理事長なんてやってられ無い　Part２

総会成立しそうなのでいいんじゃない。特別議決案件は残念ながら否決になるだろうが、もしそうなるとしたら、その必要性を繰り返し訴えなかった理事長にも責任があろう。

あと、出席予定だった人が当日来ないってこともあるよね。

うちの組合が使っている出席届には、万一の時に委任状扱いにできるように
「当日欠席になった時は議長に一任します」みたいな文言が入っていたけど。

今回は、特別議案は無いんですが(決算予算の報告、新理事就任報告)毎年こうだと思うと
･･･くやしいですっ！
どこかに『総会ってこんなものだよ～』って幼稚園児でもわかりそうな絵入りのサイトないですかね？
プリントして各戸に投函したいです！

念のため‥築３年目です。
今からでは議案入れられないので、次年度に期待します…

うちも毎回出席者が少ないです。
各戸配布や掲示板に貼るのは堅苦しい文章のものなので、広報紙を同時期に発行して
お知らせをしたことがあります。
広報紙の方は、とっつきやすいようにクイズを入れたり、可愛く軽い感じで書きました。
特別関心の高そうな議案はありませんでしたが、多少出席が増えましたよ。

あと、総会の会場をどこにするかも影響があると思います。
うちは150人は入る所を借りるのですが、徒歩数分で行ける会場がとれた年は出席者が
多かったです。

でも一番影響があるのは天気ですね。雨だと出席者が激減します（涙）。

＞うちも毎回出席者が少ないです。

少ないことは問題ではありません。
問題は、総会が成立し、少なくとも、特別決議が成立するかどうかが問題なのです。
総会は大衆討議の場ではなく、理事会の議案を議決する場ですので、議案の要領さえ親切に記述すれば、下手な説明するより書面投票で賛否が得られる。会議室の予約、出席の面倒くささなど理事会、組合員双方にメリットがあります。

『すでにお知らせしていますが、来る○月○日は当マンションの総会です。
みなさんの大事なお住まいの予算や決算の報告がなされます。

○ヶ月毎に行われている理事会では、みなさんの身の回りのことをいろいろ考え話し合っています。
まだ建物も新しく、管理規約も基本的なものです。
総会では、理事会で決めたことに賛否をいただくのですが、理事会に対して意見はありませんか？

また、理事役員も1期の方々は卒業です。約○年間マンションのため尽力いただきました。
本当にありがとうございました。

忙しくて総会には出られない！予定がある！という方はぜひ「議決権を行使」してください!
先にお渡しした総会議案書とともにお渡ししている用紙にご記入し「賛成」か「反対」を投じてください！
無関心はいけませんよ～！』

（素案ですが、こんな風に書いて未提出のお宅に投函しようと思うのですが･･･やめといたほうがいいですか？）

>>148
良いと思う。

多少意見するとしたら、よく使われる「組合員」という呼び名より「オーナー(持ち主)」を宛先に使ってみてはどうかと。

私もよいと思います。

ただ、「無関心はいけませんよ～！」・・・は読む人によっては気に障るかも。
でも一番言いたいことですよね。わかります。

いっそ、その部分はイラストにしてみては？
「無関心」をゴミ箱に捨て、「総会」の方を向いたり指差したりする図はどう？

とにかくあと数日ですが、悔いのないよう頑張ってください。

議案書の中味の親切さが問題で、書面投票せよを言っても始まらない。
もう交代する理事会に意見を言っても始まらない。
これでは笛は吹けども踊りそうにはありませんね。

私は、問題点などがあがった方が、次期理事会が取り組みやすいので良いと思いますよ。
書面決議は、全員の合意が必要かと記憶していますが。

総会議案書については、詳細を記載(現状・背景・改案・メリット・デメリットの改善策)をしたら親切ではないかと。

事前の広報をしていければベストですね。

ただ、両面印刷でも議案書のページがいってしまいますが。

＞書面決議は、全員の合意が必要かと記憶していますが。

曲解。

総会終わりました。みなさんありがとうございました。
出席・議決権行使・委任状で75％だったのでよかったと思います。

理事の任期満了で見事理事長になりました…orz･･･ﾊﾊ･･･
役員で理事会・総会にも出席どころか委任状すら出さない人もいますが･･･
管理費滞納者、違法駐車・・いろいろ問題ありすぎですが頑張ります…！

>>153
明らかに違法なこと書かれても困ります。

決議は、質疑や討論を経てするのが基本です。
書面による決議は、区分所有法４５条で制限されています。

＞書面による決議は、区分所有法４５条で制限されています。
もう少し勉強が必要ですね。
第三十九条
２ 　議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。

>>155
説明が足りませんでしたか‥
総会では決算、予算、役員すべて賛成をいただきその他事項は特に質問もなく、無事に終了しました。

ちなみに出席者率は63%でした。

区分所有法４５条を読んだが、書面による決議に条件なんてないように見える。

電磁的な決議は、あらかじめ総会での許諾が必要。

書面投票（書面による議決権の行使、区分所有法39条）と書面による決議（総会を開催せず書面のみで決議、区分所有法45条）の違いでしょ？

ご苦労様ですが、アドバイスしても、日本語の解釈が貧弱な結果ですから議論にはなりませんよ。

（書面決議）
第４５条　 この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項に
　ついては、区分所有者全員の書面による合意があったときは、集会の決議があ
　ったものとみなす。

>>160(>>155?)は誰へのレスかわかりませんが、言葉が足りないんじゃ？

法律の日本語もひどい。句読点なんかがあまり考慮されていない。言葉の定義もあいまい。

修繕積立金等　＝　一般的な管理費＋修繕積立金　だとは、すぐにはわからない。


もっとも、うちの場合、たとえ新法であっても、ハンコを理事長が保管しているので、
今と変更しなくて済むことがわかった。しかし、逆に言えば、ハンコを理事長が保管
していない管理組合があるということだ。たぶん、ここに参加している人は大丈夫
なんだろうと思うけど、ひどい組合もあるもんだ、という印象。

>>162

ごめん、俺には何を言ってるのかさっぱり??

＞法律の日本語もひどい。句読点なんかがあまり考慮されていない。言葉の定義もあいまい。

主語を貴方に置き換えた方が良さそうですね。

>>155(=>>160?)は泣いて帰っちゃったのかな？

155（≒160）だけど、別に泣いてないですよ。

>>159のとおり。
集会を開いて書面で議決権を行使するのと違い、
集会を開かずに書面決議をおこなうには、全員の合意が必要ってこと。

>>166さん
それであれば、集会を開いて書面で議決権を行使してますのでご安心ください。

安心しましたが、もっと勉強が必要ですね。

臨時総会を開いた方はいらっしゃいますか？

通常総会でも議決権行使や委任状が多く(なにも提出しない出席しない戸もあります)、正直集まらないような気がするのです･･･。
原付バイクの不法駐車があり空きスペースをバイク置き場としたいので、共有部分の変更の提案するために開きたいのです。

どうやったら問題なく(少なく)済むか、経験談やアドバイスをどうか宜しくお願い致します。

＞原付バイクの不法駐車があり空きスペースをバイク置き場としたいので、共有部分の変更の提案するために開きたいのです。

臨時総会を開く場合は、貴方が共用部分の変更案を作成して、全区分所有者の五分の一以上の人数で、全議決権の五分の一以上の賛同する仲間と理事長に臨時総会を請求できます。二週間以内にその請求日から四週間以内の日を総会とする招集通知が発せられない時は、その請求をした組合員が臨時総会の招集ができますし、その中の1人が議長となります。

臨時総会自体は手順に沿って行えばいいので、それ程難しくないと思うのですが、
ご質問のケースの場合は、現状の問題提起、周知活動、意見交換会や説明会などのでの合意形成を行い、総会時までに充分に機を熟すことが大切だと思います
定期総会を目処に上程されてはいかがでしょうか。

なお、上述の活動を行っても住民の反応は殆どないと思いますが、賛否の判断のポイントとして「充分な事前活動を行ったか？」という点を重視する方は多いです。理事会では充分に検討を重ねた結果でも、住民に対して充分な周知活動がなされていない案件は「よく分からないから×」とされてしまいます。普通決議であればそれでも通るかも知れませんが、特別決議では厳しいかと思います。

遅くなりましたが、>>170さん>>171さん、どうもありがとうございました！

諸々の問題が絡み合ってなかなか進みませんが、任期中にこれは解決したいと思います。またよろしくお願いいたします。

実際にあったお話です。総会で管理会社の資料に不信感をいだき必要な資料を後日、提出するように約束させた住民さんがいました。しかし総会後、その住民さんに届いたのは管理組合代理人と名乗る弁護士〔管理会社が連れてきた〕からの事実無根の内容証明でした。その後、この住民さんのことで、管理会社の担当者が作成した虚偽文書が管理組合名でマンションに配布されました。普通の人はこれで引っ越すところですが、この住民さんは管理会社と理事らに対して裁判を起こしました。その裁判中もこの住民さんや関係者のところに嫌がらせや犯罪行為がおき続け、何年もかかってやっと大阪高等裁判所で名誉毀損を勝ち取り、犯罪行為も元理事が起訴され有罪になりました。普通はこれで終りになるのですが、判決後も襟を正さない管理会社とその管理会社の行為を公表しない理事会、この住民さんに対する犯罪行為を隠し続ける住民らに対して、とうとう住民さんの怒りが頂点に達し、またまた裁判になるようです。同じ人間に何度も訴えられる人たちってどういう神経をしているのでしょうか。私には理解できません。
https://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/47451/
この住民さんの郵便ポストは入居してから約5年間、何者かが物色していて郵便物も局留めの状態なのに理事会は何も対応しないようなんですね。犯罪行為も理事会が世間並みに機能していれば未然にふせげたのではないでしょうか。でも理事の中に犯罪をおこなっていた人がいたわけですからね。マンションって怖いな～って思います。

そのマンションがある大阪市西区は遊郭とかがあってあんまりお勧めできません。なんで西区で分譲マンション買ったのかなあ

もうちょっと辛抱すれば、任期も終わる…肩の荷がおります。

が、次期理事会がしっかりやれるのか不安です………

>>147
管理会社の不備（虚偽資料）とは何でしょうか。
具体的に記述しないと何が争点なのかわかりませんね。

理事長を管理会社が手なずけてしまえば管理会社は何でもできます。
管理会社に支配されている管理組合の典型かもしれません。
殆どの住民は組合運営に無関心ですから。

こんな総会って意味があるのでしょうか。

組合員、居住者情報を宅配業者に開示するという細則改正案が総会に出されました。
組合員がそんなことを求めるはずはないので管理会社（最近管理会社を変更）の起案でしょう。
議案はコンサルタント（マン管士）がまとめたようです。

宅配業者はあて先人が存在するのか管理員に確認をしたいことがあると思います。
管理員は対応するのが面倒であることは理解できます。
名簿を宅配業者に渡してしまえば楽ですからね（以上推測です）。
因みに私の理事時代には理事にさえ個人情報は開示されませんでした。
居住の有無さえ開示したくない有名人も居るのですから。

総会参加者の大勢は細則改正に反対だったのですが議長は採決しました。
総会参加者は４２名以上でしたが出席理事を除くと賛成者は３名でした。
議決権行使と白紙委任だけで過半数を越えていたので可決されました。
総会での議論を聞いていれば殆どの組合員は反対票を投じたでしょう。
いかに議決権行使、白紙委任が怖いかの典型です。

総会開催前に欠席者の賛否は判明しているのですから総会での議論自体意味がないと言うことになります。

こんな事例があったらご紹介ください。
何か良い対策がありますでしょうか。

１７７です。
>>１４７と書きましたが>>１７４の間違いでした。

＞総会参加者は４２名以上でしたが出席理事を除くと賛成者は３名でした。
＞議決権行使と白紙委任だけで過半数を越えていたので可決されました。
＞総会での議論を聞いていれば殆どの組合員は反対票を投じたでしょう。

そんな議案を白紙委任状だけで議決したら後で必ず紛争の種になるから、
普通は議決しないで続会にするのが筋でしょうね。

それほどしても議決しなければならなかった｢理由｣は何でしょう。

うちのマンションも白紙委任状で可決間違いなしの議案が、総会出席者の多数の反対
をうけて、議長判断で「保留」としたことがあります。

>>178

総会では、賛成か反対の議決を取る訳で、議論する場ではないです。


名簿とありますが、普通は配達先がわからない時は電話しますよね。
電話番号の記載がなく表札もない、ピンポンしてもでなければ、管理員に尋ね(ここの議決じゃないかと)何号室か聞くものでしょう‥。

一宅配会社に名簿提供してもメリットはなさそうですが…

それから、マルチポストとスレ違いは今後気を付けてくださいね。

>>178
何だか不思議な議案ですね。
居住者情報の開示というのが、どの程度の内容なのか不明です。個人情報の取り扱いについて
厳しい昨今ですので、ちょっとした問い合わせ（住所が不正確に記載などで、宅配業者から
管理人が「この人は住人ですか？」といった問い合わせを受けたり）を厳格に解釈して
決議が必要と考えたのか、もっとアバウトに居住者情報の管理目的以外での利用を考えたのか･･･。

管理組合にそんな権限ないと思う。
宅配業者は届先か荷主に問い合わせるべき。

管理組合は個人情報保護法が適用されないことがほとんどだけど、
本人が情報の提供をコントロールできないっておかしいよ。

故意か過失かは判然としないが、悪意に近いものを感じる。

>>178で問題提起したものです

私の問題提起は２つあります。

名簿作成細則に”第１１条　電気・ガス・水道・郵便・宅配の各事業より名簿情報の提供を求められた場合は、利用目的についての書面を受領した上で速やかに提供するものとする”という条項が追加されました。
さすがに総会参加者の多くから質問、反対、議案撤回要求が出されました。

１．総会は何のためのあるのだろうか。
　議論する場でもないなら召集する必要は無く議決権行使のみでよいことになります。
　出席者が多数いれば議論の結果が採決に反映できます。

　過半数に満たないまでも総会出席者の殆どが反対である場合に議長（理事長）の取るべき行動は何か。
　議長は①理事会で再検討するとして議案を取り下げる、②議長に一任された議決権を反対票にする、③議長委任プラス議決権行使プラス参加者＝過半数超で議決する、のいづれかの選択になると思います。
皆さんが議長なら如何されるでしょうか。私なら①を選択したでしょう。

２．細則への追加条項は妥当であるか

　某管理会社に名簿情報の開示について伺いました。
　所有、居住情報は警察であっても開示しない。開示するのは裁判所の令状がある場合のみとのこと。
　私もこれが本来の姿だと思います。

　何故名簿情報を配達会社に提供する必要があるのか私には理解できません。
　皆さんの組合は如何されていますか（馬鹿馬鹿しいと言われそうですが）。
　条項追加が管理会社からの提案としたら恐ろしいことだと思いました。

管理組合への関心が薄い現実をどのように解決したらよいのか皆さんの意見を伺いたいと思いました。
予定議案に対して前もって説明会を開催するのは非現実的でしょうか。
　

>>185
あまり良い規約ではありませんね。
>”第１１条　電気・ガス・水道・郵便・宅配の各事業より名簿情報の提供を求められた場合は、利用目的についての書面を受領した上で速やかに提供するものとする”

名簿提供をするのは誰なのでしょうか？管理人？理事長？
提供範囲は？（緊急連絡先として、勤務先等の情報が入っていると思いますが）
利用目的について書面を受領したところで、何の利用目的であればよいのか？

＞１．総会は何のためのあるのだろうか。
審議の場ではありますが、議決権行使書、委任状を軽視するのはよくないと思います。

＞”第１１条　電気・ガス・水道・郵便・宅配の各事業より名簿情報の提供を求められた場合は、
＞利用目的についての書面を受領した上で速やかに提供するものとする”
なんだかとても不思議な規約文ですね。

この名簿情報というのは、組合員名簿？家族を含む居住者名簿？
そして水道光熱＋宅配業者が名簿を求めるケースってどんな用途なんでしょう？

そして結果もまか不思議
＞総会参加者は４２名以上でしたが出席理事を除くと賛成者は３名でした。
＞議決権行使と白紙委任だけで過半数を越えていたので可決されました。

なんだか特殊な事情か、議案内容をはしょっていませんか？

理事会毎の議事録って配布されないのですか？
議題や進捗状況が記載され、それに基づいて総会で採決されるものだと思うのですが…

私もなんでこんな議案が出てきたのか理解できません。
規約、細則改正は目的があって行われると思うのですが誰が改正の必要を感じたのか不明です。

細則に定めれば管理会社が名簿情報（家族構成さえも）提供することは可能と理解できます。
178で書きましたがおそらく管理会社が提起し理事会は何の疑いもなく議案化に承認したのでしょう。
理事会議事録を見ても審議された記録はありません。

皆さんが不思議な議案、現象と思っていることはよく理解できました。
有難うございました。
こんな理事会をもつ我がＭＳが情けないです。

こういう突飛な議題が出ると、逆に区分所有者は｢おいおい、うっかりできねぇなぁ｣とあなたのように意識するでしょうね

それでもぼんやりしてる人が多数なら、やっぱり残念なＭＳだったと思います