管理組合員とプライバシー

私のMSでは、管理会社に名簿作成をお願いしています。
管理組合で必要と思われる時、駐車場使用名簿やバイク置場名簿作成時に
必要な要項のみ抽出してもらい必要に応じて配布しています。
基本は管理会社に任せる事によって、管理リスクを少なくしています。
ま〜殆ど名簿を作ったり、配布する様な事例は少ないです。

機械式駐車場でトラブルが何度かあったので
名簿を作ろうかアンケートを取った結果
（それだけのアンケートではありませんが）
やはり、名簿を作る事に反対する人が2割居ました。
同じＭＳなので名簿を作らなくてもそのうちに誰がどの車でって
分かると思うんだけど、何故そこまでして伏せたいのか
疑問です。

＞何故そこまでして伏せたいのか疑問です。＞
区分所有者の名簿は、登記所からの資料で作ることが出来ますが、それ以外の名簿はその目的が、有れば便利程度のものでしょう。逆に、貴方が名前を伏せるのが疑問に感じると同様に、何故貴方が名簿に固執するのか疑問です。駐車場は契約であればその資料から聞かなくとも分かる筈ですし、契約でなくとも場所決めをした時に、少なくとも駐車場所と車ナンバーか居住番号のリストは作った筈です。それなのに、わざわざ思いつきで名簿を作る意図に疑問を持ちます。固定電話番号帳、各種の住所録に名前、ましてや家族構成などを書きたがらない、いや、理由もないものに書くべきではないのが常識です。

＞駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だがどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが大規模住宅では求められると思います。＞

契約書を集計すれば分かる事。分からない場合は、契約書の不備に過ぎません。

意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！
最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！
細則によっては、区分所有者名義の車のみと書かれているのも有るので
厳格に言うとこれも契約違反であり、契約書の不備！？になるでしょうね！

＞意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！＞
車くらいなら、たいした問題ではありませんが、途中から代わって入居し、区分所有者と称して総会決議に参加し、登記簿でしらべたら区分所有者ではなく、建替え総会決議が無効になった例さえありました。古いマンションの人的変動届けは、規約で規定し実効を上げる必要があります。

話を蒸返しますが...

>最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ち
>ましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を作成する
>ことになりました。

管理組合として居住者名簿を作成する必要はないのでは？
（ここで組合業務か自治会かの論争をするつもりはないのですが（笑））
また、組合員名簿の改版は、管理組合として必要な仕事ですが、
一般的には管理会社なりの業務委託の範囲なのではないでしょうか？

皆さんのマンションでは、居住者名簿・組合員名簿って各戸に配布
しているのですか？理事会なり、管理会社で管理できていれば
よいのではないのでしょうか？

個人的には、自分の勤務先・電話番号・家族構成などを全住民なり
全組合員に知らせる必要性もわからないです。組合から委託されて
いる管理会社が厳重に管理していれば良いと思うのですが...

駐車場トラブルにしても、リストを作って配布しなくて管理員なり
管理会社に問い合わせ（ないし依頼）すれば良いのでは？
　
なぜ、そんなに名簿を配布したがるのか理解できません。

>>58さん
どなたも「名簿を配布」とは言及されていないと思います。

>50

すいません　前の話と一部話が錯綜してしまいました。

普通、管理会社（組合業務の委託先として）で組合員（部屋番号）と
紐付けで駐車場契約とか押さえていると思うのですが、何を問題視
しているのですか？

大規模なら、24H＊365日有人管理ですよね？守秘義務の元、管理会社が
管理していれば、一般組合員が、別に閲覧することないと思うのですが...

一般組合員の閲覧についても、現時点では話題になっていません(^^

うちの管理会社の場合、当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理しているのですが、管理員はそれらに触れることはできません。
手書きの居住者リストを参照しているだけです。
駐車場の契約者はどう検索してるのか？いまいち実務不明ですが、契約書原本を一生懸命見てるような気がします。
館内は設備も含めＬＡＮ化されているので、やろうと思えば管理スタッフが紙に印刷しなくても各情報を共有することも可能なのですが、管理会社内でも異常な漏洩・悪用対策がされているようです。

漏洩や悪用は反対ですが、あまりにも過剰な反応で管理業務が非効率的になっているのが気になります。

>駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だ>がどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが>大規模住宅では求められると思います。

直ぐに「誰が」判別できる必要があるのでしょうか？　主語がないので
一般組合員かと思いました。

うちのマンションの管理会社もそうですが、管理会社は個人情報保護法で
いう「個人情報取扱事業者」になってしまうのでは？だから、向こうもか
なりナーバスなのだと思いますよ。

管理会社としては雇った管理人がよからぬことをしたら、1件あたり
＠20,000円前後の慰謝料と、社会的な信用を失いますからリスク管理に
必死ですよ。

>当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理している
>のですが、管理員はそれらに触れることはできません。

では、誰が触わること可能なＤＢなのでしょうか？Local Area Network化しているから印刷可能？IT屋でセキュリティコンサルをしていますが、おっしゃっ
ていることがわかりません。

別にスタンドアローンで充分だろうし、印刷する必要もないのでは？
世はペーパレスの方向ですし、なんか必要性が伝わらないのですが...

細切れの情報でよく理解できないのですが...

■部屋№　区分所有者名　個人情報　付帯契約情報　などがＤＢ化された
　ものが館内にあるのでしょうか？（あるのに見れないとも読み取れま
　す）
　
■管理会社（管理人）経由での対応で満足していないのでしょうか？
　
■誰が使うために、再リスト化したいのでしょうか？
　管理人が早見表として作る・作らないの判断を、組合（理事会）側で
　指示しなければならないということでしょうか？

管理会社の対応が悪いなら管理会社に改善要求すれば良い話で、
目的別名簿の作成なんて、組合側で検討する必要ないのでは？

・どこの部屋の区分所有者がだれだかわからなかったりするのは困る。
・区分所有者が投資用に買って賃貸ししている部屋に誰が済んでいるのかわからないのもこまる。
・高齢者が一人で住んでいる部屋があるが、万が一のとき、氏名・年齢・連絡先などがわからない　と困る。
・駐車場は区分所有者でないと使用できない規則になっている。したがって区分所有者か占有者か
　区別するために組合員および入居者名簿がないと困る。
・自転車置場の使用も入居者に限るという規則になっている。
・防犯上も誰が住んでいるのかわからないと困る。
・管理会社は名簿を持っているが、組合に教えてくれない。
　
　いろんな理由から、組合員名簿だけでなく、家族名簿も占有者名簿も組合用のものが必要である。長年、理事長や理事をしていきた経験から言える。何かと言うと個人情報保護とかプライバシーとか言う人たちは無責任である。名前はマンションでも、江戸時代の長屋と同じと考えるべきである。集合住宅には個人情報など制限されて当然である。

管理組合は個人情報保護関連法の対象ではないはずだけど、
組合員名簿や居住者名簿は、マンションの維持管理に不可欠だと思うので、正しい情報として更新維持する責任もあるはずだ。

注)不可欠の理由：組合員の氏名や住所が正しくないと総会案内も出せないし、居住者名簿がないとどうやって不正侵入者と区別するわけ？？

関連法だけに拘れば、防犯カメラの撮影や記録の保管や廃棄まで、規則作って管理しないといけなくなるし．．．．
管理会社に名簿の保管維持管理をさせても、それは管理組合の委託で行うわけだから、責任の押し付けは難しいだろう。

違うかな？＞名簿不用論の方々

65・66さんの言われる通りだと思います。ところが、理事会ではじめの9年前に作った名簿（組合員・同居家族・賃貸者を含む）を更新しなくてはと思い、理事会にかけても理事や監事の中から
反対者が出るのだからどうにもしたかがない。今の若い人たちの考えは理解できない。
これからの時代のマンション管理が心配です。
理事だといっても、マンション法も適正化法も管理委託契約も肝心の管理規約も細則も読んだことのないのが、自分の好みの感覚だけで発言するから、説得するのに苦労する。
これらのものを理事と監事は読むようにマンション法で義務づけてほしい。罰則もつけてほしい。
だんだん、マンションに住む人が増えてくるのに、どうなるのだろう。

>>68さん
私のところのマンションでは、役員選任細則で、まず役員改選期の前に立候補者を募り、それで役員定数に不足したら、不足数だけ輪番制で役員をしてもらうことになっています。これは機会の平等性ということを考えて決めたものです。現在はこれでなんとか理事会が機能しています。

私は第1回目のマンション管理士制度試験の合格者です。新築時の9年前に売主の系列管理会社だったのを、その2年後に今の独立系の管理会社に変更しました。大手のＧ社ですが、フロントマンがコロコロ変わり、事務引継ぎもろくに出来ていなく、まったく関係ない業種から管理会社に入ってきたのが入社早々フロントマンになってくるのですから、たまったものではありませんでした。
散々文句を言うものですから、今では会社に電話して私の名前を言うと、受付の女の子が電話の向こうで緊張しているのがわかります。
毎年7月末が契約更新ですから、今年は他社に変えると今から「おどし」しています。
今、検討されている「新管理者方式」なども、私は「管理会社による管理組合の囲い込み運動」だと言ってセミナーなどで反対しています。

最初に管理会社が作成した合員名簿時点でネットに流れてます。

普通は管理会社が業務として区分所有者を把握しておきます。区分所有者全員の正しい登録が無いと組合員登録者が有資格者かどうかが分かりません。これはマンションを購入した区分所有者の義務です。登録義務が無ければ、規約で定められていなくても、区分所有者でない配偶者が役員に立候補して理事長になっても無資格者であることが誰にも分かりません。豊島区では賃借人など居住者全員の登録を義務付けています。違反者へは罰金が科せられます。登録は防犯、防災の面からも必要な責務です。

区分所有者でなくても、役員になれますよ。
ただ、総会の出席は区分所有者ですけど…
今は何処でも女性の声を尊重する時代ですから仕方のないことなのかもしれません。

>今は何処でも女性の声を尊重する時代ですから仕方のないことなのかもしれません。

無知ですね。それは貴方の家庭内のことで管理組合はあくまで区分所有者に限られます。
これからは専有部分の所有者は夫婦共有にするか女房にするかは自由です。
これもせずに何が尊重ですか管理組合に甘えている醜い姿です。

うちも理事会には区分所有者の代理の方が半数ほど出席している様子。
ということは、うちのマンションの管理組合も醜いのかなかな？
総会も代理理事が半数くらい出席していましたよ。
やっぱり特殊なマンション。。。

つづき
女性が強くなってきているのでしょうかね
何処も同んなじ 男はつらいよ 区分所有者よりも、代理人の方に発言権があるのよね〜

プライベートについて規約に定めたらどう?

第○条 (役員の誠実義務等)
第○項 役員は、任期中知り得た区分所有者及び占有者のプライバシーに係わる事項を 、任期中はもちろん、任期が終了しても他にもらしてはならない。

http://www.fukukan.net/agreement.pdf
リンク先の第37条。

規約に入れても守らない理事はおろか、管理員やフロント係がペラペラ喋ります。

>うちも理事会には区分所有者の代理の方が半数ほど出席している様子。

規約を読みなさいよ。
従来は選ばれた役職員なのだから代理権は認められていなかったが、
最近は老齢化が原因で理事会といえども代理人の制限を設けて総会同様に代理出席を認める規約になっている。

＞プライベートについて規約に定めたらどう?

程度が低いねー。ドロボーは辞めなさいを規約に決めるのと一緒です。

＞＞79
ペラペラと他人のプライバシーを喋る本人に聞いたら
恐らくはドロボーと同じ悪いことだとは思っていないと言うんじゃないかな。

仕事とはいえ、人間ですから感情に任せて喋るのでしょうね。
それにしてもそのマンションの程度は低い。
管理組合は何にもしないの？
クレーム出てるだろうに。

お宅のマンションで専属の清掃員が清掃していて、

管理人は清掃しないマンションでしたら、

管理人の、主な業務は、お宅のマンションの、

情報収集が、主な業務です。

小型のマンションで、管理人が清掃をしていても、

主な業務は、やはりマンションの情報収集です。

マンションの住民、又は購入予定者は、

管理の実態の知識を、身に付けて下さい。

貴方のマンションの事は、一番管理人が知っています。

管理人の本当の、仕事ぶりを見抜きましょう。

情報収集の目的は何ですか。

以前、住んでいたマンションんには常にフロントに女性のフロント係りが居ました。
何時もというわけではありませんが、そこに暇そうな主婦がたむろして居て、住民が通るたびに噂話をしたり、挨拶が欲しいのか床を靴底で、コンコンさせたり咳払いしたりと無駄に威圧感をだして居ました。
多分フロント係がお喋りなのでネタの収集にハイエナが群がって居たのかとおもいます。
その後フロント係へのクレームが、管理組合に届き結果、解雇されたと聞きました。
解雇された後も、居住者の個人情報や悪口を言って同情や友達を作ろうと必死だそうですが、気持ちの悪い人マナーの悪い人間は直ぐ解雇して下さい。
今思えば、管理組合がしっかり機能していたんだなと感じ、引っ越しを少しだけ待っても良かったかなと後悔しています。

情報収集とは、マンションのあらゆる情報です。

情報の種類は、多すぎて一言では延べられません。

８４さんの女性管理人は、浅はかですね、

要領よく立ち振る舞えば、管理会社は有能な管理人として、

解雇は絶対にしないでしょう。移動したのではないですか？

大体管理人室の付近をウロウロする住民は、限られた人間です。

何かあります。よく注意して下さい。ほとんどの住民は、

管理人とは接触する暇はありません。

84です。
女性は管理人ではありません。
管理人は別に居ます。
管理会社に雇われてはいますが、カウンターレディーです。
業務内容はクリーニングの受け渡しが主です。
殆どの時間が暇なので、ロビーを通りかかる住民を呼び止めてネタと引換えに暇潰しをしていたようです。
今のマンションのフロントはホテルのように教育され、マナーも良く品格ある係員です。
フロントの係員ひとつでマンションのグレードがわかると思います。
因みに以前のマンションの係りの女性は、表向きは定年退職になっていたそうなので、もう管理会社のほうも退職したのではないかと。

マンションによって係の対応かなり違うよね。
どんなに建物が立派でもロビーカウンターで、そこに住む人のレベルも?・・・
まず84さんのところは、ただの近所のオバチャンですね。
住民の噂話を管理組合の理事がしているのはよく聞くけど管理会社の人間がそんなにおしゃべりだと、防犯の意味からも(-_-;)でしょう。
全く問題外です。

つまり、管理者がよくない。

管理者とは管理組合の事ですか。
それとも、管理会社ののことですか。
どちらもかな…
住民のクレーム → 管理組合 → 管理会社 → 従業員
ですからね。
ペラペラ従業員には、罰則与えた方がいいよ。
管理組合から一つ管理会社から一つ。

＞組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？皆さんは、どうなさっていますか？？

組合員の名簿＝区分所有者の名簿
住所は同じだから部屋番号だけで十分。
緊急連絡先の記入は希望者のみ、組合員の携帯番号でも可。

区分所有者や居住者の入居者名簿は当然制作しますよ。
個人情報保護法の法律施行に伴い、管理規約にも取り入れていますよ。
また管理規約の入居者名簿の作成、運用、保管について
事細かく細則で定められているのが当たり前でしょうね。

要は厳重に保管し、定められた目的以外に利用せず、複製も禁止
等等ですか、当然ですが厳守しなければ罰則も有りますよ。

No.91ですが、また名簿の保管は管理組合事務所や無ければ理事長が保管
もしくは管理組合の貸金庫です、管理会社が保管することはありません。

名簿記載情報は居住者に対し管理規約で届け出義務として定められているのが一般的です。

＊居室番号
＊区分所有者および同居人の氏名
＊占有者および占有者の同居人の氏名
＊区分所有者および占有者の住所
＊区分所有者および占有者の連絡先…｛電話　電子メール等｝
＊緊急連絡先届出書…｛住所　名前　電話｝

マンションは共同で財物を所有し維持する物、これ位は仕方有りませんね。
いやなら一戸建てに住む事です。

　内のマンションは、９３さんの言う届出事項にプラス

　職業（住所等）学校、仲介業者、緊急連絡先名（住所等）かかりつけ医。
　
　書面の様式は規約には有りません。

　管理会社の所有権変更届と入居届と。組合の書面の内容が異なります。

　つまり、規約に細かい規定が無く。管理会社の作成した書面なので
　
　信頼性が有りません

>>89
管理者＝理事長です。
基本中の基本です。

>91
どんな罰則？

84と86さんの理事長は◎ということで良いですね。

私のマンションでは、組合員名簿と占有者を同時に記載した基本台帳を作っています。
内容は区分所有者氏名・電話番号及び外部区分所有者の連絡先住所、居住者（区分所有者と違う占有者）の代表者氏名・電話番号です。
この台帳は管理事務所と管理会社に保管しています。

それとは別に詳細な非常時限定使用の名簿を作っています。
居住者の全名簿、生年月日、勤務先、緊急連絡先で、「厳重に保管します。災害時以外使用しません」と但し書きして集めました。
ですが、同じ管理会社の近隣のマンションでは、管理事務所のＰＣでデータ化して、管理員がいつでも見れるようになっています。
私のマンションでは、封筒にいれ、封印して管理事務所のロッカーに入れています。
貸金庫に入れていると、いざというときに役に立ちません。

最近管理組合で、災害時の安否確認のために詳細な居住者情報を保管しようとする傾向があります。
「厳重に保管します。災害時以外使用しません」などというお題目は信用してはいけません。
「管理事務所のＰＣでデータ化して、管理員がいつでも見れる」などという事は他山の火事ではありません。

居住者の詳細データを集めるときには、下記のような注意が必要です。
1.使用目的をはっきり書き、必要最小限のデータにとどめる。
2.目的外使用ができないような保管方法を銘記し、管理実態を確認する。
3.災害時に見ることができる人を銘記する。
4.見たことがわかるようにする。
5.定期的に書き換えないといざというとき役に立たない。
6.保管場所を次の理事会に引き継ぐ。

私の考えでは、災害時の安否確認は、警察、役所、自治会、自主防災会などとの連携が重要で管理組合単独で名簿を作ることには、賛成できません。
保管の実態はいい加減で、居住者変更にも対応できません。

91さん
名簿作成の実務を管理員に手伝わせれば、管理会社にもコピーがある可能性が大です。

何故不必要にプライバシーを露出したがるの？
理解に苦しむ。
管理組合としては必要事項だけで十分。

以前の住み込み管理員なんて、得意げに家族構成や勤め先くらい、聞かれてないのに漏らしていましたよ。
住所、連絡先レベルではありません。