組合員個人情報、役員輪番だといずれは全員につつぬけ！？

＞新しく組合員になったかたに、緊急連絡先・勤務先・同居者などをききに行きました。（通常は管理会社が代行しますが、ちょっとわけありで）
管理会社が作った書類を、そのまま使っていませんか？
管理会社が作った書類には、不要な項目が一杯あります。
緊急連絡先：　専有部で事故が起きた時など、連絡が必要なことがあります。　必要。
勤務先　　：　不要。
同居者　　：　区分所有者が居住していない場合などは、居住者の代表者の連絡先が必要ですが、全居住者名簿は不要です。
管理会社は、災害時の安全確認に必要などといいますが、管理組合の役目ではありません。　
また、災害時に組合役員や管理会社が住民の安全確認ができるとも思いません。

管理組合は、区分所有者の共有資産を維持管理することが、その役目です。
そのために必要な情報以外は、収集しないようにしましょう。
不要な項目が入った書類は、結局回収率が悪く、役に立ちません。
組合員・居住者の情報は、管理会社のものでなく、管理組合のものです。
作り直しさせましょう。

災害、地域コミュニテイ、福祉などは、それぞれの組織に任せて、管理組合は支援するにとどめた方が無難です。

個人情報の保護方法と閲覧条件は定めておくと安心感を持ってもらえると思います。
役員が全員見る訳ではなく、理事長、副理事長、管理会社ぐらいに留めておけば輪番であっても必要以上に知られることはありません。

１は輪番制（や、つつぬけ）とは関係ないのでは？

>>1 匿名さん
最終的には管理組合が責任を負うことになるが。

管理組合に悪法である個人情報保護法を適用したら
住民同士の交流が希薄になりかえってマイナスであるが。
公開したほうがいいのでは。

住民同士の交流が希薄になると悪徳組合員や
悪徳管理会社の餌食になりやすい。

居住者名簿や災害時要支援者名簿は作っていますね。自分のところの自治体はそれを推奨しています。建物設備の保全という観点からも、反社を入れないという点からも、自分のところは民泊禁止なので、その徹底のためにやっています。大規模災害時には、マンションのような堅牢な建物の住民は原則、在宅避難ですから、助け合いのためにも、その後のスムーズな再建にも必要だと思います。
規約にも定めています。
緊急時以外は見られたくない人には、プライバシー保護シールでも貼ってもらえばいいのではないでしょうか。
以前、一人暮らしの人が部屋の中で倒れたことがあって、住民の連携プレイで救い出し、緊急搬送して命を取り留めました。救急車で、真っ先に聞かれるのは、親戚の連絡先でもなんでもなくて、その人の生年月日とかかりつけの病院です。速やかな病院搬送には、それが必要らしいです。いつもそうでした。
そういった経験から、その手の情報も、是非にと希望する方からは条件付きで預かっていますが、シングルの方等からは喜ばれていますね。
個人情報をあまりに言いすぎると、いざという時に助けられる命も助けられなくなってしまいますよ。建物の維持管理に対する協力もなかなか得られなくなって、管理不全に陥ると思います。
個人情報保護細則も作って、開示の範囲や手続きについて定めておくといいと思います。

管理会社の入居届出書等を確認してみてください。
住民や区分所有者の個人情報を一手に握っています。
個人情報保護法の美名を利用して住民間のトラブル
を増幅させたり、
役員の選任方法にも利用して管理会社に有利に利用
している。
組合員や住民同士の交流を深めることによって悪徳
管理会社や悪徳組合員からマンションを守ることが
出来る。

スレを立てた者です。ここまで8件のコメントをいただきました。ありがとうございます。

ただ、スレ主の意識としては「個人情報管理スレというより、どちらかといえば、輪番制スレ」のつもりです。
個人情報管理に輪番制もからめたコメントをいただければ幸いです。

>>9 理事長さん

輪番であっても公募制であっても、役員は管理規約の則り、総会で承認を受けて役員に就任し、管理組合を代表して業務を履行するわけで、それには名簿の使用が必要な時があるわけです。輪番制の役員だからダメというのは全く意味不明です。

そのクレームを付けてきた人は知らないのでは。管理組合の役員は見てはダメで、管理会社なら管理組合への断りもなく閲覧や無断使用をしていいと思っているのでしょうか。

区分所有者名簿の保有と使用の権限は管理組合にあるということを、先ず、その人に理解していただいたほうがいいと思います。

どういうケースの時に、どのような手続きで、管理組合を代表し誰がどの範囲で使用する、というのを細則で決めておけば安心してもらえるかも。

先ほどは区分所有者名簿とだけうっかり書いてしまいましたが、区分所有者名簿だけでなく居住者名簿も管理組合が整備しておかなければならないものですね。

「いずれは全員が見るので、個人情報が守られない」というのは可笑しな理屈です。
全員が閲覧する必要はないですし、共同の利益のために、個人情報を使用する必要がある場合に、細則に従って使用するわけで、個人情報の使用を全く認めない、となると分譲マンションには賃貸ででも住めません。

マンションの区分所有者、居住者の名簿を管理組合が整備し、保有・使用するのは、当たり前で、賃貸居住者であっても掲載を求められるのは、当然です。

氏名も明かせない人間を住まわせては、万一のことが起きた場合、訴状を送ることさえできないということになります。それでは、管理組合の職責を果たしたとは言えません。

災害の時にも名簿は必要になります。常住者の多寡は関係ないと思います。ウチのマンションでは、常住か不定期居住か、不定期居住の場合、昼間だけとか、月水金とか、月一等も記載してもらっています。

今、行政も、自主防災組織はマンション単位で立ち上げ、マンションを在宅避難場所として運営しろ、というところが殆どです。安否確認もしなければなりませんし、被災後のスムーズな再建にも名簿は絶対に必要です。

余談ですが、管理会社が「個人情報保護」を口実に、名簿を管理組合に渡さない、というトラブルをよく耳にします。

名簿を管理会社に預けっぱなしにしている管理組合が、管理会社の変更（リプレイス）を考えはじめた時に、管理会社が名簿を渡さないとか、区分所有者に勝手に連絡をとるとかだと、リプレイスの妨害と見なされますね。

管理会社に名簿のコピーは渡していますが、名簿の所有権は管理組合にあり、管理会社には名簿を勝手に保有・使用する権限はないですから。

クレームを付けてきた人が、管理会社には渡すが、管理組合には渡せない等と言ってきたら、そういう話をした方がいいと思います。

少し飛躍し過ぎたかな。

＞私は返すことばがありませんでした。

これだと、まるで輪番制役員が個人情報ファイルを代々回し読みしてるみたいな感じですね。

「規約（細則）に基づき、必要な情報は管理組合に提供してください。情報を見ることができるのは役員だけですが、自由に見られるわけではありません。正当な理由に基づき必要な手順を踏んだ場合のみ見ることができます。個人情報に対するセキュリティが適切に講じられていることは、あなたが輪番で役員に就いたときに実感していただけるはずです。」なんて答えてたらどうだったでしょう。

もちろん、個人情報や名簿類に関するルールがきちんと定められ・運用されていることが前提ですが。

輪番制と個人情報の相性が悪いのでしょうね。双方の理解不足であるため、管理側は正しく管理できず提出側は不安になってしまうし、提出側は義務であることを認識できていないと思われます。

管理側全員に理解を求めるのがあるべき姿ですが、現実的ではないため、閲覧者は理事長や一部役員だけとしたり、閲覧履歴を管理するなどの対応はいかがでしょうか。

１２は段落が11ありますが、輪番制に関係あるのは第２段落だけで、ほかの10個の段落は輪番制と関係ないのでは？

14さんの「輪番制と個人情報の相性が悪いのでしょう」に同感。言われてみればその通り。
だからと言って「代案（相性のよい方法）を出せ」と言われると困るのですが……

ちなみに、うちのマンションではいまどき回覧板を使っていますが、そこに、かなりきわどい、すれすれの個人情報が書かれていることがあります。
輪番と個人情報の関係は、それに似ている感じ。

　市役所などで、重大な個人情報を扱う職員が「全住民の輪番制」と言われると抵抗あるけど、それと同じような感じかな。

輪番ならダメで、立候補制で一部の人に見られるのならいい、という意味でもなさそう。
そういう人は、役員が立候補制になったとたん、特定の人に見られるのが嫌だ、と言い出すに違いない。結局、氏名も明かしたくないのだろう。そういう人は分譲マンションはおろか、賃貸住宅にも住めないです。然るべき措置を講ずるしかないよ。

どのような屁理屈を並べられても、規約に従って、必要な個人情報は管理組合に提出してもらわなければならないということしかない。
氏名なども明かさないのであれば、管理組合はその人が組合員かも判断できず、その人が出した総会の議決権行使書も有効か否かも判断できない。

個人情報保護の濫用で、管理組合の健全な運営が危機にさらされます。

入居者届書、区分所有者変更届、登記事項証明書、
売買契約書（写）、賃貸借契約書（写）誓約書、
等々の組合への提出を規約で強制する。
個人の情報を知られたくない人物は当マンション
の住民としてふさわしくない旨を利害関係人に告
知しておく。
この方法を取り入れざるを得なくなった事情は築
7年くらいにして前管理員を首にして新規採用した
管理人から管理会社の坦当抜きに理事長に内密に
居住者の中に相当数の反社会的人物が入居してい
て前管理人や管理会社等と悪徳組合員が共謀して
黙認している旨をの報告を受けた。
臨時総会を開催してこの規約を制定した。
組合員のマンション管理士と新管理人とで宅建業
者等の苦情に対しての応酬を担当させた。
これで悪徳管理会社と悪徳組合員を相手に戦いが
始まった。
特に不動産屋と管理会社の圧力がすごかった。
結論から申し上げると個人情報保護法を盾に相当
数の反社が入居していた。
悪徳不動産屋は商売がしにくくなってほとんど出
入りしなくなった。
住民間のコミュニティー形成のために個人の情報
くらいは組合員全員に名簿等を作成して公開して
おけばこのようなことは防げたと思いました。
理事長いわく訴えるとの苦情も受けたが、どうぞ
と言って弁護士等の手配はすんでいたと言ってい
ます。
敗訴したら場合は組合資金で上級審まで覚悟はし
ていたらしい。誰も訴えてはこなかった。

１.です。
私は、区分所有者変更届・第三者使用届とは別の書類のことだ思っています。
私が団地型マンションの管理員をしているころ、管理会社からこのような個人情報満載の書類を集めるよう指示がありました。
災害時に備えるための書類で、理事会の承認を得ているとのことでしたが、
子供の生年月日、学年、学校の名前などの記入欄があり、女の子を持つ親から記入したくないとの相談を受けました。
理事長に、その旨お伝えしたところ、理事会で検討しなおすことになり、
記入したくない部分は未記入でよいということになりました。
管理に必要な情報（区分所有者・居住者氏名、電話番号、緊急連絡先、外部居住区分所有者住所）は別の書類で提出済みなので、前述の書類は封印して管理事務所に保管し、理事長が理事会の承認を得て、もしくは災害時のみ開封できると規定しました。
その結果、ほぼ100％の回収率で、今も管理事務所のロッカーに保管していますが、開封したことはありません。
このマンションは建物ごとに管理組合があり、フロントも違いますが、別の管理組合では当初計画のとおり配付したため、回収率は30％ほどで、その後どうなったか、私は知りません。