大成サービスはどうですか？

>547
「グリーンカーテン」の具体的な内容を理事会と共有された方がよいと
思います。
「グリーンカーテン」から想像されるイメージが、人それぞれ違う可能性ありますので。

また、
ご自分のマンションの管理規約と細則類を念のため、ご確認下さい。

大成サービスの言うことを鵜呑みにせず、必ず根拠を確認することが肝要かと。

そういえば少し前に、大成が議事録作成をやる、やらない…って話がありましたよね。

業務仕様書を読んだら、うちの契約では、
「総会・理事会 議事録作成の補助を行う」
となっていました。

補助だから役員の書記担当に作らせ、管理会社は見直ししたり助言するのが仕事？

議事録の作成の補助。この補助が、とても曖昧な言葉です。結局、管理組合の役員の状況をみて、担当者の判断で業務が行われているのではないでしょうか。補助業務がどのようなものを示すのか、国土交通省の指針にも表現されてないようだし、各管理会社の判断、または、会社の方針が無い場合は、担当者が対応しているのが現状だと思います。

553さん、レスありがとうございます。
確かに曖昧ですね。

役員の中に『書記担当』を２人置いているため、うちの組合では役員が作成しています。
そして、組合員に配布されるのが非常に遅いので困っています。
書記が作ったあと、全役員に回覧し修正を加えるのですが、それが時間がかかる。
遅い上に誤字脱字が多く、専門用語も間違って使うことがしばしば。
本当に管理会社が作成の補助をしているのか…？と疑問に思います。

共用部分を「共有部分」とか、決済用預金を「決算用預金」とかありえない間違いのまま
組合員に配布されています。
素人理事が見逃すのは仕方ないとしても、管理会社さんには気付いてほしい内容です。

>552,553
はい、標準管理委託契約書では、
「理事会議事録案の作成」「総会議事録案の作成」
です。
一方、大成サービスの管理委託契約書では、
「理事会議事録作成の補助」「総会議事録作成の補助」
となっています。
言われなければ、気づかない。
補助なので、原則、案を作成するのは管理組合のお仕事に
なります。
国交省の標準管理委託契約書を、しらーっと、自社に都合のよい
ように書き換えてます。

管理委託の更新の際に、標準管理委託契約書に倣って
大成サービスに議事録案を作成させるようにしましょう。
それがNGなら、管理組合の議事録作成の労力分は管理委託費を
値下げさせましょう！

５５４さんへ。苦労されているようですね。一生懸命に組合活動されている姿が見えてきます。とてもいい管理組合だと思います。国の指針に、補助業務の内容が詳細に示されていないようですが、議事録作成の主は管理組合の責任で行い、アドバイス等は管理会社の補助業務とするのが[正]だと考えています。管理会社も、全ての理事会等に出席し、また、委託業務以外の内容まで把握してないのが現状です。仕事を持たれ、かつ、組合活動をされ、大変だと思います。原案が出来たら、取り急ぎ、管理会社に転送され、校閲・校正させたらいかがでしょうか。

>それがNGなら、管理組合の議事録作成の労力分は管理委託費を
>値下げさせましょう！

おお、そうですね。
他の管理会社ならやってくれる業務を、理事が素人なのをいいことに
文言を変えて、仕事を減らしているんですから。

議事録案[例]等の指針の詳細が示されているんでしょうか？簡単なレジメも、詳細な文章も、補助業務だと思います。案を示すのが管理組合で、アドバイス等をするのが管理会社だと思います。

>558
> 案を示すのが管理組合で、アドバイス等をするのが管理会社だと思います。
少なくとも国交省が示している標準管理委託契約書では、
案を作成するのは、管理会社ですよ。
管理組合はそれをチェックすればよいだけです。

>554
> 共用部分を「共有部分」とか、決済用預金を「決算用預金」とかありえない間違いのまま
> 組合員に配布されています。
> 素人理事が見逃すのは仕方ないとしても、管理会社さんには気付いてほしい内容です。
大成サービスのフロントが、管理組合に作成させた議事録でチェックすることは
自社に不利な内容が記載されていないことのみ、と言っても過言ではありません。
実体験としてのコメントです。

個人的には、管理会社の業務は、一部・全面委託と言いますが、経営者ではないので、管理組合の補助・補完業務だと考えています。管理組合でできることは自前でやる方向でいいと思います。

>561
> 経営者ではないので、管理組合の補助・補完業務だと考えています。
> 管理組合でできることは自前でやる方向でいいと思います。
普通、管理会社が作成する理事会や総会の議事録案を、管理組合が
強い意志をもって時間と労力をかけてやるなら何も言うことはありません。
が、
そんな管理組合って多くないと思いますよ。
皆仕事をもってやってるわけですから。
それに、
普通は管理会社が作成する理事会や総会の議事録案を
大成サービスが、管理組合にやらせるように標準管理委託契約を
変えてしまっているのですから。

この議事録を管理組合に作成させている話題に、
相当、大成サービスは神経をとがらせているようです。
561の書き込み後の、スレッドの下がり方がすごい。

まあ、
負い目があることを自ら認めてますね、大成サービスさん。

まぁ 百歩譲って、議事録作成は組合、大成は補助のチェック作業だけでいいとしても、
専門用語の間違いや誤字脱字は指摘しなきゃダメでしょう。恥ずかしいよ。
今回たまたまではなく、もう何年も間違い続けているんですよね。

作成した書記、回覧を見ている十数人の役員（議事録署名人の理事長・副理事長含む）
管理会社・・・これだけの人が目を通して、誰も気づかない…ってのもすごいけど。

標準管理委託契約書と大成サービスの契約書、他に違うところはないのか気になります。
時間のある時に読み比べてみよう。

担当者の能力以前に、組織の能力に起因するものと思います。どこの管理会社でも、担当者のミスは少なからず有ります。お客様に提出する書類の決済をしていないんでしょうか？ミスを減らす努力はしているのでしょうか？特に、地方支店は小規模ですから、上司は支店長だったりします。その支店長が、管理を知らない親会社の出向・転籍者でしたら、議事録の素案のチェック・校閲・校正等は無理だと思います。また、管理知識があるプロパーがいたとしても、契約・専任社員等の位置付けで、忙しいのも有りますが、気持ち的に親身になって、部下でも無い部下には教えないと感じます。従って、管理の知識がある方を無条件に、総合職までは言いませが、一般職にすべきです。いい加減にして欲しい。職員の末端まで、意見を集約して、立派な組織を目指されることを切に願います。フロント契約・専任職員は、一昔前の管理人さんに近い年収契約ではないでしょうか？働き盛りで気の毒だと思います。

>>566さん
それはひどいですね。
会社の体質が変わらないようなら他社に乗り換えるべきでしょうか？

しかし、うちの理事会は大成サービスを信頼しているようです。
他の管理会社に変更しなければならない理由はないと議事録に明記しています（驚）

担当者の顧客を思う心と努力の賜物です。そのような方を逃さず、契約ではなく社員にして下さい。有能な方を引き揚げるシステムが無いようですし、残念です。

幹部・上司は、感情を度外視して、公平な一定の評価基準で職員を引き揚げることが大事です。それは、管理職前の係長まででいいと思います。それ以上は、上司の好き嫌いも克服する必要があるでしょう。

>他の管理会社に変更しなければならない理由はない
ただ面倒くさいだけだと思いますが。

>567
> うちの理事会は大成サービスを信頼しているようです。
悪いことは言いません。
理事会が早く目覚めるように、働きかけましょう！
ほんと、信用して任せたら、ろくなことありませんよ。
理事会がしっかり監視している必要があります。
その労力を割きたくなければ、早く変えた方がよいです。

>554
> 役員の中に『書記担当』を２人置いているため、うちの組合では役員が作成しています。
554さんのマンションの管理規約が、国交省の標準管理規約に準拠したものであれば、
第6章管理組合第3節役員を見てください。

理事長、副理事長、会計担当理事、監事の規定はありますが、
書記担当理事などというものはありません。
国交省の標準管理委託契約書の理事会や総会の議事録案の作成が管理会社になっていることと
整合性がとれているわけです。

書記担当理事は、決してデフォルトで決まっている役ではないわけです。
でも、
例えば輪番で役員になって、大成サービスから書記担当理事を決めて下さい、
と言われると、それが当たり前と思ってしまうんですよね。

>例えば輪番で役員になって、大成サービスから書記担当理事を決めて下さい、
>と言われると、それが当たり前と思ってしまうんですよね。

うちも役員になると、役職の一覧表みたいなものを、管理会社から配布され、
それにならって役を決めています。

副理事長と書記は2人もいらないと思うし、ほとんど仕事のない役もあります。
書記はなぜ2人かというと、１人だと理事会を欠席した時に議事録が作れない
からですって（驚）
みなさんがおっしゃるように、管理会社に委託し作成させれば、書記は１人…
いや不要ってことですよね。

議事録の補助業務が法的にどうなのか？国土交通省の見解を聞いてみたほうがいいです。消息筋の方がこの掲示板を見ていれば、いずれ分かるかも知れない。

消息筋って何ですか？

>574
> 議事録の補助業務が法的にどうなのか？
と言いますと？

＞５７５
消息筋、裏筋　キタ～！

だいぶ前のスレッドですが、この掲示板に次のようなスレッドあります。

定例理事会の議事録は、委託管理会社の業務範囲？？
https://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/46072/all

管理会社との管理委託契約によるのでしょうが、
標準管理委託契約書に倣って、総会も理事会も議事録案は、
管理会社に作成させて、理事会はチェックに徹した方が、
やっぱり楽ですよ。

注意すべきは、管理会社に不都合なことを議事録に記さないような
恣意的なことを管理会社がすること。
でも、それは理事会がしっかりチェックすればよろし。

議事録案の作成って、マジ時間かかります。

そう言えば大成サービスの管理委託費って、大手に比べて安いのかしらん？

大成サービスしか知らないからわからないな。
どうなんだろう？

書記の人ってＩＣレコーダーとかで録音してるのかな？と思ったことがある。

理事会を傍聴した時、傍聴人の自分は後ろの席で細かくメモをとっていた。
ふと、書記の方を見ると手が止まってるたんだよね。長い間。
たま～にしか手が動かない。

フロントマンもそれほどメモっていないし。
頭に入っているのだとしたら凄いね。

人の記憶力ぐらい曖昧なものはありません。ＩＣレコ―ダ―は必然ですし、会社が至急しないくても、各自持っている方は多いと思います。自分も守る為にも必要です。

>582
> 自分も守る為にも必要です。
前も、この話題になった気がしますが、
ICレコーダーで記録を残すことは重要ですね。
HDDの容量も大きくなっているし、理事会や総会のすべての内容を
記録しておけます。
数年後に、何か問題が起きたときも、きちんとした証拠が掘り起こせます。
ICレコーダーできちんと記録ととっていれば、大成サービスの言ってませんよ、
言いましたよ、に対抗できます。

空白の2か月スレの予備費の件…
みなさんの組合では大丈夫ですか？

空白の2か月スレの予備費の件… 、
それ以前の問題が多すぎる、大成サービスは。

>>585さん
>それ以前の問題が多すぎる、大成サービスは。

…ということは予備費の件も問題だということですね。
予備費として計上していれば、緊急性がなくても理事会判断で支出できるなんて
考え方がおかしいですよね。

>それ以前の問題が多すぎる、大成サービスは。
例えばどんなことですか？

皆さん、取り敢えず、この掲示板を最初から読んでから、書き込みに参加したらどうですか。出尽くしているようです。復習しましょう。

まだまだ！出尽くしてないよ。
私、このスレではまだまだ黙っていてあげてることたくさんあるよ。

空白の2か月スレ…のようにこの板の別スレではいろいろ書いてるけど。

>復習しましょう。

復習したら悲しくなってきました（涙）

> まだまだ！出尽くしてないよ。
私もそう思いますよん。

とにかくプロらしくしっかりやってほしい。
あと、素人理事に間違ったことを教えないでほしい。

窓ガラス等の細則の作成には、
>専門分野の知識を有する人の介在が必要
ということだが、あなた方管理会社がその専門分野の人じゃないの？
単に勉強していないから、22条細則を知らない社員がたくさんいたんでしょ？

外部の識者に再委託とか無駄金払わされないように、役員さんは気をつけてね。

> とにかくプロらしくしっかりやってほしい。
ある意味、この一言に尽きるかもしれない。
大成サービスのフロントは、お金をとれるプロとは言えない。
それで給料もらってるなら、もっとプロらしく知識をつけろ、
と言いたいね。
理事が少し勉強すればすぐ追い抜ける程度でよく給料を
とれる。

管業の資格がもっと難関なものになればいいのに。合格率はマン管みたいに7％くらい。
更新時もチョー難しい試験に受からないと更新できないとかさ。
きちんと勉強した優秀な人しかとれないような資格になったら、もう少しまともになるんじゃないか。
その場合、優秀な人材が集められない会社はどうなっていくのだろう…

その管理業務主任者資格の合格率が一桁の時があるらしいから悩ましい。税理士・社保労等の資格でないのに！原因は、組織にあるのか？個人にあるのか？受験対策しているようだけど、無くても、普通の個人的な勉強で合格すると思います。

小提案:[管理業務主任者の資格者でないのに物件担当者]とする。人が不足しているし、法的問題はないと思いますけど、総会等で、物件担当者が重要事項、更新の説明をせず、部下又は他の方等が説明することがあるとしたらはみっともない。せめて、管理業務主任者は、役職止まりの制度を新設したらどうですか？親会社は、一級建築士の資格者でないと無条件で現場所長になれないと聞いています。そうすれば、資格不所持の方は上を目指して必死で勉強するでしょう。今、不所持･役職者は降格する。全物件、資格者で重要事項の説明をできます。これは、技術者の仕事でも同様です。資格者が現場不在で施工しない。これが、組織のリスク管理です。

せめて、所属部署によりますが、役員は、技術資格者、ビル管理資格者、マンション管理資格者、営業等資格者の所持をしてから就任した方がいいと思います。建物専門の管理会社です。全社員に示しを付けましょう。講習等で資格取得できるのもあります。定年まで短いが、投げないで、組織の為に勉強して欲しい。

現状、簡単に取れちゃってダメダメなフロントマンばかりで困っているのですよ。
だって、1日1～2時間、3か月勉強したら素人の自分でも合格できましたから。

お金をもらって人様の住まいを管理するのですから、今みたいな適当な仕事で
よいわけがありません。
プロ集団に生まれ変わらないといけませんよ。

↑前にも同じ主旨のことを書いています。質問しないで、最初から読んで下さい。復習ね！