以前90世帯ＭＳで理事をやった時（役員9名）
理事会熱心な組合員から、理事長と書記に議事録作成マニュアルを頂きました。
彼曰く「書記によってフォームがバラバラで酷いので教授している」との事
又「議事録を管理会社に任せると管理会社の都合の良い表現で作るので役員でやるのがベスト」とのご意見
現在小規模ＭＳなので役員数も少なく、書記の役職は無く議事録は
管理会社にお願いしています。
理事会後、管理会社より添付メールで議事録が送られ全役員が内容をチェックし、表現の変更等も指示し承認が得られた時点で印刷を掛け
署名捺印をしています。
特段問題ないと思われますが
役員に余裕があるＭＳも、管理会社に議事録作成を任せても問題ないのではないかなと思っています。
ご意見ある方お聞かせ下さい。
[スレ作成日時]2007-10-16 10:52:00
少ない役員の分担にもよると思いますが、私は書記理事は不可欠だと思っています。
スレ主の言われるとおり、理事会や総会議事録の下案は管理会社に作らせ、理事は校正するのが理想的だと思いますが、
常に管理会社の活動や業務内容は、組合員の代表である理事が監査する必要があると思います。
そして、議事録を含めてあらゆる記録は文書化され保管されるべきものなので、その保管管理（の監査）を書記が担う必要を感じます。
また「紙」をたくさん扱うので作業量的にも他理事より負担が大きいと思うので、独立してあるべきだと思います。
尚、当方のところでは、上記に加えて書記理事が理事会ニュースの素案を作成する業務を分担しており、それも重要と考えています。
当方が考える理事の必要順序は、
理事長−会計−監事−書記−設備−防犯−庶務−防災−広報
です。
マン管センターでは、あまり重要視されていませんが・・・(^^ゝ
http://www.mankan.or.jp/faq/2_19.htm
>理事長−会計−監事−書記−設備−防犯−庶務−防災−広報
すごい組織ですよね！
以前90世帯理事会でも9名の理事の内役職があるのは6名でした。
理事長-副理事長-会計-書記-監事
設備−防犯−防災になるとある程度の知識がないと出来ないのでは？
現在の小規模MSは、役員が4名
理事長-副理事長（自治会班長兼務）-会計-監事、体制です。
書記の余裕は無いのが実情です。
本来ならもう1名役員が多い方が良いとは思うのですが・・・
200戸ですが、議事録の作成手順はそちらと同じです。
表現の仕方って難しいですよね。文章にしたためた時に意図した所からかけ離れてしまうことを最近では、アサヒると言うらしいですが、書き方ひとつで決議が持つ意味合いも随分と変わってしまいます。
長い文章にするとポイントがぼやけてアサヒってくるので、議事録は最低限に絞って、細かい経緯は役員に聞いて下さいで良いと思います。審議が本質であって、議事録は決議の記録ですから、記録に役員の手間を増やすよりは審議に集中すべきです。
私が理事をやった時に
「議事録の作成がなっていない」と、管理組合に熱心な組合員に云われ
何度も書き直しをしていくうちに、未完成の議事録が嵩み
結局書記は後半理事会に出なくなってしまった事件がありました。
残った役員で手分けして議事録を作成しましたが
議事録を管理会社に作らせても、詳細チェックと保管は組合が行うのであれば、私は問題は無いと思います。
逆に役員の成り手がいない組合なら、役員負担を少なくした方が良いと思うのですが・・・
高齢者が多い理事会だとＰＣも使えない人が多いから
書記を引き受けてくれるのは難しい
ＰＣ使えないから管理会社で議事録を作成しても
チェックは、管理会社が印刷-郵送-回覧-チェック-修正だから
時間が掛かるよな〜
理事長・副理事長・書記・監事経験しましたが
書記が一番面倒でした。
又役員になるなら、書記以外かな〜
管理会社がやって頂けるなら助かると思うよ！
書記も理事の一人として発言するにしても
書記をやりながらだと、発言に集中できないから
役員数が少ない組合なら尚更だと思う
>理事会後、管理会社より添付メールで議事録が送られ全役員が内容をチェックし、表現の変更等も指示し承認が得られた時点で印刷を掛け署名捺印をしています 特段問題ないと思われますが
特段問題がないとは思われますが、このことが代々の理事長なり理事に継承されなくて、管理会社に任せる安易な事だけが継承されることが危惧されます。従って、区分所有法、規約に従い理事長が自ら書いて、自信がない場合は、過去の議事録を参考にし、理事会及び署名者2名の協力を得る良い習慣を付けることが必要です。
私どもマンションは理事会12名のうち、書記は2名ですが、2名の意味は、片方が欠席した場合のバックアップですので、1名でもいいとは思います。
また議事録は、管理会社担当者が理事会終了後ワープロ作成するものと、書記がその場で手書きノートするもの（書記2名のうち片方が担当）と2種類を保存してあります。
管理会社作成の議事録は、理事会後１Ｗ後ワープロアップされますので、
理事長、副理事長、書記が確認し、署名して、正本の議事録として保管され、組合員には、掲示板で公開しています。
手書きメモの方は、内部メモで、理事会以外のメンバーには非公開です。問題住民の氏名があったり、対処方法の内容があるから秘密にしてあります。
私は書記で、自分が書いたものと、管理会社が後に作成してくるものと、内容の大事なところの相違を見つけたことはないのですが、やはり管理会社にまかせっきりはよくないと思います。
11さんへ質問
理事会としての正式議事録は、理事長他2名が署名した管理会社作成の議事録になるのでしょうか？
その他書記が作成した
>ワープロ作成するものと、書記がその場で手書きノートするもの（書記2名のうち片方が担当）と2種類を保存してあります
とありましたが、保存資料が膨大にならないでしょうか？
11です。
うちの理事会がたいしたことをやっていないからかもしれないので、お恥ずかしい限りですが、理事会は月1回の2時間程度の会議だけで、分科会とかもないのです。
だから、活発な理事会活動をされている皆様の参考にはならないかもしれませんが、今のところ保存資料は分量は少ないですよ。（個人的には、まずいなと思ってます。話し合いの機会が少なすぎると思いますね）
管理会社作成が正本として保存されています。
管理会社作成といっても、理事長と書記が必ず事前チェックするので、重要事項のモレはないですね。そのチェックを書記が自分でとったメモを元にするのです。
書記のメモは、各会議は交代で、片方の書記が書いているのですが、バインダー1冊だけです。手書きメモなので、理事会を引きついだ時に、後の人が見てもよくわからないかもしれません。議事録は、一般公開されるので、
理事会の議論の過激なところはないのですが、手書きメモの方は、手加減なしという違いがありますね。
13さん早速の回答ありがとうございます。
月一回2時間の理事会は、私の所も同じ程度です。
現在は3期目なのでさほどでは無いですが
以前のＭＳは25期だったので書類の保管も色々と問題となったので
お聞きしました。
詳細が分かる物がある事は良いかもしれません。
書記と会計なら会計が必要？
私のＭＳでは、毎月会計チェックを行っている訳じゃないみたいだし
会計って必要なのかなと思っています。
勿論、決算時のチェックは必要でしょうけど
監事がやれば良いのでは？
それとも会計と監事の2重チェックが必要なんでしたっけ？
必要ないなら会計よりも書記の方が必要性大？
>>15さん
書記と会計のどっちが必要？？って一概に比較できないのですが、
会計には重大な役割があります。
単純ですが重大な「管理組合お金(資金）」の管理（権限）
です。
人数少なければ、担当を重複して担うと思いますけど、会計については理事長を始め権限の高い人ほど、重複してはならないと思います。
（私も性善説派ですけど）トラブルを防ぐためにも必要でしょう。
監事はよく間違えられますけど、会計監査役（だけ）と違うと思いますし、そもそも監査すべき「会計担当」がいなければ監事できません(笑
実業務は管理会社が行っていても、それは管理組合の委託で行われているので主要業務に関する担当理事は必要です。
管理規約に「署名押印する」とか載ってると思います。
かさばるものでもないですし、何年（何十年？）も保管しますから、紙の方がいいと思います。
検索性は電子媒体の方が優れていますから、そちらも保存すると良いでしょう。
（電子媒体のみだと改ざんやうっかり削除や保存形式などの問題があります）
＞議事録って印刷して保管しないといけないのですかね？記憶媒体で保存はまずいのかな？＞
区分所有法（議事録）
第四十二条集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
２ 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
３ 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
４ 第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
５ 第三十三条（規約の保管）の規定は、議事録について準用する。
常識的には、
（理事会の会議及び議事）
第５３条 理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
２ 議事録については、第４９条ー総会の議事録ー（第６項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第３項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。
＞ミスリードではなく、総会規定を準用するのが、
＞常識的とコメントしてます。
＞では、貴方の常識は何でしょう。
そこまで説明しないといけないかなぁ....。
>>21で区分所有法を引用しておいて、>>23では引用元を提示しないで標準管理規約を引用する意図が分からない。
区分所有法においては、理事会は区分所有法に定められた機関ではないため理事会についての記載はない。
標準管理規約では、電磁的方法を利用する場合と利用しない場合が例示してある。
それぞれの一部分を抜粋して「常識的」と括ることは、常識的ではないと思う。
本題に戻ると、電磁的方法をとる事は法的には認められるが、実際の運用は管理規約に基づくべきである。
＞>>21で区分所有法を引用しておいて、>>23では引用元を提示しないで標準管理規約を引用する意図が分からない。区分所有法においては、理事会は区分所有法に定められた機関ではないため理事会についての記載はない。標準管理規約では、電磁的方法を利用する場合と利用しない場合が例示してある。それぞれの一部分を抜粋して「常識的」と括ることは、常識的ではないと思う。本題に戻ると、電磁的方法をとる事は法的には認められるが、実際の運用は管理規約に基づくべきである。＞
「議事録って印刷して保管しないといけないのですかね？記憶媒体で保存はまずいのかな？」
に対して、区分所有法の「書面又は電磁的記録」を紹介しましたが、それに横から貴方が理事会の話だろうとコメントがあったので、理事会であっても総会・集会の規定を準用するのが常識と規約例を記述しました。この時点では「書面又は電磁的方法」は全く関係のないことです。何を一部抜粋したかご覧あれ。
ただこれだけのことにミスリードとの意見は頂けません。挙げ句の果てに、「実際の運用は管理規約に基づくべきである。」とは、当たり前の事で、集会・総会の議事録以外の法人でない管理組合、理事会共に区分所有法に定められたものでないので、規約に基ずくのは当然こことです。
私のマンションでは、女帝と呼ばれる監事がおります。
言語能力に自信があるのか、議事録にはとても細かくうるさい注文を出してきます。
書記さんはいつも泣かされていました。
仕事はほどほどにしないと嫌われてしまいます。
ウチも幹事＝ハンコ係
仕事といえば、収支報告に署名するから自分な名前を間違えないように、一年間自分な名前の練習くらい。
輪番制になる前までは、理事長経験者や理事を2期以上経験した推薦者でしたが、輪番制になってからは理事未経験世帯のしかも代理人。
理事会のカーストの一番下。
書記もは〜？意味ないし。
そもそも議事録は管理会社ですし、書記はメモをとるパフォーマー。
総務の殆どは仕事なし。
自分が理事の時も監事と総務は形だけで、座っていればＯＫでした。
それでも同んなじ任期2年ですからね、ずるいよね。
書記は管理会社が議事録とコミコミ。
監事と書記はいてもいなくてもどーでもいいかんじ。
喋りベタで、座ってるだけ。
意見も芯もなくあんた人間なの？
てレベル。
任期中は声も聞いたことないし、寝てたかも。
今期から輪番制のマンションだけど、輪番一期生は規約も理解出来ない、発言も無く会議にならないと、立候補の留任組がボヤいてました。
書記や監事だけが無能ではなさそうですよ。
無能な理事は必要ですかね？
うちの理事会は書記は2名体制。
役員報酬あり。
ずっと書記が議事録を作成していたが、大規模修繕工事の前あたりに書記が
「専門用語が多くてわからない」
と言い出し、管理会社フロントマンが議事録を作成することになった。
しかし、大規模修繕が終わっても議事録作成は管理会社にやらせ、仕事がないのに書記は2人のままだったので、総会で指摘してやったら元に戻った。
管理会社が作っていたときはフロントマンの多忙を理由に、議事録完成に1ヶ月以上かかる月もあったが、書記に戻って多少は早くなったかな。
書記というより、総務全般込みで委託契約ですがな。
理事長も会議中、『ここは議事録に載せてください。』と当たり前のように担当に言い放ってまっせ！
理事長自ら書記なんて存在、無視してます。
議事録は理事長副理事長の印鑑が必要ですから、都合の悪い議事録は修正修正の繰り返しのすえ、理事長の都合の良い議事録でいっちょ上がり！
半年後に裁判を控えているので、証拠隠しにターイヘン。
印鑑証明付きの印鑑以外は信用してはいけません。
議事録署名人印に印鑑証明添付義務はありません。
拠って、区分所有者に配布されている議事録が
本物かどうかは定かではありません。偽造された
議事録が組合や管理会社に保管されている可能性
もあります。
総会等の議案書と議事録は必ず保管しましょう。
ほとんどの区分所有者は持っていませんよね。？
当マンションは、議事録は配布されませんが、略式の理事会ニュースが掲示板に貼られます。
詳しく知りたい人は、議事録閲覧申請書を提出し、理事長、副理事長立会の元で閲覧できますが、嘘で固めた議事録なら意味がありません。
録音を聞かせてもらうのが一番信用できます。
閲覧申請を慣れない理事が受けた時は戸惑います。
理事会と管理会社か共謀しているのは明らかだが、
証拠の為の閲覧ですから、色々作戦を考えます。
閲欄欄に対する問答。
理事長＝いろいろたくさんの閲覧で何時間かかるかな？
閲覧＝そうですね２～３日くらいは時間を要します。
理事長＝俺、そんなに時間はないしね、
閲覧者＝本当に、お忙しい所御面倒かけます。
※理事長は非常に困った様子
閲覧者＝では、理事長、そこのコピー機で印刷すると
１時間ですみますよ、
理事長＝ああ、その手があるか、そうしよう
是にて、閲覧みたいなめんどい事をさけて、証拠の品を
手に入れました。ばっちりです。バイバイ。
裁判前提のケースなら、代理人立会いのもと、議事録の写真撮影可能ですよ。
議事録が信用できない場合は、理事への証人申請を出せば良い。
理事会が一つ岩とは限らないことは、どこも同じ。
組合を告訴する場合は、組合側には一般的には管理会社の顧問弁護士。
この場合は、実質的には管理会社を相手取る裁判になる。個人には不利。
そこら辺を切り離すには確固たる証拠がいる。私の場合は組合につく
はずの管理会社の顧問弁護士が組合に断ってきた。理事長と監事は退去。
管理会社の担当は規約や法令を知らない専門学校でのフロント。
弁護士もあきれて怒鳴っていた。一流と言われている管理会社であるが。？
大規模修繕工事がらみなど、大きなお金が動く時は色々ある。
理事会とは所詮、密室での机上の空論会なのだから。
声の大きい幹部の数名が気弱で意見ひとつ言えぬその他大勢を言いくるめ、住民のお金を好きなように使い込む。
理事長、副理事長、総務、会計以外は雑魚扱い。
マンションは終の棲家の予定で購入するととんでもないことになる。
築２０年前後で買い替える計画で資金計画をしましょう。ローコスト
マンションで安物は２５年過ぎたころにぼろぼろになる。一番怖い
のは損害保険の値上げ（子酔われないから）に遭遇する。スラム化です。
組合員の資質が悪いと避けられません。共同住宅ですから。
管理組合がマンションの管理のプロを登用して、建物や設備等の管理と
修繕等を適切な価格でできるようにしなければならない。とりあえず、
規約に役員の罰則規定を設定して悪い管理者が登用されない様にする。
役員の罰則設定とは具体的にどのような場合に適用されるのですか？
良い役員と悪い役員の見分け方は？
当マンションの悪い役員の見分け方は、男性の場合、男性の前では無口で女性に偉そう、セクハラ、モラハラあり。
女性の場合、男性の前では作り笑顔や猫なで声で甘える、女性の前ではダメ出しと悪口で偉そう。
各マンションの諸事情により規約等を制定する事です。
まずは貴方が理事に立候補制があるなら立候補して下さい。
セクハラ、パワハラ、モラハラ、媚を売り物の女は品行が
悪いので辞めましょう。言い忘れましたが、
経歴や資格制など、どうでしょうか。それらに見合う
報酬制も制定すれば良いと思います。
25年でスラム化？
うちのマンションは、24年ですがスラム化してませんよ。
管理組合と理事長のレベルは過去、歴代、最悪ですが、300世帯満室御礼です。
25年というと、うちのマンションは来年スラム化ですか？！
マンションに拠ったら様々です。４０年でもしっかりしたマンション
もあります。７年位で漏水事故の連続のマンションもあります。
住んでみないと解りません。あたりさわりはあります。７５さんの
マンションは丈夫なマンションなのでしょう。
何が違うのでしょうね。
給排水管工事を25年ごとに行うとかですか？
別宅のマンションですが、（物置、パーティールーム使用）給排水管工事のコンサルタント会社の調査に入ったよようですが、25年以上のマンションを本宅として住んでいる人の気がしれません。
住みつぶすつもりなんでしょうが、ご愁傷様です。
７７さんのマンションはガスと電気の併用でしょう。
私のマンションはオール電化です。これ以上言うと
マンションの素性がわかりますら控えますが、温水
器の位置によっては、非常に危険でさえあります。
マンションの命とりになりかねません。以上です。
ご理解ください。
このスレは書記って必要ですかね？でした。すれ違いで
申し得訳御座いません。書記を理事がすることは、議題
にも参加して議案を吟味する立場でありますので管理会
社のフロントに書かせて、終了後にチェックする方がベ
ストだと思います。理事＝書記なら別にする事を提案し
ます。
書記が議事録作成するわけではないので必要ありません。
結局は理事長の都合のいいとこどりですから、録音して理事長が作れば良い。
書類を作らせたら管理会社にはかないませんから、初めから管理会社に任せるところも多いですしね。
今時書記って笑える。
書記は総務ですよね。
総務経験者ですが、仕事は何もなく引き継ぎもありませんでした。
月一の理事会は座っているだけで、他の部に比べたらほぼ仕事はゼロで、任期終了、書記なんて仕事ありませんでした。
LINEでOKちゃう？
議事録まとめる手間も省けるし、LINEの画面を見ながら各理事が仲良し住人と会食開いて、喧々諤々討論会して、それ持ち寄って理事らがLINEで打ち込み合う。
ほな書記なんて無意味な生きもん要らんで。
書記どころか、各マンションに応じた役職が必要で、特に理事長は、区分所有法の管理者となることが管理規約で定められています。 標準管理規約改正で、外部専門家の活用がありましたが、とんでもない奴が理事長になると、理事会どころか、管理組合が崩壊します。
それでだめになっているマンションは多いんじゃないですか。中古物件を購入する為
にマンションを見て回るが、エントランス等に、正月の飾り物、七五三の飾り」、等々
が時期ごとに飾られているマンションは嫌煙することにしている。自分の美貌に自信
の内女が厚木証をするようにしか見えないか。エントランス等は清潔に質素であった方
が品がある。飾り物の多いマンションは大体管理組合では無く町内会が幅を利かせてい
る
分譲当時のマンションの品格が時を得ると同時に品格を失っていくマンションは飾り
もので判断すればよい。意外と安くで買えてだらしなく生活はできる。
しかし見かけと違って住んでみると上階の騒音、犬の鳴き声、漏水等に悩ませられる
ことになる。すれ違いですみません。おわり
あー、確かにクリスマスツリーだったか七夕だったか自治会が張り切り出した頃、管理員（現在の管理員も）が文句つけてましたっけ。
20年経った今になって文句の理由がわかりました。
飾れば飾るほど資産価値が下がるのですね。
ほな自治会要らんのんちゃうけ？
理事会で、議案書に、あらかじめ管理会社が、議案書（案）でもいいから、提案していれば、何の問題もなく、飾りつけしたとおもうよ。 重要事項説明書では、議案書（案）の作成は、管理会社の仕事だと思うけど。
東京都江戸川区南葛西５-6-4 |
|
4600万円台～7700万円台（予定） |
|
1LDK+2S（納戸）～4LDK |
|
62.72m2～82.02m2 |
|
総戸数 155戸 |
東京都練馬区大泉学園町２-2297-1他 |
|
5798万円～7498万円 |
|
2LDK+S（納戸）～3LDK |
|
55.04m2～72.33m2 |
|
総戸数 42戸 |
東京都文京区小石川４丁目 |
|
9290万円～1億5990万円※権利金含む |
|
2LDK～4LDK |
|
57.4m2～82.67m2 |
|
総戸数 522戸 |
東京都江戸川区南小岩７丁目 |
|
5600万円台・8200万円台（予定） |
|
2LDK・2LDK+S（納戸） |
|
45.12m2～74.98m2 |
|
総戸数 45戸 |
東京都江戸川区中葛西４-16-1 |
|
6990万円～8390万円 |
|
1LDK+S（納戸）～3LDK |
|
56.35m2～70.62m2 |
|
総戸数 48戸 |
東京都足立区梅島２-17-3ほか |
|
4900万円台～7100万円台（予定） |
|
3LDK |
|
55.92m2～63.18m2 |
|
総戸数 78戸 |
