理事会の議事録、掲示または配布してますか？

議事録や総会説明資料。
総会どころか、理事会の段階で役員が嫌がるウチのマンション、どうなんでしょう。。。

＞法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。＞

議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。
議事録の目的、用途の無知そのものです。
区分所有法では，組合員に対する総会決定事項の通知義務は規定されていないが、組合員には議事録の閲覧権が認められているのは、権利保護としては十分との考え方による。
ただ、総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

現住しているオーナーは、掲示板の張り出すだけでいいのでは？
郵送するのは、現住していないオーナーだけでいい。

現住していないオーナーには、定期的に連絡資料も郵送しているし、議事録も同封するだけ。議事録は、毎月送らなくても、数ヶ月分まとめて郵送すればいい。

>>82
＞議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。

「総会欠席者に対して総会決定事項を通知」する代わりに
「議事録コピーで済まし」ている
　のではないでしょう？

「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。

>>82未経験者さん
＞議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。
議事録で事足りて、さらに有り余るメリットがあるのに、議事録じゃだめな理由が分からん。
理事会の本分は、組合代表としての業務執行。
次点の業務である報告などは合理的に進めて、重要業務である執行、審議に注力すべき。
議事録とは別にお知らせ作っているヒマがあったら相見積もり増やせ、コストカットに目を光らせろ、必要なカネは使え。外野が詳しく知りたいんだったら理事会へ来て傍聴すればいい。

>>82
＞総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。

出席者には通知する必要はないのですか？
私は出席欠席にかかわらず全組合員に同文で通知しますよ。

＞これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

議事録コピーで済ませるとは書いていません。特に周知すべき決議事項については、別途「管理規約改定のお知らせ」、「修繕積立金改定のお知らせ」といった書面を作成して併せて通知しており、何ら手抜きはしておりません。

＞議事録の目的、用途の無知そのものです。
議事録は法定証拠書類であり、作成、保管し、請求があったときに閲覧させるだけで十分だと言いたいようですね。
事実は議事録以上でも以下でもないし、議事録以外に議決の事実を証するものもないし、訴訟が起きれば議事録に基づいて事実認定がなされます。そういう重要なものだからこそ、決議事項のお知らせだけでなく、その証拠たる議事録も配布する意義があるのではないですか。（ただし、個人名や住戸番号は必要がない限り書かないようにしていますし、やむを得ず記載した場合には当該部分を塗りつぶして配布するなどプライバシー保護には配慮しています。）
議事録を付けず結果のみを通知するのでは不信感や不誠実な印象を与えることになりませんかね。

＞「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。＞
議事録以外に、一般の規約では下記の通り情報公開すべきものは沢山あります。更には、理事会の議事録には、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行するものもある。透明性の確保や情報公開の一般の規定は下記の通りで、貴方は議事録を、私は会計帳簿をと各自の希望は多種多様ですから、書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。

（帳票類の作成、保管）
第６４条理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
（規約原本等）
第７２条
２ 規約原本は、理事長が保管し、区分所有者又は利害関係人の書面による請求があったときは、規約原本の閲覧をさせなければならない。

>>87未経験者さんへ
＞書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。
配布の手間だけを考えるとそうなんですが、請求がされている背景まで推し量って考えてみると、一律配布した方が楽な場合も多々ありますよ。
私も理事会議事録くらいは、諸先輩がおっしゃっているように、一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

>一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
議事録が手許にあればと思う事があります。

同じような問題の検討申し出が有った場合
過去の事例を調べられればと思います。
勿論役所の様に総て前例に基きと言う事では無く
過去に許可、不許可を出した場合
それに則らないと、判断基準が曖昧になってしまうような気がします。

＞自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として議事録が手許にあればと思う事があります。同じような問題の検討申し出が有った場合過去の事例を調べられればと思います。＞

それこそ理事になれば理事長管理の議事録はいつでも見れる筈ですし、予算書作成の場合の管理費、修繕積立金などの予備費の予測には過去の実績が必要だったり、合見積書の収集のために過去の関係業者の実績など調べるべき事例は多種多様で、議事録には限りません。

議事録の保管は管理組合が行い
閲覧の申請があった場合、管理組合が指定した日時に閲覧させる事が可能なんですよね？
組合員でも持ち出しは基本的に禁止ですよね？
2〜3年程度の議事録はたいした量ではありませんが
築年数が経ったＭＳの場合膨大な量になりますよね？

やはり理事録で過去事例を調べようと思ったら大変ですよね？
皆さんはどうされていますか？

>>91
管理組合のホームページへ質問を出す。
↓
その当時の関係者などから、回答が寄せられる。
（時期と概要が分かれば、うろ覚え可）
↓
当時の議事録で確認

>>90
無いよりあった方が、数倍便利だという話。
管理組合の書庫丸ごと持ち歩く必要はないが、議事録は貴重な抜粋資料である。

>管理組合のホームページへ質問を出す。
↓
その当時の関係者などから、回答が寄せられる。
（時期と概要が分かれば、うろ覚え可）

ホームページを持っているＭＳであれば良いが！

ホームページがあっても元役員が回答してくれるとは限らないだろう！

やっぱり自分で議事録を全部読み返すしかないだろう！

>回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
>自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
>議事録が手許にあればと思う事があります。

確かに有れば便利
原本を貸し出し、持ち出しする事は好ましくないが
コピーを貸し出しできる体制になっていれば
組合員にとっても役員にとってもメリットがあるとおもうが

>>93
不躾なやつだな。マンション内に知人がいないのは文面から分かるが。
「皆さんはどうされていますか？」って聞かれたから、うちではこうやってるって回答したんだよ。

＞やっぱり自分で議事録を全部読み返すしかないだろう！
>>91の質問読んでる？議事録が膨大で大変だからどうするって話だよ。
議事録読むにしても、どの辺読んでいいか分からないからね。

まずは、マンション内で立ち話したら誰か知ってると思う。
ホームページがなかったらメーリングリスト。
メーリングリストがなかったらエントランスの掲示板。
掲示板がなかったら回覧。
回覧できないんだったら、電話。

最後は議事録で確認する事が大切だよ。

↑
なにイラついているの？

うちのＭＳでは、保管原本のほかに役員分の（3部）コピーを
持ち出し可として保管しています。
新任役員にお渡しし、一読してもらったらお返し頂く
必要になれば、役員、組合員に貸し出しをしています。
但し、外部の方には、閲覧のみで貸し出しはしていません。
返却の心配もありますので！

>>96
そんなにイラついている訳ではないんだが、

原本のほかにコピーがあるマンションであれば良いが！
貸出ししても新任役員が読んでくれるとは限らないだろう！
やっぱり書庫にこもって全部読み返すしかないだろう！

なんて書き方をされたら、どう思う？
とりあえずひとつの話題に別の名前で投稿するのはやめろ。

うちのマンションでは閲覧だけで、掲示板には決まったことだけが一覧表になって貼られます。私としては議事録そのものを掲示してほしいです。なぜなら、総会で何か問題になった事の言い訳をした場合、言い訳が正当になるような辻褄合わせを議事録の過去にさかのぼって書き換える可能性があるからです。上のように思うのは、うちのマンションのように議事録を閲覧しない組合員がほとんどの場合ですが。

>>98

議事録をさかのぼって改竄することは、道義上ありえないのでは？
非営利で、ある意味、善意でやっている理事会で活動している役員の人が、故意に改竄をすることがあるのでしょうか？
なぜそこまで理事会に不信を持つのか、その方が不思議です。

あなたが理事会の活動に疑いの目を向けることに神経を使うより、あなた自身が理事会に歩みよるべきです。あなたも組合員の1人であって、理事会と敵対して意味があるのですか？
あなたが、議事録を毎月閲覧すればいいじゃないですか。

私は、現在、理事会の書記をやっているので、毎回の議事録は、管理会社に下書きしてもらって、理事長、副理事長、そして書記の私の3人が内容をチェックして、毎回署名＆捺印している公式文書です。そんな重要な書類を改竄するとお考えですか？　そんなにモラルのない人間が理事会の役員をやっているとお考えなのでしょうか？

もし、あなたが自分のマンションの住民で、そんなことを理事会に言われたら、もう理事会役員なんか降りさせてもらうよ。そして、書記役割はあなたがやれと言うだろう。

理事会は、毎回のように、一部の住民からのクレーマー的な要求に対して、どうしようかと話し合ったり、管理費の滞納者だとか、共用部を壊した人がいるとか、生活マナー上の問題行動をする住民がいるとか、個人名や住居名が出てくるもの。
議事録は、ありのままを記録すべきだが、掲示や配布を前提にすると、個人名はかけないし、表現も丸めることになるので、逆効果だと思う。

まあまあ、所詮理事をやらないとわからないことですから大目に見てあげましょう。
（やったことがある人ならこんな失礼なこと言えるわけないよ）

>>98
議事録には記載されない細かな点や経緯、ニュアンスも大切ですから、議事録の閲覧だけでは不足です。
理事会を傍聴すべきだと思います。

>言い訳が正当になるような辻褄合わせを議事録の過去にさかのぼって書き換える可能性があるからです。

確かに理事未経験者の発言に思われますね！
議事録を過去に遡って書き換える事は
共犯者が最低役員3名と管理会社を巻き込まないと実現できない事ですよね？
営利目的でなく、上下関係の無い管理組合役員がそこまでして改竄をする可能性は低いでしょうね！

私は前期まで役員を務めていました。
今は、いち組合員ですが又依頼があれば役員を引き受けるつもりで
現在、議事録を添付メールで頂いています。
勿論閲覧も出来ますが、手許にあればいつでも理事会の流れが把握できるので、議事録作成をしている管理会社に現役理事に送るついでに
送ってもらっています。
現役理事から相談があった時も、流れを把握していればアドバイスもしやすいので！

>>103

大賛成。ふだんは無関心なのに、総会の時だけ、クレーマーや総会屋のように質問するのは迷惑だから、定例の理事会に出席してもらって結構だよ。
発言してもらってもいいよ。適当に仕切るから。

＞　１０５
たしかにクレーマーに定例理事会を傍聴させるのも一手ですね。
ですが、うちのマンションの場合は傍聴させたがために失敗したことがあったようです。

適当に仕切る・・・・・・・
よほどディベート力に自身のある方とお見受けしますが。
殺し文句とか教えていただけませんか？

理事会を傍聴させたのが失敗とは、理事会側に問題でも？

＞皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？
→簡易版を広報誌に掲載して配付してます。
　正式版は管理事務室に保管し閲覧要求があったときは理事長許可で閲覧可能です。

＞理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？
→わたしの個人的な考えですが、個人情報や業者情報などの機密事項が含まれる場合があるので掲示や配付時は配慮したほうがいいと思います。正式版としてはなるべく具体的に書いたものを正式版として保管（電子文書化）し請求があったときは閲覧可能として運用するのがいいのではないでしょうか。

私の経験には無かった事なので、後学のために教えて下さい。
議事録には載せるが、区分所有者には公開しない情報ってどんな事ですか？

＞個人（組合員や居住者）のプライバシーにあたるものなどは、積極的に掲示や配布はしないという意味です。
→そのとおりです。
　滞納者氏名、滞納額、訴訟金額、業者名、見積り金額、などが該当すると思います。
　でも理事会の継続性を維持するには、理事内では正式議事録に情報として書いておかないとあとで困るでしょう。

＞１０７
＞理事会を傍聴させたのが失敗とは、理事会側に問題でも？

内容がスレッドの主旨と違うので簡単に。
前任理事長から聞いた話では、
クレーマーに傍聴させても要望書でさらにクレームをつけてくる。
ディベート能力が理事長と同等で他の役員では歯が立たない。
役員内に彼のシンパが２人潜んでいた、で内々の情報流出。
理事長の制止無視で意見陳述し、
声の大きい者の勝ちとばかりに意見誘導。
議決権ないのに多数決で挙手！　←　ア○丸出しですが。

私が役員になる前に傍聴者排除をしてもらえたのでその後は静かな理事会会合です。が、クレーマーからの要望書はたくさん来ます。

３月の総会でまた騒がれるかと思うと気が重いです。

申し訳ありません。レスになってませんね。

前任理事長からの話で、
理事長や役員の一挙手一投足まで詳細に記録され、
あの時の○○理事の発言は問題だ、
××役員の理事会中の態度が不遜で横柄だ、
とか、どうでもいい内容を要望書で出してくる。
理事会内で出た個人情報がいつの間にか周知の事実になっていた。

喧しいから出席させたら、さらに喧しくなった、と当時の理事長はこぼしてました。

>殺し文句とか教えていただけませんか？

ご意見として承りました。時間の関係がございますので、次の事案に話を進めたいと思います。（クレーマーの意見は最終的に完全無視）

>>110,>>111
ありがとうございます。
ちなみに私の所では、

滞納者
氏名は原則として公開します。
（不正は未然に防ぐ観点から、未収金の内訳がブラックボックスだと会計の透明性が確保できません。役員の方には失礼ですが、役員の不正もできないような仕組みであるべきです。）
議事録へは決定した対処を記載（氏名は必要な場合のみ）
議事録とは別に会計報告へ未収債権の詳細を記載

業者
相見積もりの業者数、審議内容（論点）と決定業者のみ記載。
見積もり内容などは、議事録とは別資料として保管します。

みなさんの所とは議事録の記載内容が異なるようでした。
議事録は公開を前提として作られています。

>殺し文句とか教えていただけませんか？
（発言者へ）貴重なご意見ありがとうございました。
（議決権者へ）みなさまの賛否の参考にして下さい。

激しい発言者には、この後もいろいろとありますが、基本的には臨機応変が大切です。

手前味噌ですが、クレーマーへの応対はどちらかというと上手な部類に入っていたらしいです。

心配になってうちのマンションの議事録を閲覧しました。
現役理事のときは、書記からメールで議事録をもらっていたので閲覧
したのは初めてでした。　そこで気がついたことは理事３名の署名、捺印
がどの議事録にも全くされていなかったことです。まだ新築２年になる前
のマンションなので、今のうちに直しておけばクレーマーにもうっかりし
ていたと言い訳できますよね？（私が理事だった期間の議事録もあるので..）

＞今のうちに直しておけばクレーマーにもうっかりし
＞ていたと言い訳できますよね？
できません。
一般の方には通じますが、それが許せないのがクレーマーです。
出来るだけ早く署名しましょうね。

＞一般の方には通じますが、それが許せないのがクレーマーです。

・・・って、なんかおかしいですよ。感覚が。

署名も忘れるような杜撰な人たちに文句をつけるのは　当然のことで
それを「クレーマー」扱いするのは
すでに理事会という特殊な立場に慣れて、
普通の感覚がマヒしてると思いますよ。

いわば、お役人の感覚ですかね。

単なる馴れ合い、っていうか、なんだか傲慢だと思いますよ。　


おそらく社会保険庁などで　あれこれやらかした人々たちも
「そんなことをうるさく言うのは　クレーマーだけ」って思ってたのかもしれません。

>いわば、お役人の感覚ですかね。

単なる馴れ合い、っていうか、なんだか傲慢だと思いますよ。


このように感じたことが私もありました。意見する組合員をすぐにクレーマー扱いする前に、理事
達はまず、なんでこのように意見されるのかを考えることも大事だと思います。

>>署名も忘れるような杜撰な人たちに文句をつけるのは　当然のことで

文句をつけることが当然という方も感覚が変ですよ。批判するのではなく、提案したほうがいい。
理事会も素人だし、悪意がある話でない。気がついた時点で署名と捺印をすればいい。
改竄とか、もし悪意があれば、3人が口裏をあわせればできてしまうし、そんなに性悪説にたつのも
どうかな？

権限や予算を握る役人と、理事会とは全然違うと思うよ。役人は身分保障があるが、理事会役員は、
問題があればリコールされるし、長期間やることもないし、権力もない。

＞署名も忘れるような杜撰な人たちに


こういう言い方が悪意を感じる。素人で理事会仕事に慣れていないだけなのに、杜撰呼ばわりされては、個人の時間を割いて理事会活動をしてくれた理事達が気の毒すぎる。

あなたが、同じ管理組合員で、知識があるなら、不慣れな理事達を助けてあげることぐらいしなよ。
文句をつけるだけの人をクレーマーと呼んでしまう気持ちはよくわかる。
利権を守る役人根性とは違うと思うよ。理事会役員に、利権などないから。

私のクレーマー発言が誤解を受けているようですが、
どんなクレーマーでも、正しい事に対してクレームはしません。落ち度に対してクレームをするのであるが、その要求と落ち度が一般常識的に妥当なでないものをクレーマーといいます。

署名は無いが、何も問題が起きておらず、自身で気がついたなら、謝って署名すれば済みます。
役員以外でも気がついたら署名がされていないと是正を求めれば済む事です。
それを、杜撰だとか「文句をつけるのが当然」などと罵るからクレーマーなんです。

そのクレーマーは、自分は議事録を閲覧して是正を求めたことでもあるのかと言いたいのです。
（ミスを指摘したにも関わらず、是正されないなら「馴れ合いや傲慢」といった事にもつながっても止むを得ないと思います。）

「文句をつけるのが当然」と言う前に、「正しい方向に導く」のが当然なのです。

私も１２３さんと全く同じ意見です。

理事会に意見や提案をするのと、クレームをつけるのとは、大きな差があると思います。

クレーマーと呼ばれる人達には、彼らなりの主張ポイントがありクレームの根拠もはっきりしているものでしょうが、買い手と売り手、顧客と企業という間なら、利害関係もあるし、時としてクレーマーになることもわかるけど、管理組合内で、理事会　対　組合員で言い争いするのはやめてほしいね。利害関係にないでしょ。立場は一緒ですよ。

＞署名も忘れるような杜撰な人たちに

杜撰＝ずさん；やりかたがいいかげんであること。　　　　こりゃちょっと言い過ぎですよ。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　（何て読むか分からなかったので、今調べてわかった。）

うーん。
でもここにいる人は　理事やったことがある人が中心なんでしょ？

だから　「身内に甘い」だけに見える。

理事は大変なんだから！　とかばいあってるだけ。

>>126

実際、大変だし、今は管理組合員でも、何年間かしたら、自分も理事になることもあるわけで、
組合員も理事も立場は一緒。

身内に甘いとかいう発言をするあなたは、理事が身内じゃない、他人事と考えているから
変なんだ。もっと自分事として考えなよ。
管理組合員と理事会というのは同じ土俵にいるわけだよ。

上司と部下、社員と経営者、役人と住民、顧客とお店のような利害関係じゃないよ。
もっと水平的な関係だろ。

逆に、やたら「理事会を敵視」するのも困ったものです。

今回は「署名忘れ」ですが、「気が付いたら治す！以降は気を付ける！」というのが、身内に甘いと言われても・・・

＞理事は大変なんだから！　とかばいあってるだけ。
困りましたね．．．非難されても126さんに説明する言葉が見つかりません。
理事でない役員に「監事」があります。126さんには適任かもしれませんよ。

＞理事は大変なんだから！　とかばいあってるだけ。
大変だがそれを主張しているつもりはない。是々非々で悪い点は直していくべき。

役員とは、組合員の当番。
掃除当番という当番があって、掃除が終わったら名前を書くことになっていたとする。

誰もそれを知らなくて、気がついた当番の人が「知りませんでした、ごめんなさい。今から書きます」と言って書いたら良いだろう。
それを「名前も書かないなんて杜撰だ。」とは言い過ぎでしょ、だって掃除は終わってるんだから。

掃除をしていないのに、名前を書いていたら「杜撰」ですね。

逆に「掃除が終わったら、名前を書くんだよ」って教えても「掃除当番はみんな忙しんだよ、そんなこといいんだよどうだって」言うのならそれは確かに馴れ合いが過ぎるのかもしれません。

名前を書くことを知っているのに、教えてあげなかった人が突然「○○さんは名前を書いていない、なんて杜撰な当番なんだ。」って言い始めたらその人の神経が疑われるのは当然です。

「理事会を敵視」する人は、そういうないと思うけど、たまにそんな風に感じでしまうことがあるね。怒りの矛先が、管理会社や不動産会社なのに、理事会にぶつける人がいる。

理事会が管理会社と癒着してしまうことがないとは言えないけど、本来、組合員と理事会は協力しあって、外部の会社と交渉するわけなので、理事会を自分達のしもべみたいに使うのはやめてほしいな。