管理会社主動の理事会

>>1
管理会社担当者（フロント）は複数の物件を担当しているため、何も言わなければ、自分の都合を優先します。

理事会に関わらず会議一般を効率的に進めるためには、事前の議題の通知と資料配布は必須です。
管理会社が個人情報に厳しい可能性もありますが、単に理事間で物事を進めるのを嫌がっているのかも知れません。

理事同士、理事長とフロントがメールでやりとりすればだいぶはかどりますよ

あと書記がしっかり記録しないとあやふやな内容にしかならなくなります。

スレ主さん　　貴方の疑問は大勢の組合員さんもお持ちだと思います。
意見書を定期的に集めて、原文のまま組合員にお知らせしてみんなで問題に取り組むべきでしょう。
出された意見に対して賛否両論が出るでしょうから又それをみんなにお知らせする。その繰り返し。
最終的に総会で決めてもらう。理事会で決めようとしないことです。全て匿名で良いのでは。
必要な資料、法、などはネット、で調べるなどする。管理会社も利用しても良い。
只その管理会社は対応が遅いので、？？が付くね。
全員参加がマンションを活性化していい雰囲気の生活が出来るでしょうね。

他人まかせの管理組合なのですから、不具合があっても自業自得でしょう。
理事会が主体的にうごけば明日から変わるレベルの悩みです。

主動ではなく主導だよ。全ては日本語からね。

＞５＞６
みたいな『レス』の前のレス等に組合員にとって有効な話が多いね！！

築３年なら汚染はそんなに進んでいないでしょう。
このコーナーを多くの人に知って貰うことですね。
手遅れにならない内にいい人との連携が必要です。

>担当者最優先で決定するのは普通のことでしょうか？

ちっとも普通のことではありません。
日程調整も依頼するから、そうなるのでしょうね。
理事会最後の議題に、毎回「次回日程について」と入れておけば問題ないのでは？
理事同士、その場で日程調整をして、管理会社には「それで良いですか？」と。
「無理です」と言われれば、「では、次回は理事だけで開催しましょう」で問題ないと思います。


>必要資料を事前にうけとり、議事録は役員でとり清書を担当者へ依頼すれば基本的には担当者がいなくても問題ない気がするのですが？

全く問題ないでしょう。
管理会社の説明が必要であれば、「事前に説明に来てくださいね」と言えば良いことですし。

管理会社には、多少なりとも危機感を持ってもらった方が良いかも知れません。
私は、最終的には管理会社を変更しましたが、変更を匂わせてからは、随分スタンスが変わりましたよ。

パートナーとして問題があれば、変わってもらえば良いだけのことです。
管理会社変更って、それほど労力はかかりません。

ただ、変えた会社がもっと悪いという可能性は、あります。

まずは、担当変えをしてもらわれては？

管理会社のペースが出来上がりつつあるね。
＞＞５の言うとおり、赤の他人にリモコンを任せてる。デベ系ならまだしも、独立系なら大変だ。
意見書なんかを管理会社に見せる必要ないじゃん。都合の悪いもんは握りつぶされるよ。
自主管理をやってるとこもあるじゃん。議事録なんかスレさんやれば？

スレ主殿が「住民の声」ということを最も重視されているように感じ、これが少し気になります。
また、管理会社が「議事録作り」と「連絡調整」くらいの役割しか果たしてないようで、これが課題でしょうね。

苦情の処理や住環境の保全も大事ですが、管理組合の最大の役割は、まずは共有財産の維持管理です。
そのために理事会がすべきこと、管理会社にさせるべきことはたくさんあります。
例えば、

１．長期修繕計画の適正化・・・多くのマンションで修繕積立金不足という課題が発生しています。これは引渡し時にデベロッパーが作った計画が杜撰で、かつ意図的に安く見積もっているからです。粗っぽく言えば、占有面積１平米あたり１００円/月を切っていれば、まず間違いなく将来不足します。

２．経費の適正化・・・管理委託費はもちろんですが、マンション保険、防犯カメラ、エレベータの保守、設備点検、夜間照明、動力用電気代など、見直せば削減できるものがたくさんあります。

３．細則の規定・・・理事会運営細則、会計細則、駐車場使用細則、駐輪場使用細則・・・滞納督促、占有部工事、ペット、集会室使用・・・・こういったルールを作り、守って行く流れをつくらないと、いずれ資産の保全も立ち行かなくなります。

まだほかにもありますが、例えば上記のようなことを理事会（理事長）が素案づくりからやってたら大変です。
もちろん、シロウトでも手間ひまかければ出来ますが、よほど熱意と時間がなければできないでしょう。

こういった素案づくり、見積合せを管理会社にさせるんですよ。

管理会社が「できません」または「別料金」だと言えば、変えても良いかも知れませんね。
または、「ビル管」と同じ料金で十分です。

>自主管理をやってるとこもあるじゃん。議事録なんかスレさんやれば？

議事録くらいなら自分たちで作っても良いでしょう。
ただ、対価を払ってるんだから、素案くらいは作らせた方が良いでしょう。

自主管理は危険です。

時間と熱意があるリタイア済み理事長がいて、緻密な委託スケジュール管理をできる施設管理・防災担当理事、経理の経験がありかつ几帳面な会計担当理事、理事長とガチで討論できる監事がいて、協同できる質の高いマンション管理士がいれば、別ですが。
そういうマンションは優曇華の花、極めて稀です。

だから管理会社という存在、業務は必要だし、上手に使いこなすのが最も合理的です。

>>15
まさにその通り

自主管理するくらいなら、大手の独立系ではなく地元の管理会社に委託して
管理会社をコントロールした方がメリットがあると思う。

自主管理は確かに大変だと思います。近所でやってますが協力者が沢山いるからです。
スレ主さんの＞住民の意見が吸い上げられるのに非常に時間が掛かる＞原因は？
●意見書と議事録を管理会社に頼ると、『　管理会社主導のマンション　』　が出来上がります。

スレ主です
たくさんご意見いただきありがたくおもっております

多くの方からのご指摘どおり　役員自身の意識の低さが現状を招いており
その現状に対し何の疑問ももっていないところが一番の問題点だと思います

理事会に参加している管理人に前期までの状況を聞いたところ
意見書に対する議論は一応行われていたようですが　個々に案を持ち寄り意見を交わすというより
フロントマンの提案ありきで進めていたようです
これではフロントマン主導になってもしかたありませんね
意見書ですらこのような状況ですから　ＮＯ．１４さんがかかれているような維持管理については　
一度も議題にあがったとこすらないそうです
輪番制でまわってきた役員とはいえ　あまりにもおそまつです
そのことを今まで指摘してこなかった住人全員が悪いのです　


現状をなげいてもしかたないので
今期せっかく役員になったのですから　少しでも改善できればと今は思っております

しかし現役員全員が理事会に対して前向きとは言いがたい状況であり
現状のまま会を運営したほうが個々の負担は低いということを考えると（マンションの将来的な部分は別として）
ひとり相撲にならずに改善していくには　他の役員の賛同を得ることだと思うのですが・・・
「そんなにやりたきゃ　お前がかってにすれば」になってしまいそうで非常に怖いです
現状への危機意識を持ってもらうしかないですよね

スレ主さんは管理組合の運営に真面目に正面から取り組んでいる姿勢は
自分が最初に理事会に関わった頃を思い出しました。

結論を言いますと管理規約と委託契約書の内容をご自分で徹底的に調べて、理解すること
ことをお奨め致します。

自分の場合は設備事故があって、それを解決するために必死になって管理規約、
委託契約書を調べ理解しました。
入居して９年近く経ってましたがこれまで１度たりとも読んだことは有りませんでした。
勿論、理解などしているはずも有りません。

事故をきっかけに管理規約、委託契約のほかにマン管士解説書、業務主任解説書を
読みました。事故処理は管理組合の希望通りの結果となりました。詳細は省略します。
管理会社は費用負担を避けるため事実を隠したり、規約の解釈を歪曲したりの
あの手、この手、安易な妥協を提案をしてきたりの状態でした。
その時々で、規約と委託契約を照合して説明を求めた結果、非を認めざるを
得なくなった様です。

理事会に熱心な区分所有者も居ますが、ほとんどは役員になった１年間はだけは
仕方なく関わるだけとの意識の人達が多いのも現実です。
理事長、副理事長になっても規約すら解らず、無事に１年間を過ごす事だけを
考えて、管理会社に丸投げしています。
管理会社もそれらを熟知してますので、自社に最も有利と思われる提案をしてきます。
管理会社の提案内であるにも関わらず、あたかも理事会が検討したような形で決議して
しまいます。典型的な管理会社主導の理事会ですね

長くなりますが、もう１つ参考になればと思い書かせて下さい。
管理会社はそれとはなしにリスクをチラツカせてムダな支出をさせます。
例えば、これを早く工事をしておけば事故無く、安心ですとの理由をつけてきます。
理事会は良く理解してないので事故が起きたら自分達の責任との思いから
言われるままの不必要工事、過大工事を認めてしまいます。
総会は時間が限られるので十分な審議がされ無いことも管理会社は知っています。

マンションの為になる管理より、自社の売上げの為の管理がなされているのが現実

彼らはプロですので素人の理事会と一言会話すればその実力は把握します。
ぜひ、プロの管理会社に対抗する、プロな管理組合員になって下さい。

長くなりスレ違いならスミマセン

>>18(スレ主)
いろいろ気づいて焦る気持ちもあるでしょうが、個々の問題の是正に取り組みことより、現状の問題や対応状況など、マメに「広報」することが一番重要だと思います。
一般組合員は何が問題で何が起きてるのかすら知らないのです。
「問題である」という認識を共有し、理事会のモチベーションを高めるためにも「広報」こそ幅広い改善の１手だと思いますよ。

↑　まさに同感！！　皆様に同感！！

9.14.15です。

私も、最初から管理組合に対する意識があったわけではありません。
総会には出席し、意見を出していましたが、理事長は司会進行役程度にしか思わず、出席目的は「管理会社に意見を言うこと」くらいに思ってました。
今思えば恥ずかしい限りですが、逆にそんな程度が普通なのかな、とも思っています。
ですから、スレ主さんのような意識の方には頑張ってもらいたいのです。

住んでいる者が、気がついたことに意見または文句を言う・・・こういう総会・理事会ではダメなのです。

公共の利益のため、３０年後、６０年後のマンションを考え、「改革の痛み」も説明できて「事業仕訳」もできるようにすべきなのです。

けれど一方で、皆がそう思っているわけではない、理事もできれば何事もなく過ごしたいと思っている現実も受け止めなければなりません。

そこで私がとった手法は（誉められたもんではありませんが）「危機感がないなら危機感を掘り起こす」というものでした。

先に書きましたが、私のマンションでは修繕計画が杜撰でした。
多分２分の１くらいの確率で、スレ主殿のマンションも当てはまります。
きちんと積算すれば、大概のマンションで積立金不足でしょう。
杜撰なものであれば、チャンスです。
３０年後には各戸５０万円から２００万円もの不足が生じますから。

当然、修繕積立金の値上げが問題になりますが、値上げは組合員の関心を引きます。

関心を集めた上で、手を打つのです。
３年目であれば、値上げしなくても当面は凌げるかも知れません。
管理費（委託費を含め）が「事業仕訳け」も受けずに使われてますから。

そこで「事業仕訳」を始めると、蓮舫さん並みに注目されます。そうすれば「他人事」とは思わない組合員が、きっと現れます。



声を上げるだけでは、仰るとおり「ひとり相撲」になる可能性もあります。
意識のない人を説得したり論破したりしても苦労するだけで、巻き込んでしまえばいいのだと思います。

やり方はいろいろあるでしょうが、特にお金の問題は、皆を巻き込むのにちょうど良いツールです。
ま、一度お試しあれ。

健闘を祈ります。

　↑　必死の思いがひしと伝わりました。
　　デリケートな部分で爺には書けません。　アリガトウ

爺さん。

>↑　必死の思いがひしと伝わりました。

私ですか？
ちっとも必死じゃありません。
私にとってはもうとっくに終わったことです。

参考になるかならないか。解らないけど、なるかも知れないから書いてるだけです。

そんなのは読んだ人の勝手だと、その程度の思いの書き込みです。

爺さんの参考にも、なると幸いですが。

理事間では、意見交換をメールでしておきます。
実際の理事会までに煮詰めておいて理事会は淡々と顔合わせのような感じで進めてました。
フロントの付け入るすきは与えません。

　＞＞２４さん　　
　　　もち参考になりました。　今後とも宜しくね！

　＞＞スレ主さん
　　　爺も認識あらたに、がんばります。相手は数１０年これだけを考えてきたプロです。
　　　１人でも多くの味方を作りましょう。　

50戸前後のマンションで、管理費と修繕積立金の金額がそれぞれ①管15000円＋修5000円と②管5000円＋修15000円のケースで考えると、30年間に積みあがる修繕積立金の総額は①9000万円、②2億7000万円となります

築後、早い段階で大規模修繕計画明細を管理会社から出してもらっていれば、30年で概算で2億から3億程度の修繕費がかかることがわかります

つまり、早い段階で無駄な管理費を修繕積立金に振り向けることで数十年後に発生する修繕積立金不足は事前に防げるということなのです

こうした対応を怠ると、築浅のまだなんの問題もない段階で、さんざん不必要な点検や修理をされて管理費がかさむ一方で、積立金が底をつき、古くなって、本当に修繕が必要になるときには、公庫あたりから数千万円の借り入れをしなければ、対応できなくなるといったオチになります

最終的には、自分の部屋を売却する際、重要事項説明書に管理組合として借り入れ数千万あるといった、買い手がとってもびびるような記載がなされて大幅に値引かないと買い手がつかないといった結果が待っています

自分の子供に、なんで親のマンションはこんなにも価値が落ちてしまってるんだろうって思われる前に、しっかり自分の資産は守りたいものですね。

>27さん

そのとおりですね。

分譲時の修繕計画が故意に安く見積もってあることを、管理会社は当然に知っているでしょう。
けれど、黙っています。
「住民（組合）の立場に立った業務をします」なんて言ってるにも関わらず、言わない。
そりゃ、言い出しにくいのでしょうね。
特にデベロッパーの子会社だと、デベを悪人にするわけにもいかず、フロントがモロに責められることになりますし。

理事会が気付いてあげるしかありません。

ウチの理事には「デベの詐欺だ！断固戦うべき！」なんて方もいました。
気持ちは解りますが、戦っても利はありません。

戦うふりでもして、上手く管理会社を動かすのが得策ですね。

独立系には本当に要注意！　あくどさは筆舌に尽くしがたい。

27さん、それ内のマンションみたいですね。
管理費の余剰金は300万に達しましたが、見直しなしです。
修繕費に組み入れられました。

デベの修繕計画に無理がないのは専門家に確認済みですが、
デベ系列の管理会社の修繕やりたがりの評判を聞いているだけに意見が出せません。
というのは、横領問題を起こしている管理会社だからです。

管理費を安くし修繕積立金を上げるのが正解とも思うのですが
たまった修繕積立金を持っていかれては元も子も行かないでしょ。
預貯金口座は、管理組合理事名ですが、管理会社の指定銀行に開設され保管されています。

1年目の修繕に対しても、点検は甘く見て見ぬふりで経年劣化として工事できるように仕向けているようです。
点検項目したがって、点検項目リストの開示は一切されません。

マンションは気に入っていますが、1年目の新米理事会だからかすべて管理会社の言いなりで
情報開示も報告も一切されません。
理事会日程の開示も、理事会報告もされません

総会議事録も事実と違うことを記載されています。

３０さん
デベ系らしいですが、情報開示が無い、総会議事録も事実と違う、本当ですか？
その辺のところもっと詳しくお願いします。

＞理事会日程の開示も、理事会報告もされません

秘密会議ですか？
理事は即刻解職すべき理由になりますね。

いろいろ言い分はあるようだが、八割以上は管理組合側がきちっとすればいい話。ようは組合側の能力不足。

組合側がある程度しっかりしないと当然管理会社主導になり無駄金が使われ管理会社が潤う。
これは当然の話。

>29
あくどいという理由が、比較的割安な管理契約の見積もりをだし、リプレイスを受ける一方で大規模修繕等の工事でたくみに高額受注をして修繕積立金をかすめとるということであれば、それは早めに大規模修繕計画を出してもらい工事の１年前から、その工事の必要性と金額水準の妥当性についてしっかり検討すれば、そう簡単には、やられないと思いますよ。
証券マンにしても不動産屋にしても、建設業者にしても、カネを持っててボーっとしてる上客を狙ってるわけですからしっかり目を見開いていれば大丈夫なんじゃないでしょうか。
もちろん、管理費で既に吸い上げられて、修繕積立金がたまってないところは、そもそも誰も寄ってこないですけどね。

>>35
そのとおりですね。
独立系にリプレースするときに、
最低でも大規模修繕計画も同時に出してもらい、
デベ系の管理会社のものと比較してリプレースするといいよ。
そして、何年か後の大規模修繕で修繕計画より金額が上がっていれば要注意。
数年後の輪番の理事達も計画より金額が上がっていたら問題とするでしょうね。

>※理事経験者なら詳細な修繕計画の立案に少しは携わっているはずですが・・・図面見たことあります？


がははっ！図面しか見れない奴、または見れないけど見れるように見せしたい奴に限って、こんな言い草だよね。

図面の前に、スレの流れ読めるようにした方がいい。正しい修繕計画を見直すことまでタダにしろとは誰も言ってない。そもそも変な計画なのを知ってて、その片棒かついでるくせに「見直すなら金払え」と言う。おまえのようなダニだけが叩かれている。

無料で出せないなら、それはそれで良いのでは？
組合としては、あ、そうですか。
で終わる話だから。

独立系で大規模修繕計画を有償で出してもらったけど、年額15万弱でかなり詳細な30年計画出してくれて、住民説明会までやってくれて、結構、役にたったよ。

そりゃあ管理組合としては、有料でも、きちんと算定したもらうにこしたことはありませんよ。

ただ、どの段階で出す計画かということで考え方は分かれると思います。
本トピの場合、築３年目であることが前提なので、現実とかけ離れたものでないかを、まずは確認するべきでしょう。
なので、とりあえずは管理会社に依頼して無料で作ってもらえれば良いかと思います。

その結果を見て、一定の安心感が得られれば良し、信憑性に欠ければ専門家に改めて依頼する。
または、財団法人マンション管理センターの積立金算出サービスでも。
そんな感じで、まずは理事会としての活動を始めれば良いかと。

トピの趣旨に戻りますが、ここで私が修繕計画を持ち出したのは「管理会社主導から理事会主導へ戻す」ネタとして有効だという理由からです。
もしもデベ系の管理会社であれば、修繕計画が杜撰な場合は「知らぬ存ぜぬ、別会社だから」と言い張り辛いですよね。

修繕積立金が不足することが判明すれば、チャンス。この流れなら管理会社も管理費削減に協力せざるを得ないでしょう。
「電気代削減策を出せ。エレベーター保守も警備も保険も設備の点検も見直せ。それでも不足するなら管理委託費を減額だ」と、どんどん指示し、働いてもらえるようになるのです。
修繕計画を持ち出した趣旨はそういうことで、見直しにかかる手間とコストの議論は、また別トピでってことでどうでしょう？

>>38：平理事さん
図面の前に、スレの流れ読めるようにした方がいいっとおっしゃいますが、
私がレスした36：理事経験者さんは
＞独立系にリプレースするときに、
＞最低でも大規模修繕計画も同時に出してもらい、
＞デベ系の管理会社のものと比較してリプレースするといいよ。
管理会社のリプレイスで、なんで大規模修繕計画なんぞを新規で要求するのが最低限の要素になるのか、主導でリプレイス経験者の私にはまったく理解できません。
管理費の長期収支計画ならわかりますが・・・

＞がははっ！図面しか見れない奴、または見れないけど見れるように見せしたい奴に限って、こんな言い草だよね。
こういうふうに相手を中傷したり煽るような方が理事をまっとうにやれるとも思いません。

真面目なレスを邪魔する連中は無視するしかないでしょう。
蹴飛ばしといて前進あるのみです。

独立系だけはヤメタほうがいい！
デベ系で不満があれば、キチンと抗議をすれば説明があるはずです。
少し管理費が高いかもしれないが、安心して相談できて、任せることが出来ます。

スレ主です

入居以来目を通したことのない規約やら委託契約書や長期修繕計画らを読みすすめてきました
なんだかんだいいつつ輪番制の理事会だから・・・となめてかかってました
現理事の中にみなさんのような理事経験者が一人でもいれば随分違うのでしょうが
本気になればなるほどめんどくさいというか　勉強しなければならないことばかりで
焦りと目をつぶってしまいたい気持ちが交錯してます

前期からの引継ぎが終わったばかり　理事間のコミュニケーションも全くとれていない現状で
一理事からどのように働きかけるべきか考えてきたのですが
雑排水管の保守が初年より抜け落ちていたことに気付き、このことをきっかけに保守管理検証と２年後の修繕積立金UPにむけた修繕計画の見直しを提案しようかと思ってます
(検証をどのようにするかが素人には一番の問題ですが・・・・）

理事会主導になるかどうかは　理事一人一人をどこまで巻き込めるかですよね

点検関係は実際なにをやってるのか、現場を確認することが大切ですよ 再委託されてるどこの業者から何人きてなにを何時間やってるのかを確認することがすべてのスタートです

理事役員も一般組合員も素人だけど、自分達が住んでるマンションのことだから他人事ではないはずです。
築３年目ならまだそんなに不具合は出ないと思うけど、これから色々発生してきますよ。

まず理事会役員同士でメールでのやり取りをおすすめします。
会って話すより多少は気兼ねなく意見交換できると思います。

しかし築３年の段階で気づかれたのはラッキーですね。新築ファミリーマンションの管理委託費はたいてい水増しされていて３－４割ディスカウントしても十分利益がでる水準に設定されていて、払っている管理費の５割超が実際には管理会社の利益に消えているというのが現実のようです。加えて大規模修繕計画に出てくる大きな工事の予算設定についても、理事会主導できちっと合い見積もりをとってみれば、あっという間に半額になりますよ。
つまり、マンション全体で年間管理費1000万、年間修繕積立金200万だとした場合、30年のタームで考えると、管理費で500万×30=1億5000万、修繕で200万×30=6000万の半分の3000万　合計1億8000万が無知な理事の方々のおかげで、無駄に消えてしまうということなのです。
築30年のマンションで潤沢な修繕金がたまってエントランスの改修や各種設備に更新がしっかりできるところと、後ろ向きな修繕をする費用もなく公庫から数千万借り入れてそうした工事をする羽目になる悲しいとこがあるのは、まさに管理組合の動きの積み重ねの違いなわけですよ。

一般組合員は、常に問題意識を持って
きちんとチェック、自らも知識を身につけないといけないね

>>48 匿名さん
デベ系管理会社から独立系管理会社に変更すれば安くなるに決まっているが年収700万のフロントから年収400万のフロントへの交代を意味している。
三菱地所、住友不動産から新築マンションを買ったらそのまま系列管理会社に委託するほうが望ましい。管理費の節約など金額的には微々たるもので、安かろう悪かろうの独立系管理会社会社に変更するなら高いマンションを買った意味がないよ。

100戸以上のマンションは人材も豊富なので、輪番制でも数年に一度は必ず複数のいい人に当たり管理組合運営は適正化される。
理事会では一人の意見ではどうにもならず、改革派が複数となるかが最大のポイントになる。
問題なのは30戸程度の小規模マンションである。
人もカネもないのでどうにもならないマンションとはほぼ全てが小規模マンションなのである。
では30戸から100戸のマンションはどうなるか？
これはグレーゾーンであり、グレーゾーンのマンションに住んでいる人は早めに大規模マンション、戸建てに引っ越すか自分で頑張る以外にないだろう。