記名式アンケートを本人の同意を得ずに第三者に開示する理事会

現理事長をしています。
権限の有無に関しては良くわかりませんが、個人情報なので了解を得ずに開示はよくないと思います。
本文の所だけコピーして、マンション住人の開示用におくようにした方が良いと思います。
何も言わなければ了解済みと解釈されてしまうので、理事会又は管理会社に名前が入ったままの開示はしないように、意見としてあげればよいかと思います。

プライバシー又は個人情報に関する認識がうすいだけのように感じます。
しかしながら、場合によっては「知らなかった」ではすまされないので
あっちゃんさんから「そのままの開示は適切ではない」旨を知らせ
０２さんのように本文の所だけコピーして開示又は理事会でまとめたものを
開示することが良いように思います。
筆跡とかで特定することの心配やまとめたものの信憑性を問われたりすると
ややこしいかもしれませんが・・・。

記名式アンケートを本人の了承無しに開示した場合、
プライバシー侵害として民事訴訟を起こせば間違いなく勝てます。
それを念頭に、理事会に次の内容の文書を送ってみてはいかがでしょうか？

１　記名した内容を開示されることは不本意であり、止めてもらいたい。
２　アンケート実施時に内容を開示する旨を了解していない。
３　この意見を無視して開示した場合、法的措置も考慮する。

　当然３番ははったり半分ですが、理事が管理会社に相談した場合、
間違いなく「開示はやめた方がいい」と助言されますよ。
そもそも記名式は「アンケート」ではなく「調査」と呼ぶべきなんですけどね。

うちのＭＳ（理事会）では、そのような行為はしないですし、何かしなければいけない理由があるのではないでしょうか？
とんでもない意見が多いとか・・・
理事全員の本意？とは思えません。

「権限」とかの問題にせず、疑問や反対意見があれば理事会に伝えるべきだと思います。
（権限だけで考えれば、理事会にはその権限はある！と思います。もちろん今回のケース、そのままやっては多いに問題あると思いますけどね？）

厳密に言えば「コピー」だと筆跡で分かる人は分かるのでは？

うちのマンションのアンケートでは、結果を理事会でワープロ打でまとめることが
ありますが、理事としてアンケートの内容を見ている者からすると
まとめる人の悪意でなくても少数意見を割愛したり、
意図的に書かなかったりすることがあります。
アンケート結果は、氏名や部屋番号を削除してコピーして閲覧できる方が
生の意見がわかって望ましいでしょうね。
他人の意見を見て同調できれば、それは多数の意見になると思います。

筆跡なんて、職場の同僚じゃあるまいしわかる人はほとんどいないでしょう？

>>05
「権限」ですが、理事会に記名アンケートを本人の許可なく開示する権限はないでしょう。
というか、日本中どこを探したってそんな強大な権限を持つ組織はありませんよ。

>>07
私はワープロでまとめる際、どんな少数意見でもとりあえず入力します。
「まとめる」ために一部修文することはあっても、割愛は調査の趣旨に反するので。
また、記述内容の意図が理解できない場合があるので、
その確認のためにご本人様に問い合わせる場合はあります。

そもそも開示要求が他の住民からあった理由を考えてみると、
理事会としてアンケートをまとめる際に、恣意的な操作が行われているとの
疑念を抱かれているのではないでしょうか？
ウチの場合は、回収部数を理事長、副理事長、管理員の３者で確認し、
また、まとめた内容と原紙の照合は監事が確認するという体制で
実施しましたよ。

>>08さん
また、すぐにそうやって大口たたきますけど、組合の中で実施したアンケートを組合の中で開示するのを妨げる「倫理・感情的な問題」以外にあるなら、ちゃんと根拠を示してくださいね？
注）個人保護に関する関連法を持ち出すときは充分に読んでからを勧めます。

感情的に不愉快というだけで、充分民事訴訟に訴える理由になるぞ。
そもそも>>09さんは、そんなにまでして個人名含みで開示したいの？

http://www25.big.or.jp/~yabuki/2003/came-32.pdf
例えば横浜市の例では、アンケート結果開示を求める市民団体と、
「個人が特定される」等の理由で開示を拒否した市長側との争いだったが、
個人情報保護審査会は開示が適当と判断した。
が、大切なのは、その理由。
「開示しても回答者が特定される恐れはない」とある。
逆に言えば、「回答者が特定される開示」は有り得ないという事。

別の例(京都工芸大学)は・・・・
めんどくさいので個人情報保護審査会の結果の一部を貼ります。
(引用)
諮問庁は，懲戒審査委員会が実施したセクシュアル・ハラスメントに
関するアンケート調査は，全体に被害の内容，回答者個人の意見その
他の友人等個人的なかかわりがある場合には個人を特定できる情報及
び個人を識別できないがなお個人の権利利益を害する情報が含まれて
いるので開示できないと説明するが，いかなる個人識別情報により，
どのような利益が害されるのか明らかではない。
仮に個人識別情報が含まれているとしても，氏名部分等必要な箇所の
みを不開示とすれば充分であり，調査報告書全体を不開示とすること
は，例外規定であり厳格に解すべき法５条１号の解釈を誤ったもので
ある。
(引用終わり)

あと何が必要？

多数のご意見、有難うございました。
皆さんのご意見を読ませていただき、自分自身、まだまだ勉強不足ということがわかりました。
皆さんのご意見を勝手にまとめさせていただきますと、やはりアンケート記入者本人の同意を得ずに記入者が誰であるのかが、わかる形での開示には、問題があるということがわかりました。

後日談ですが、皆さんのご意見を参考に、理事会に対して第三者への開示反対を申し入れしました。
しかし、理事会はアンケート集計に恣意性がないことを立証するために、どうしても開示するとのこと。
結局、私が提出したアンケートは返却されてしまいました。
ただ、良かったことは、事後的ではありますが、本人の同意なく第三者への開示に反対の住民には提出済アンケートを返却しますとのアナウンスが理事会からあったこと。

それが影響してか、アンケートの回収率は50％にも満たず、アンケートの役割は果たさなかったようです。

意味のないアンケートになりましたね、個人情報も大切ですが
公共の利益を優先させるのが組合だと思うのですが。
記名部分を消してコピーしたものを、配布するわけでもなく期間限定で
備え付けて、希望者に開示して何が悪いのかと思います。

次回からは、アンケートを無記名にて開示する可能性があるとでも
注意書きに書いておけばいいのでしょう。
そして、開示を希望しないというチェック項目も加えれば円満な解決ですか？

アンケート集計に恣意性がないことを立証する方法として、回収部数を理事長、副理事長、管理員の３者で確認し、また、まとめた内容と原紙の照合を監事が確認するという体制で行うというご意見はすごく参考になりました。

>>09氏はその後どうした？

今回のアンケートについて、もうちょっとお話しさせてください。
本題とかけ離れてしまいますが、我慢してくださいね。
実は今回のアンケートには、根本的な問題があり、それが原因となり、新たな問題を発生させることになりました。
アンケートの質問事項は、大きくわけて3つの質問からなっていました。
①管理会社の変更　②自転車置場不足　③犬猫ペット飼育について総会で正式に否決されたにもかかわらず、総会決議に従わずに飼育を続けている住民1世帯への対応
どのマンションでもかかえているような問題です。
根本的な問題と言ったのは、理事会が何を目的としてアンケートを実施するのか（アンケート集計結果を何に利用するのか）、住民に一切説明せずに行われたことです。
アンケート回収率が50％に満たなかった理由の一つは、こんなところにもあったようです。
新たな問題といったのは、この50％にも満たなかったアンケート結果に基づき、理事会が常識では考えられないような決定を発表したことです。
昨日から、マンション住民の話題は、このことでもちきりです。
やや、込み入った話しなので、この続きは、また、明日にでも。

アンケートや投書などで組合にとって有益な意見が寄せられた場合、それを
もとに理事会がある決定を下すっていうのは、よくある話でしょうね。

「常識では考えられない」っていうところが気になりますね。
少数意見を尊重してしまった・・・ってことなのでしょうか。
３つの質問についてはすべて、理事会の独断で決定はできないと思うのですが。

あっちゃんさん、アンケートの回収率なんて、その程度と割り切ったほうがいいですよ。
最終決定は総会決議なのですから、アンケートはあくまでもその参考ですよね。
回収率が５割もあれば、傾向くらいは把握できるのでは？

そもそも、アンケートを何のために実施するのか、
実施結果の扱い、実施後の作業線表などについて、
理事会自体も事前にきちんと意思統一していましたか？

>>20さん
ご意見、有難うございます。
アンケートは、あくまでも傾向を把握するという位置づけで行うのが良いのかもしれませんね。
理事会の意思統一の点については、正直わかりません。
アンケートの実施目的を明らかにしないで実施したのは、ひょっとして意思統一ができていなかったのかもしれません。（あくまでも推測です）

今回のアンケート問題については、様々な事を考えさせられました。
質問者に意図はなくとも質問の仕方で、回答者の意見をある方向に誘導してしまうということを認識させられました。

今回のアンケートのテーマの一つに、管理会社の変更というものがありました。
管理費コスト削減から出てきたもので、理事会はこれまでに管理会社のコストを知るという名目で他の管理会社の説明会を開催するなどの対応をしてきており、今回のアンケートとなりました。
アンケートの最初の質問が、以下のとおりです。

Ｑ1　管理会社を○○○○株式会社から、他の管理会社に変更したいと思いますか？
　①○○○○株式会社で問題ない。
　②もっとサービス・料金が良くなるのであれば、管理会社を変更してもかまわない。
　③わからない。

アンケート結果は、どうだったと思いますか？
①に回答した人は1名のみで、ほとんどは、②に回答しました。
よって、組合員の多くは管理組合からの変更を望んでいるという結論に達しました。

これが、もし、
①もっとサービス・料金が良くなるのであれば、○○○○株式会社で問題ない。
②他の管理会社を変更してもかまわない。

あるいは、
①○○○○株式会社で問題ない。
②他の管理会社を変更してもかまわない。

といった質問であった場合、どのような回答をするでしょうか？
興味のあるところです。

タイプミスありましたので、訂正します。

よって、組合員の多くは管理組合からの変更を望んでいるという結論に達しました。

→　よって、組合員の多くは管理会社の変更を望んでいるという結論に達しました。

＞２１，２２
　別のスレをたてれば？
　主旨が変わっています。

21&22さんがスレ主さんであることを前提でコメントしますが、

アンケートの結果に拘束力はない、議決ではないと思いますが、アンケート形式の
投票だった、なんてことはないですよね。

アンケートの結果で、理事会が管理会社の変更を総会で提案し決議にかけると言う
のはありそうですが、総会で決議もしないで管理会社を変更されようとしているの
ですか？

もっとサービスが良くなってコストが下がる・・っていう前提ならば
それに票をいれるのが常識的な考えですよね。
ただあくまで、理想論なのでは？

具体的に、「これこれこういう管理会社があって、ここはこういうコストで
こういうサービスをします。だからこっちに替えませんか？」
っていうのなら納得なんですけどね。

話を戻してよいですか？

個人情報とは「個人の氏名、住所、生年月日、電話番号ほか本人を識別できるもの」
保護法では5000件以上を取り扱う企業（拡大解釈で団体）が対象。
よって、利用目的を記載しなくても集計結果程度の開示は想定の範囲ではないでしょうか？
（というか「アンケートとったなら集計結果位だせよ」と普通は思う。）

個々のアンケートを希望者に開示するのは微妙ですが、「プライバシー保護」とかそういう類
ではないでしょうか？名前や部屋番号を記載しないで、集計に、意見を記載するのはあり
だと思います。

どちらにしろ「個宅のアンケート原紙を開示する」のは、どうも管理組合に配慮たりないような
気がします。

それで「常識では考えられない決定」って、なんだったんですか？

個人情報保護法は、以下のサイトが参考になるんじゃない？
あっちゃんさんの理事会は、理事会できちんと議論してやっているのですか？
普通では考えられないやり方してるね。（たしかに、マナーが欠如している）

http://allabout.co.jp/living/mansionlife/closeup/CU20050315A/

個人情報保護法は、以下のサイトが参考になるんじゃない？
理事会できちんと議論してやっているのですか？
普通では考えられないやり方してるね。（たしかに、マナーが欠如している）

http://allabout.co.jp/living/mansionlife/closeup/CU20050315A/

この問題は、理事会の立場で考えるのではなく、住民の立場になって考えればいいと思う。
自分の名前が入ったアンケート用紙が開示されることを喜ぶ人は少ないと思う。
だったら、そんなこと、やめるべきですよ。

インターネット検索すると、アンケートは第三者には開示しませんと宣言している会社が多い。
管理組合は法的制約を受けないと思うけど、そのような会社を真似てみたらどうかな。

開示の可否については、>>11で結論が出てると思うけど。

>>11

>個人情報保護審査会は開示が適当と判断した。
>が、大切なのは、その理由。
>「開示しても回答者が特定される恐れはない」とある。

マンションの記名式アンケートの場合、回答者が特定されるので、この場合、開示は不適当と
いうことか。なるほど、至極当然。もっともだ。

俺の考えは開示の可否については、>>11で結論が出てると思うけど、キミは、全然別の判断になると言う。詳しく聞かせてほしいな。

>>34

>全然別の判断となりますけど？？

私も34の方の主張がよくわかりません。
全然別の判断って、何ですか？

別の見方になるのかもしれませんが、
アンケートが記名式である点を注意していないのも問題のように感じます。
なぜ、記名である必要があるのか確認しないまま、記名し回答してしまったというのも
まずかったですね。
アンケートの目的を理解し、アンケートの内容に不適切なものがあれば回答しないって
ことも大切。
アンケートを記載する際にも注意が必要だと思いますよ。

スレ主さんの
>アンケート調査を利用目的を明らかにせずに
という内容に対して、アンケートを開示するしない以前に、
利用目的を明らかにしないアンケートを行うことも問題だし、
利用目的も分からないアンケートに記名＆回答するのも問題
だと思いますけど。

スレ主さんの主張(調査を利用目的を明らかにせず)を信じれば、アンケート
結果そのものの信憑性がない。

開示する／しない以前の話として
私なら、今回のアンケートを無効(目的が回答者に理解されていない)にし、
目的を明確にした上で、再度、アンケートを行う。目的によっては、結果を
住民に開示する。
理事会に、これを提案します。

書き込みタイミングが悪いようなので、念のために、34さんではありませんので。

私のマンションでも、敷地内の解散した大手企業の美術館購入の記名式アンケートが、法務部会長のゴリ押しで実施されました。
法務部会長が不動産屋らしいので、そもそも胡散臭のですが。
さらに名簿も作成していそうで恐い。

新米理事です。
参考にしたいのでお伺いです。

将来的な取扱いについて
回収したアンケート用紙はどうするのがよいでしょう。
・目的を達成したら廃棄する
　　案件用の参考資料ということで、理事会・総会で結論がでたら廃棄（していい）
・その後も保存する（引継ぐ）
　　恣意的な利用がなかったかなど、あとあとの検証材料として保存
　　　→役員交代したら、新しい役員も閲覧できる
アンケート用紙に記載しておいたほうがいいでしょうか。

職業柄、マーケティングリサーチを実施することがあるので、調査業界には詳しいです。アドバイスできるかと思います。

最近の個人情報の扱いはとてもナーバスです。正直言って、素人の理事会の皆さんに個人情報の厳密な管理をまかせるのは無理だと思います。
餅屋は餅屋ですので、プライバシーマークを取得した専門の調査会社さんにアンケート集計を依頼するべきです。費用はかかりますが、集計だけなら管理費からの経費でカバーできる金額です。
ＯＡは一字残らずテキスト打ちしてエクセルにキレイにまとめてもらいますし、棟別とか、階数別とか、居住年別とか様々な角度での分析も簡単にやってもらえます。（クロス集計といいます）

住民からの要求で、アンケートを開示とありますが、ビジネスの世界でも調査費用を出している依頼主企業の要求があっても、調査票原本を開示することはまれです。また原本を要求する依頼企業は、
実質上いません。理由は意味がないからです。アンケートというものは、たとえ10サンプルでも、しきちんと集計しないとまるで結果は読み取れません。原アンケート票を一枚一枚を人間の目でみたところで、ぼんやりとしか結果はわかりませんし、内容が正しく集計できたかを人間が手作業で確認したら、人間業を超えてします。アンケート数量が多ければコンピューターなしで集計するのは不可能です。それと依頼企業も、個人プライバシー情報漏えいの恐ろしさを身にしみて認識しているので、
そんなオソロシイものを自分の手元におきません。プラバシーマークを取得した調査会社に一元管理してもらいます。
調査会社の方では、アンケート原票は、厳重に保管されますが、通常は3年以上経てば現票は処分されると思います。集計した結果が、データとして残るので、それを保存すればいいだけですから。

繰り返しますが、アンケート原票の閲覧を要求した住民は非常にナンセンスなことを要求しています。アンケート結果内容が改竄されていることを危惧するなら、プライバシーマークを取得した調査会社に、アンケート分析を依頼したということで、分析内容は信頼できるものだと言えばすむのではないでしょうか？専門調査会社は、職業倫理規定上、自分達の分析結果に責任を持ちます。内容の改竄などは、彼らにとって命とりなのでないです。
素人が数え間違いすることがあっても、調査会社ならくだらないミスは防げるし、個人情報保護も完璧です。ご参考になりましたでしょうか？
調査会社は日本マーケティングリサーチ協会という団体を検索すれば、適当な会社が見つかると思いますし、管理会社さんがふだん使っている会社を紹介してもらうといいでしょう。

>>41

マンションの規模によるかもしれませんね。

　・アンケート素案の作成と文書化
　・コピー代
　・配布／回収の手間（未回収の督促が必要なとき）
までを理事会でやり、
・データ入力とクロス集計・原票管理を調査会社、
結果のコメントや報告書は、理事会で書くとすれば、大幅にコストは下げられます。

これだけなら、15万円くらいでやってくれます。
100世帯以上なら管理費でまかなえるでしょう？ひとり1500円ですから。

うちの会社でも、予算がない自主調査などで良くやるので、コスト勘はあるのですが、
要は部分的に外部の会社を使えばいいです。
全部丸がかえすると大変ですよ。特にデータ入力と集計は専門家に任せたほうがいいですね。

ネット調査は、高齢者が多いマンション内の調査では嫌われるのでまず無理です。
こういう爺さん婆さんを敵に回すと全てがダメになりますよ。

40です。普段付き合いのある調査会社に問い合わせたところ、20問程度までの質問（そのうち自由回答3問程度）クロス集計＋自由回答のエクセル入力だけなら、200世帯程度なら10万円でできますよという話でした。

自分は、今度アンケートするときは、集計は調査会社さんにまかせようかなと思います。
手間が大幅に減るし、個人情報管理上は安心です。

>>41


アンケートの原票を地下の倉庫に置きっぱなしにするのはナンセンスです。やめたほうがいい。
紛失しても誰もわからないし、個人情報が流出する。

アンケートというものは、集計して結果を分析して意味をもつものであり、原票ひとつ、ひとつがあっても意味がない。個人情報流出のリスクのみが残る。
集計分析がしっかりできているなら、原票をいつまでも残す意味はない。
通常は3年も保管したら十分なはあずである。（集計・分析に不備がある場合、原票にもどることが万が一あっても、3年前の調査に立ち戻るもとは通常ありえない。そんな古いデータは価値を失う。調査をしたときに、確実に集計し、統計をだせばよい。）

教えてください。

125世帯程のマンションです。
理事会議事録で等マンションにレンタル電動自転車と電動キックボードを設置する。　置き場所はマンションエントランスとの事です。

自転車置き場はあり1台毎月\500円を管理組合に払っています。

マンションエントランスを自転車置き場にする事は外観上も見苦しく　そもそもレンタル自転車や　まして電動キックボードの必要性に疑問がありましたので居住者にアンケートを取って欲しい旨を伝え　無記名方式でとお願いしました(お年寄りが多くて遠慮をして発言をしない方がいる為）

そうしましたら無記名ではアンケートとして成り立たないと言われましたが本当にそうなのでしょうか？

宜しくお願い致します。

自分のところも、アンケート調査をやる必要があって行いました。
無記名の方が、自由な意見が書きやすいだろうと思い、無記名にしたところ、沢山集まりましたが、その後、一部の方から無記名は役員が勝手に書いたのだろう、と言われ大変困りました。

それ以降、アンケートは記名でやっています。記名でやっても、書いてくる人は、沢山書いてきますね。ありがたいことです。

>>46 名無しさん
アンケートとしては無記名でも当然有効です。が、今回の件は最終的に総会で特別決議を諮ることになりますので、賛否の時には誰が反対したのか分かるようになります。
無記名が成り立たないぐらい理事会は居住者を信用していないのでしょうか…

それにしても自転車1台500円は高いなぁ

組合員からは責任をもって理事会に意見具申してもらった方がいい筈で、そのためには記名の方がやっぱりいいと思いましたね。

アンケートは記名としても、あくまで理事会審議の参考用なので、総会への議案上程にアンケート提出者の氏名は入れません。アンケートの結果概要のみです。アンケートの結果を閲覧希望者が出た場合も、氏名の欄はなんらかの形で見えないようにします。

>>49 匿名さん

そもそもアンケートの目的はより多くの有益な意見を集めることであってそれは記名とは関係ありません。
責任を持つべきは実行に移す理事会です。

マンションはたまたま同じマンションを買った他人と生活をともにするので、意見の衝突や軋轢を最も心配するので記名アンケートだと意見自体が萎縮して集まりにくくなり、本来の目的を達成しにくくなります。

企業や組織ですらアンケート取るときはたいてい無記名です。そもそもアンケートを書く人間にはなんら権限がないので責任もないのは当たり前です。無責任な放言は取り上げなければいい話で、それ以上に記名にして意見が集まりにくくなル方がマイナスでしょう。

記名式アンケートを公表する場合は個人名は必要ないでしょう。
どうしてもその意見を出したいなら無記名で出せばいいですしね。