理事会の議事録、掲示または配布してますか？

理事会活動の周知からすれば、掲示や回覧が必要でしょうけど
組合員が、住居していない場合は、議事録を郵送で送るべきですか？
居住していない住民が多くなった場合のコピー・郵送費用負担は？

>>21さん
管理組合及びその理事会は「区分所有者」の団体なので、外部オーナーへも重要な通知は届けるのが基本だと思います。

どなたが突っ込んできそうですが、実生活環境の通知までを全て外部オーナーへ届ける必要はないと思ってます。＜実際にそうしてます。

コピー代や郵送料などは、理事会運営通信費として居室単位に区別はしていられないと思います。（うちは戸数が多いので絶対区別は無理！）

22さんに質問します

総会で大規模修繕が可決されました。
外壁塗装の色は、総会後にアンケート調査により決めるとの事でしたが
非居住組合員には、アンケートを実施が無かったのです。
この場合は、アンケートまで郵送する必要は無いのでしょうか？
そこまでやったら、切がないですかね？
因みに、非居住組合員は、全体の3割です。

それは「絶対に送るべきもの」の１つだと思いますよ。
３割の組合員へ送らなかったのは、非常にまずいと思います。

22さん
やっぱりアンケートも送ってもらうべきですか！
外壁の色に関しては、大きな違いも無く、現在の色に近い色に決まったようですが、過程が分からず懇意にしていた管理人さんに聞いた所
アンケート実施をされていたとの事でした。
実際、色に関してアンケートで伝えるのは難しく
色のサンプルをエントランスに展示していたようです。
私の場合住まいが近かったので、サンプルを見てアンケートに応えたかったと・・・

＞居住していない住民が多くなった場合のコピー・郵送費用負担は？

北九州の管理組合で役員手当の財源とするために、管理料の名目で、不在区分所有者からは毎月３千円、居住区分所有者からは千円を徴収することとしたために裁判となったが、裁判所では、不在区分所有者と居住区分所有者との間で月に２千円の差をつけることは不合理ではないとして、管理組合勝訴の判決を言い渡した。
　区分所有法では、管理費等の負担は専有部分の持分割合で決めることを原則としているが、不在区分所有者は、郵便料、電話料など特別な費用も発生する。北九州の判例のように不在区分所有者の管理費等を、合理的に説明がつく範囲で割高に設定することは有効である。

26さん
アンケートは送っていないそうです。
郵送関係は、管理人さんがやられております。
懇意にしていた管理人さんに確認しましたので間違いありません。
因みに議事録等はちゃんと送られています。

毎回議事録は加各戸に配布しています。
アンケートなどもあれば一緒に作成して届けていますよ。

＞毎回議事録は加各戸に配布しています。＞

コピーでしょうが、役員の単なる面倒臭いとか手抜きの結果でしょう。
総会に出席できなかった組合員の為には、議決された計画修繕の実施計画や管理費等の変更などは、議事録に基ずく理事長名の「実施計画・変更通知」などが必要ですし、滞納、共同利益阻害などで、区分所有法に基ずく総会での訴訟議案とこれに対する当該者の弁明開陳の議事録は、プライバシー保護からそう簡単には取り扱えません。議事録は法定の証拠書類で、閲覧のみで内容次第でコピー禁止が常識です。

理事会への傍聴は自由でいいと思いますし、議事録の閲覧は、組合員の請求があればいつでも応じるべきですが、閲覧の方法と場所は、理事会側の判断できめることになっています。当然、コピーは禁止です。

理事会では、管理費未納者以外にも、問題行動を起こしている住民のことが毎回話題になっていますので、議事内容そのものを掲示したり、配布するのは、
プライバシー上も問題があります。

うちのマンションでは、個人名などはふせた形で議事内容おまとめを管理会社が作成し、（理事長と書記がチェック）
理事会からのお知らせとして掲示し、理事会の内容のお知らせをしています。
個人のプライバシーを削除しても、議論の内容の9割は記述されているので、
理事会で何を話していたかは伝わっていると思います。

本来の議事録（理事会の発言をそのまま収録したもの）書記が作成しています。

議事録が各戸に配布されていると書いているのは、議事内容の要旨のことだと思います。

管理費滞納者や問題行動を起こした住民や不平不満をいう住民の個人名を出しているとはおもえませんね。本来の議事録は、それらがすべて記録されてますから。

素朴な感想です
みなさんの(世間の？）MSでは、意識が高いですね。
私のMSでは今まで議事録さえありませんでした。
理事会がいつ開かれているのかもわかりませんでした。
○○をやる、という実働部分では一生懸命やっておられたようですが、手続き部分というのでしょうか、透明性（情報公開）公平性（情報共有）のための文書配布とか、責任明確化・検証可能性のための文書作成とか、、、、そういう部分の意識はなかったようです。
現代管理組合では当然なんですね・・・。

>このスレに辿りついた理事は、少なくとも「意識」は高い部類だと思います。

同感！
意見の相違が有る場合もありますが、意識の高い方々が集まっているのは
正直、意見のぶつかり合いの少ない理事会よりも有意義に思えます。

>>34
現実はそうなのですか・・・。
私も「MSというもの」を自覚するまでは、典型的な無関心住民でしたから^^;
意識の部分は難しいですね。

＞だって、そもそも管理組合の内容って、普通の一般人にはなじまぬ内容ばかりでしょう？
そうですね〜〜〜。
○号室の○○さんがどうのとか駐車場をどうするとかいう話^^;もなじまないですが、そういう実務になじんでも、さらに、（例えばですが、）「透明性を高めるには」とかいう抽象的な話や「MSに対する国の方針」とかいう議論をするのはまったく馴染まない団体ではないかと思います。

役員会で意識部分での確認ができてないまま、議事録つくったり理事会傍聴制にしたりしましたが機能してません。無駄な作業・無駄な紙・無駄な時間という感じですな〜。
議事録配布も考えましたがカラ周りしそうなんで、まだ先の話でしょうか。。。

>>36
議事録作成はとっても大切なので、ぜひ頑張ってください。

全国にもたくさんの理事が悩みながらも議事録作ってます。
管理会社の尻叩いて、議事録素案も作ってもらっては？

私もいろいろ理事会や管理会社に提案提示してますけど、半分以上はカラ回りです(笑

議事録は請求されたら見せる義務はありますが
配布や回覧の義務は無いんですよね！？

でも理事会活動を理解してもらう為には、広報の一環として
議事録を配布又は回覧をして理事会活動を理解してもらい
理事会の重要性を認識してもらう必要があると思います。

これが居住以外の区分所有者にも議事録を送付する事によって
総会が不成立する事もなくなるのではないでしょうか？

>>37=34さん
管理会社の事務処理能力が低いので・・・
これがかなりネックです。自分でやっちまえになってしまう。

正直、自分ももちろんですが素人集団（しかも赤の他人同士！）にビル一棟の長期経営はかなり困難だろうと思います。
ペット飼うの飼わないの話し合うまでで精一杯です。
マンション管理士とか管理会社の適正化とかいろいろ整備されつつあるようですが・・・今度の理事会には間に合いません^^）

>>38さん
ほんとそうですね。
その前に役員一同がやる気になるかどうかです・・・

すみません、ちょっと後ろ向きですが、頑張ります！(カラ元気^^）

39さん
>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

他社の委託見積を見せれば、すぐ営業が飛んできて、ましな管理人or担当に替えますよ。