管理組合が名前だけ～どうしたらいい？

Ｔ急コミュニティーのことはネットで検索かければいっぱい出てきますよ。
釣りって言葉も自分なりに解釈できるようになると思います。

新米理事さんが考える問題とは理事を含む組合員の意識の問題ですよね？
それは非常に難しい課題といえます。
あんまり頑張り過ぎると他の理事に煙たがられるかもしれませんが、
①理事会から組合員への広報を増やして関心を持たせる。
②理事になった人には初心者理事向けの読本を配布する。（たぶん管理会社が持ってます）
③理事の役職ごとに最低限の職務を明文化する。例)月一回は××する。とか。
ぐらいですかね。
短期で改善するのは難しいと思います。
そしてヤル気のある理事=スレ主がいれば、他の方へも刺激になりますよ。

スレ主さん

こんばんわ。総会に次期理事が集まらないのはちょっと問題かと思います。

ファミリータイプのマンションですよね。18件で築10年ならば、全ての住人が顔見知りになっていてもおかしくありません。理事会は3,4人でしょうか。

居住者名簿は本来管理組合が保管すべきものです。管理会社に保管を委託しているにすぎません。最近は「個人情報が…」などと言って出し渋る管理会社がありますが、「では高住協に確認する」と言ってみて下さい。入手できるはずです。

本来理事会にはマンション管理を変える力があります。是非納得できる状態になるようチャレンジして下さい！

新米理事様のマンションは管理会社の企業姿勢が問題なのか、組合員の意識のみ欠落しているのか、どうなんでしょ？

スレ主さん

理事長以下理事３名、監事１名ですよね？

議事録は管理会社が書いてる場合、肝心なことが載っていないかもしれませんね。

議事録はチェックしないと素案の段階で素通りしてしまうので気をつけなければいけません。

本当は、理事長が書かなければいけないんですけどね。

うちのマンションの管理組合も同じような状態です。
管理会社のフロントがマンションの竣工以来、同じ人です。
その人が精力的に動いてくれるので、それに全面的に乗っかってるようです。
精力的に稼がれて、いいようにカモられてるんじゃないか？それがとても心配です。

うちの担当者も見るからに真面目でしたけど、やってましたからねぇ。
会社名出てないところで書きたいですよ。
でも、会社名出てないとどこかわからないし無駄だろうな…。

>>新米理事さん

お返事ありがとうございます。

名簿は是非入手して下さい。外部オーナーがいる場合、名簿がなければ管理会社変更の臨時総会を開きたくても、議案書が送付できません。ちなみに「なぜ名簿がほしいのですか？」と聞かれても「本来は管理組合で保管しなければいけないと聞いたので」と言っておけばOKです。

それと築10年が過ぎているということで、大規模修繕に向けての修繕積立金残高が心配です。長期修繕計画は見直されてますか？5年に1回の見直しが標準なので、比較的新しいものがあるはずです。

残高がいつの時点で枯渇し、どれ位の値上げを考えているのか、管理会社としての見解を確認しておいた方がいいと思います。

イニシャル？
管理会社は同じですよ。
やったことの内容が書けないと…。

>>居住者名簿は本来管理組合が保管すべきものです。
一概にそうとは言えないです。まずは『居住者名簿』の宛先を確認した方が良いですね。
管理会社宛の書類ならば、例え管理組合から要請があっても引き渡すことはできません。個人情報保護法というより、適性化法の守秘義務との兼ね合いです。
今時、管理会社宛の『居住者名簿』なら、個人情報の取り扱いについて裏書があります。

じゃあ、管理組合はどうすれば良いのか。答えは簡単です。管理組合宛の『組合員名簿』を作るのです。
東急さんなら、規約は標準規約をベースに作成しているはずです。規約に「管理組合は組合員名簿を作成し、保管しなければならない。」という条文があるはずです。

ちなみに当社は、『居住者名簿』とは別に、管理組合宛の『組合員名簿』があり、理事長様にお渡ししています。

こんにちは。

タイトルの「管理組合(理事会)が名前だけ〜」より前に「管理会社が名前だけ〜」の弊害を解決する方が先ですし、重要になると思います。(経験論です。)

そもそも論で恐縮ですが、管理組合の理事会って意思決定機関ですよね？
管理会社は業務委託契約に基いて管理業務の執行について委託を受けているのですから、管理会社は理事会が意思決定するために必要な管理業務を業務委託契約の内容にそって取り組む必要があります。
つまり、理事会は管理会社からの業務報告に基づいて意思決定せざるを得ないということが管理会社に十分に理解されているのかどうかが重要です。

でも管理会社によって実際に行われているレベルは上記の域に至らない(契約内容を正しく履行していない)、もっともっと原始的なレベルです。
例えば、個別住戸から「水道の水が変だ」と管理会社は問い合わせを受けたとします。その問い合わせ内容は管理会社から施行会社に伝えられ、その対応判断は施行会社になります。そして管理会社は施行会社の回答の通り(内容を理解せず)理事会に報告します。理事会は管理会社からの報告に基づいて意思決定します。
個別対応と全体対応の分かれ目、対応内容の妥当性判断など、間違った意思決定につながるのです。

管理会社は業務を委任ではなく委託されているのですから管理組合(理事会)の立場で執行する必要があります。
こうした積み重ねの結果、輪番制でも理事会の能力に影響を受けにくい合理的な運営が実現できるようになります。

管理会社の業務執行が勘違いされていないかどうか確認されることを第一にオススメします。

総会に上程しても否決されるかもしれませんが、「役員任期を２年、半数改選」にするとか、「理事長は翌年に監事として留任」するとか、規約を改正してはどうでしょうか。
関心を上げることはできないかもしれませんが、引継はスムーズにできるようになると思います。
書籍などで、「役員任期を２年にすると管理会社が嫌がる」と書いてありますが、そんなことは全くありません。むしろ歓迎です。
私が担当してる物件では随時、規約の変更を提案しています。

また、関心を上げるためにイベントを開催してはどうでしょうか。

長々書いてしまいましたが、管理会社が管理業務委託内容を一時受け程度にしかとらえていない(理解できていない)場合があるということです。(信じられないかもしれませんが！)

これは売主会社や施行会社にとって都合が良く、管理組合がカモられる原因になり、長期的には大きな損害を出す原因になります。

竣工後に監視カメラの増設や何やら管理会社は提案します。
これはどこのマンションに対しても行う営業プログラムの場合もあります。

理事会は意思決定が仕事です。管理会社の報告や提案を真に受けず、馴れ合わないようにした方が良いです。
それはなぜですか？と全てに聞いてみて下さい。イケテない担当や管理会社は早期にリプレースをかけた方がいいと思います。

ご自分達の意志や努力を二の次にして、他人、取り分け管理会社を悪者にする考えから脱却しない限り進歩はない。

いろいろテクニカルなことをするよりも基本的な事柄を整理したほうが良いかも納得です。管理会社で差はありますでしょうか？おそえていただけませんか？

意外に反響があるものですね。

>>40さん
厳密には異なりますが、ざっくりと、株主（管理組合員）、取締役会（理事会）、執行部（管理会社）、協力会社（施行会社以下）と表現すればご理解いただけますでしょうか。

取締役会が執行部の仕事をすることは望ましくないのです。
これをコーポーレート・ガバナンスといいます。（株式会社の場合です。）
第一にすることは会社法の改正ではないということはご理解いただけると思います。
第一にすることは、役割と責任を見直して組織的に合意をすることです。
これで、ほとんどできないことはないはずです。

「いろいろテクニカルなことをするよりも基本的な事柄を整理したほうが良い」
そう理解して頂けますと書いた甲斐を感じます。
せっかくですが、個別各社については控えたいと思います。お手数でも事例別にご確認頂けたらと思います。

単純に丸投げを批判の対象にして制度を見直すと、いろいろと歪みが生じます。ご留意ください。
（仕事が増えます。難しくなります。管理会社をリプレース欠けづらくなります。）

37さん
理事会は意志決定機関ではなく、執行機関です。
意志決定機関は管理組合の総会です。

>>44さん
44さんは間違いではありませんが、今回の場合は適当ではありません。（悪気はありません。）
（こうした読み違いが理事会と管理会社の間で起きる諸問題の根源にあり、そのために申し上げようと書きました。）

本スレッドは、理事会と管理会社の間の問題（関係）だと理解しています。
この２者間では理事会は意思決定機関になります。（管理規約内業務の執行機能を管理会社に委託しているからです。）
管理規約外業務、管理規約の改正などですが、これは管理組合員による総会により意思決定を行います。（参考：株主総会）

役割間では「意思決定」と「執行」の関係が存在します。
総会で「意思決定」された管理規約に基づき理事会が「執行」する。・・・前者
理事会の「意思決定」に基づき、管理会社が「執行」する。・・・後者

実際のマンション管理運営では教科書で明記されていない後者に関する問題が多いのです。
更に、管理会社の中の役割間でも「意思決定」と「執行」の関係が存在しますが、明確ではないケースが多いです。

>>新米理事さん
新米理事さんが理事長になれば上手くいくのではないでしょうか。
強いリーダーシップを感じますので、管理業務の内容について「サービス品質保証契約」を検討されてはいかがでしょうか。
骨は折れますが！
https://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/57709/res/51

>理事会の「意思決定」に基づき、管理会社が「執行」する。・・・後者
>
>実際のマンション管理運営では教科書で明記されていない後者に関する問題が多いのです。
>更に、管理会社の中の役割間でも「意思決定」と「執行」の関係が存在しますが、明確ではないケースが多いです。
これらを解決するために取り組むのが「サービス品質保証契約」の検討です。
ペナルティ項目をなしにしてはじめると受け入れてもらいやすいと思います。
管理組合員と管理会社の相互理解のため、対象業務は図を多用したほうが良いです。

住まいに詳しい人さんの文章まったく理解できません

【ご本人様からの依頼により削除しました。管理人】 　

スレ主様、みなさん、５３のような役に立たないコメントしかできない人はスルーして行きましょう。
５３は荒らしと一緒にされても仕方ないですよ。

新米理事の理事長さん、大変な環境の中よく頑張っていらっしゃいますね。
うちも同じような状況です。

ここのスレをみて参考にしますので諦めずお互い頑張りましょう。

>>新米理事さん

修繕積立金は値上げ済みなのですね。よかったです。

今は理事長なんですね。他の方も書いてらっしゃいますが、理事会役員の２年任期、半数入替え制は問題を継続的に扱うのにとても有効です。規約の改正を伴いますのでハードルは高いですが、自ら２年やるという人がいる時でなければ提案できません。

是非現状の問題点を他の組合員に理解していただき、実行されることをお勧めします。

47さん（43も同じ方ですよね）

コーポレートガバナンスを誤解されてますね。
大多数の株式会社（取締役会設置会社）では、
業務執行と意志決定は明確に区分されていません。
業務執行権限を持つのは、各取締役になります。
管理会社＝執行部としていますが、執行部は会社であれば各取締役（とその業務を分掌する部）であり、
管理組合であれば、各理事となります。

また、理事会の意志決定に基づき管理会社が執行するとも書いていますが、
管理会社が執行するのは総会で承認された管理委託契約に基づいた執行です。

長くなりましたので、分割します。

おはようございます。

>>新米理事さん
ぜひご活躍ください。管理組合員と管理会社の相互で良い方に変わると思いますよ。

>>57さん
マンション管理と株式会社の運営について、厳密には異なりますと断り書きしています通りです。
それでも記載した以上の定義が必要だとは思いませんが、お答えします。

57さんはコーポレート・ガバナンスを誤解しています。（悪気はありません。よくみられる誤解のひとつです。）
詳しくは割愛しますが、取締役と社長の違いを取締役会と執行部の違いで整理しなおしてみて頂ければと思います。

今回のスレッドのテーマのように、大多数の管理会社が行っていることが正しいとは限りません。
（「大多数の株式会社（取締役会設置会社）では」に対応しています。）
正しい理解に即して、関係を整理しなおすだけで、ほとんどのことが解決するようになります。

>また、理事会の意志決定に基づき管理会社が執行するとも書いていますが、
>管理会社が執行するのは総会で承認された管理委託契約に基づいた執行です。
当該契約は管理組合と管理会社の間で行われるので、 57さんの理解は正しいです。
でも先の前者と後者の説明の誤りを指摘することにはなりません。
この機会に管理委託契約をよく読んでみてください。

ところで、57さんの意見の目的は何でしょうか？何が解決するのでしょうか？

住まいに詳しい人さん

〉ところで、57さんの意見の目的は何でしょうか？何が解決するのでしょうか？

44さんは続編を書かれるようです

〉長くなりましたので、分割します。

横レスになってしまい申し訳ないのですが・・

スレ主さんが
>>NO.35
で書かれたことが気になっています。

>たまたま私がまだ築浅の時に気が付き積立金を上げて、数年前にも改定したので、積立金はそれなりに有ります。積立金が上がる時にアンケートを取ったのですが、意外にも沢山上がる案が多くスムーズにはこびました。ちなみに最初はたった１０００円でした！

いくらに値上げされたのでしょうか？その時に長期修繕計画を作り直したということではないのですか？
そうではないことを祈りますが、１０００円では不安なので、なんとなく５０００円にしたということであれば、まずは安心できないと思います。
１万５千円にされた、ということなら金額としては安心かと思いますが・・・

>前回管理会社に聞いたところ大丈夫ですと返事が来ました。があくまでも最低限の補修なので、あれもこれもと言われれば別だと思いますが？

管理会社が何を根拠に大丈夫と言ったのか、それを確認されることをお勧めします。
最低限の補修だけはできます、ということであれば、やはり危険だと思います。

>長期修繕計画がしっかり出来ているか？もまだそこまで手が回らないのでわからない状態です。

横レスしたのは、ここを最初に手をつけるべきだと、強く思うからです。
これまでの管理組合・理事会が機能していない状態では、やるべきことが色々あります。あれこれ目に付きます。
ただ、やはり管理組合の最大の目的は、大切な共通財産であるマンションを維持管理することです。
その目的のためにも、長期修繕計画をしっかり作ることはとても大事です。
それがあってこそ、各年の管理も修繕も機能するのです。

幸いにも、管理会社が「大丈夫です」と言ったとのことですので、何らかの根拠があるはずです。
それを元にして作らせれば、そう手間はかからないでしょう。
また、１０年目ということですので、いずれにしても大規模修繕を検討する時期です。管理会社以外に依頼したとしても無駄にはなりません。

これをきっちりやれば、管理会社の意識も所有者の意識も変わるかも知れません。
私のところは、かなり変わりました。

長々書きましたが、長期修繕計画がきちんとされていれば、何ら問題ないことですので読み飛ばしてください。
失礼しました。

自分も、2年交代制にした方がいいと思います。それでも引き継ぎってなかなか難しいですけど。
管理会社がいいように扱ってるパターンですよね。
管理組合にとってもよければいいんでしょうけど、どうもそうじゃないみたいですね。

2年交代制と聞くと大げさですが、理事長が翌年に副理事長になることでしょうか。文書化だけでは補えない情報を副理事長が支援することですよね。理事長の仕事は何か？何を文書化するのか？副理事長は何を支援するのか？仕事を明確にする事だと思います。

会計、管理規約、長期修繕計画の評価や見直しの経験がありますが、NPOの専門家との契約、理事会メンバーに金融や経営コンサルタントが担当した年に効果的に進捗しました。円滑に進めるためには不動産、会計、問題解決など専門知識が必要になると思います。

あと肝心な事ですが、管理組合員の年齢や価値観を尊重した方がいいと思います。

>>64
「2年交代で」のデメリットは今は思いつきませんが、現在1年から2年に変えるとなると、不平不満はでるでしょうね。
しかし、ひっくるめて管理組合を浄化…というか関心を高めるには必要なことかと思います。

2年あれば引き継ぎがしっかりできる、つまり2年通して理事会・管理組合業務を見ることができる。
ただ参加してるだけでは、面倒くさいだけなので責任意識を持たせる必要がある。
｢○○さんはどう思いますか？｣などと振ってみるとかね。

>>57 >>59
59でレスを頂いたので、それを踏まえてレスします。

業務執行の責任・役割は各理事にありますので、執行部を管理会社と表現していることに問題があります。

管理規約では、会計担当理事等担当を持つ理事の他は基本的に理事長に多くの役割が割当られていますが、
これらの業務執行は理事会決議により、各理事への配分となります。
理事長は業務執行の統括であることに変わりはありません。

一方、管理会社の業務ですが、管理委託契約にある通りです。基本的に受付、清掃、点検等の定型業務で、理事会・総会については支援業務（議事録・議案の素案作成やアドバイス）です。要は決められた事務作業はやって報告します、そこから先は助言はするので、理事会で決めて実行して下さいというだけです。

ちなみに、株式会社の社長は業務執行の統括役であることが殆どです。代表権のない社長の話ではないと思いますので。
会社法上、経営意志決定と業務執行が明確に別れる委員会設置会社では、社長は業務執行を統括する代表執行役ですが、一般的には代表取締役ですよね。
執行役員制度では意志決定と業務執行が分離されますが、あくまでも取締役の持つ業務執行権の執行役員への委譲の形をとりますので。

こんばんは！

>>57さん
>業務執行の責任・役割は各理事にありますので、執行部を管理会社と表現していることに問題があります。
この点についてご理解頂ければよろしいでしょうか？

>>57で誤解されていると感じたのは、兼務している役割を1つの役割と同様にお考えているのかなという点です。
2つの役割を1人が兼務する場合と、2つの役割を1つずつ2人で分業する場合の2通りの場合をご想像ください。

管理組合の理事会に管理業務執行の責任がありますが、管理組合は業務委託契約を管理会社と締結していますので、理事会は意思決定機関、管理組合は執行機関ですと申し上げています。
ご理解頂けますでしょうか？

もしご理解頂けないとすると>>57さんは意思決定機関の業務を勘違いなされているのかもしれません。
取締役会の業務をご存知でしょうか？
管理委託契約外の業務はもちろん理事会が行うべき業務です。

あとはこれまでにご説明した通りです。

さてさて、韓国戦前半終了。今日の日本はどうでしょうか？

>>68

それでスレ主はどうすればいいんですか？

>>68
68さんがご理解いただければいい話ですよ。

管理委託契約の話は既に書いておりますので。

これまでのレスの内容が一貫していないことからもよくわかりました。

管理組合は業務委託契約を…の下り、委託契約についても誤解されてますね。
まあ、最初のころから委任と委託で誤解されていたようなので
仕方ない気もしますが。
ちなみに、理事会が意志決定、管理会社が執行機関、できの悪い管理会社がよく言う言葉ですよ。