたのですが、返答なしです。発覚してすぐ、私自身が消防署に相談したのですが、
「管理組合に話してみてください」とのことだったので、組合に投げかけたのですが。
バルコニーの避難器具が共用部分であり、組合がタッチすべきであることを理事の方々
はご理解していないのか・・・？
もう少しがんばってみます。

>17さん・18さん
そう、理事会にとって面倒な事を言ってくる奴、しかもド素人でなく、管理について
ちょっとかじったことのある奴が何か言ってくると、理事会の方々はそう思うのでし
ょうかね。
うちの今の理事さんたちは、月1度の理事会をとにかく短時間で終わりにしたいらしく
（2〜2時間半で終了しているらしい）、居住者からの提案箱の投書に対しての審議時間を
削ったり、審議を先延ばしにしたりしているそうです。
私が以前、理事をしていた頃は、居住者の生の声を拾える提案箱は時間延長してでも
丁寧に審議してきただけに、年度が変わるとこうも違うのか…と嘆きたくなります。

「困った人」でもいいけど、理事会もやることはやってよ…と思います。

あんまりやりすぎると管理会社（当然、理事会メンバーをうまく取りこんでいるはず）からの嫌がらせなどあるかもしれないのでお気をつけて。

>>20
そんなことは「普通」は無い。
あるＭＳのほうが怖いかも。