管理組合員とプライバシー

スレ主さん

個人情報関連法やプライバシー保護法は「悪いことしちゃダメ」っていう法律です。
集めることには規制していません。目的外に使っちゃダメよ！っと牽制してるだけです。
新聞などのニュースでご覧のとおり、毎日「漏洩や名簿盗難・紛失」事件は起きてますが、それで罰則の適用になるのはほんとに稀。
正しい目的のために正しい情報を持つことは理事会や管理会社としては「絶対不可欠な職務」だと私は思います。
ただ情報は多ければいいわけでなく＝＞項目が多くなるほどに、精度を維持するのが難しいものです(^^ゝ

・名簿を集める目的（できるだけ具体的な想定をしたほうがいいかと）
・名簿に必要な項目（前述のように用を足す最小限のほうが無難です）
・名簿の収集／更新方法（賃借が有る場合は、ほんと要注意です）
・名簿の保管場所（組合の契約書類と同様に保管し持ち出しやコピー不可）
・名簿の閲覧の範囲とルール（理事会と管理会社の特定された人も含めて、閲覧記録を残すとか）
・名簿の名前（笑
とかとか、名簿を持つ前提で一歩進めて考えてみてはどうでしょうか？
最終的には理事会内や居住者内で同意得られなければ、悩んでも仕方ないですしね？

私は理事長です。
必要に応じて名簿を作成しています。
他の役員に見せることは滅多にないです。
当然、守秘義務がありますので、名簿だけでなく管理費滞納者に関することについても他の役員にも開示していません。
居住者に名簿を配布することに賛同される方はほとんど皆無と予想していますし、私自身これ以上、責任が重くなることは避けたいです。
理事長としてはリスク管理として何かトラブルになった際に居住者を納得させられるだけの説明が出来れば良い、と見極めて行うことだと思いますし、全てにおいて基本的な考え方です。

根本的には、管理会社・理事長・理事会のどれとどれを信用するか、という問題でしょうね。
理事長を信用する人は、「名簿や滞納者は理事長だけが知っていればよい」と考えるし、理事長を信用できない人は、「理事長が情報を独占するのは、不正の温床になる」と考えます。
じっさい、理事長自身が滞納者なのに、プライバシーなどを口実にして、長く伏せていた（管理会社もそれに結託していた）マンションがありました。

視点は変わりますが「個人情報は理事長だけが知っている」というマンションは、役員選出をどうしてるのでしょうか。もし輪番制だったら、長い目で見れば、結局、「全員が知っている」という状態になるのでは？

また、監事が管理会社に名簿提出を求めたら、法令上、管理会社は拒否できないはずです。少なくとも、滞納の詳細（滞納者の実名含む）を知らずに、会計監査はできません。

>24
管理会社は委託管理であれば、管理組合が信用して委託契約を結んでいます。
信用出来なければ、契約解除しているはずです。
理事長は、法人化していない管理組合では、管理規約に守秘義務を謳っています。
人として信用できるか、は特段の事情によりますが、一般的には信用情報の審査などして理事長を選任することはないでしょう。
つまり、立候補した理事長、輪番制で決まった理事長、信頼関係のもと立場を弁えることが大切です。

　私は監事を何回かやってますが、年度末の監査時には、管理会社に、名簿、そして滞納者の実名・金額含め、こちらが要求する情報をすべて出させます。（もちろん、監査するのは滞納だけじゃないです。滞納は監査対象の一部です）
　その上で監査報告書を書きますが、必要と判断すれば、実名も含めて報告書をつくり、総会資料として配布します。

　監事の職務・義務を誠実にはたそうとすれば、上のようになるのは必然だと思うのですが……
　情報を理事長が独占している状態で、監事の仕事ってできるのですか。

14です。14で
＞＞漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う

＞　初耳です。信頼できる根拠・出典を教えていただけませんか？

とお願いしたのにいまだに回答がないところを見ると、「漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う」は、あんのじょうガセネタでしたね。

うちのマンションは管理会社が仲介業者に名簿を売った為に問題になって、もちろん委託契約を解約しましたし、事務管理費を過去に遡って全て返還させました。責任を負ったからですよね。

>>28さん
あら？
管理会社が守秘義務守らなかったんですか？
それって、マンション管理業者の登録取り消しや業務停止命令に相当する事由では？
ってくらい重い不法行為ですが．．．．．（事由に相当するかまでは調べてませーーん）

管理人はプライバシーに関する情報を漏らすことが多々ありますよね。
これもマンション管理業者の登録取り消しですか？

>>30さん
え？　私への質問でしょうか？　　吊りでしょうか？
「管理員が悪意なく口を滑らす」のと「生業としてる管理会社が名簿を売る」っていうのでは、比較できないほど程度が違うと思いますよ。

>31

管理会社＝管理人でしょ。
名簿を売ったのは管理人ですし、情報を提供すると仲介業者から謝礼がもらえます。
一番多くのプライバシー情報を多く持っているのは管理人です。
管理人は管理業務を行っているので守秘義務ありますよ。

>31 >33
by32
すみません。32＝28です。

随分　間隔のあいたスレですが
ここかな？と思って書きました。

公開理事会ってあり？

理事は通常立候補された方、輪番で仕方なくの方、留任の方等で構成され
ＭＳ内の諸問題、中には名指しあるいは記名にての投書、苦情に対処することも多く
プライバシーに関わる心配もあります。
誰でも参加可能な公開理事会なんか経験あります？

うちでは、役員以外でもオブザーバーとして参加自由です。発言権あり、議決権なしです。

意見のある人はどんどん参加して意見を述べて下さいと言っています。ほとんど来ないですけどね。
来ない人が、なぜか総会などで「演説」をすることもありますが、「参加自由」を表明しているのでブツブツ言っても却下です。

うちのマンション（築４年）の場合、
１年目から役員以外でもオブザーバーとして参加自由となっています。
発言権なし（ただし、理事長の許可を受ければ可）、議決権なしです。
管理費等の滞納者についての検討等、個人のプライバシーに抵触する議題に入る前に
退席いただくルールとなっています。
毎回、理事会開催前には「オブザーブ可」と掲示していますが、ウチもほとんど来たことありません。

うちのマンション築33年、理事会にオブザーバーとしての参加を認めています
オブザバーの発言に関する規定は特にありませんでしたので、
当初からの住人で会社を定年退職したご主人がオブザバーとして来て、
まるで理事のように発言するようになりました。
2年ほど経って理事に立候補して、理事長になると改革と称して細かい管理規約を作りました。
駐車場使用料も、場所の利便性ではなく単純に面積割りにするものだからエントランス正面の
特等席が、不便な裏庭の駐車場より安くなったのには驚きました（本人はもちろん特等席です）
4年ほど理事長をして退任すると、今度は「今度オブザバーとして理事会に参加するから」と
圧力を掛ける始末です。

管理規約の変更については、正式に総会の承認がとれていれば問題ないのでは？
特等席も抽選など正式に手続きを経ていればＯＫです。
オブザーバーは発言権はあっても議決権が無いのが通常でしょうから、１個ずつ議案の締めくくりに理事の多数決をとればいいと思います。（にらみを聞かせているのであれば、回答書を理事に配布して後日回収するとか.....。議長、監事の裁量次第だと思います）

オブザーバーの欠点は、継続審議している案件の途中で、これまでの経緯を知らない者がやってきて、最初から全部説明を求める時。それと、自分の関心事にだけ熱心な人。理事会の案件はひとつだけないし、後から出た案件でも優先順位が高いものもありますからね。
毎回出席してくれるオブザーバーは、結構いいオブザーバーじゃないですか。

理事会にオブザーバーの必要性があります？

暇な人が暇つぶしに参加する、回答書を配布する、にらみを利かす
何にも良いこと無しのような気がするんですが・・・

議決権が無いのは勿論ですが、その発言に理事が左右されたり、恐れたりするようでは議事進行の妨げ以外なんでも無い。
やはり理事会は、理事のみの審議場で重要事項は総会に諮るのが筋だと思います。

>>40
で？あなたのところはどうなの？

有効なアィデアや意見は、幅広く取り入れるべきでしょ？．．．でしょでしょ？

せっかくの情報交換場所なので、うちの場合を・・・
①一般組合員の見学要望があればことわらないと思います。
②通常の定例理事会でも、理事＋幹事＋管理会社＋顧問３名の構成です。
　顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。

理事が熱くなると思考が直線的になりやすいです。
ちょっと離れた立場で意見してくれる人や、各種法令または他ＭＳの事例にそって意見してくれるのは本当に助かってます。

>顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。
それいいですね。でもなおさら理事長になってくれる人がいなくなりそう.....。

理事長です。最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ちましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を
作成することになりました。記入内容も当初のものとは簡便化して、
区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を記入してもらうことにしました。
しかし、一人だけ新しい名簿を提出拒否して、以前の名簿を使用してくれと言われて、困っています。
そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。
新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。

45様
申し忘れましたが、区分所有者の変更も何戸かありました。
45様の『当方がよく使う手は…」以下の記述は大変参考になりました。
早速、理事会にはかり、実施できるようにしたていと思います。
ありがとうございました。また、いろいろ、教えてください。

>>理事会にオブザーバーの必要性があります？

私の経験上、居れば助かります。
築年数が経つにつれ、過去の経緯を知らない理事も増え対処に迷う事があります。
基本的には、議事録に結論は書き残されていますが
詳細について、経緯についてまでは記載していません。
古参元理事等のオブザーバーは、現理事会の判断材料としては有効だと思います。
又、意見・発言が有っても議決権を持たないので
総てを前例にあわせる必要も無いのが、保守的にならずに良い事だと思います。

＞そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。＞

昨今は個人データーの売買、悪用されますので公開を好まない傾向が強くなっていますので、管理規約、細則に従うしかありません。名簿細則の類いがない場合は、区分所有権の取得・喪失届、区分所有者が賃貸人に出させる理事長宛宣誓書、その他、総会招集通知先届出、総会出席代理人の内、委任状不要の細則に基ずく同居人事前届などから名簿を作ることになります。

本題

私のＭＳでは、名簿は管理会社に任せています。
作成し保管していますが、配布していません。
理事役員も依頼しない限り見る事は有りません。

先日機械式駐車場トラブルがあり駐車場名簿を作成
駐車位置・部屋番号・苗字・車種・ナンバー
駐車場利用者のみ配布いたしました。
駐車場トラブルは、車が有る時に起こるので遭えて電話番号までは
記載しませんでした。不在で急ぎの時は、管理会社経由で連絡を取ってもらうことにしています。

管理費未納者に関しては、毎月の収支チェックで理事役員・監事は見ています。
規約に役員には守秘義務があると謳っているので特別問題視していません。

私のMSでは、管理会社に名簿作成をお願いしています。
管理組合で必要と思われる時、駐車場使用名簿やバイク置場名簿作成時に
必要な要項のみ抽出してもらい必要に応じて配布しています。
基本は管理会社に任せる事によって、管理リスクを少なくしています。
ま〜殆ど名簿を作ったり、配布する様な事例は少ないです。

機械式駐車場でトラブルが何度かあったので
名簿を作ろうかアンケートを取った結果
（それだけのアンケートではありませんが）
やはり、名簿を作る事に反対する人が2割居ました。
同じＭＳなので名簿を作らなくてもそのうちに誰がどの車でって
分かると思うんだけど、何故そこまでして伏せたいのか
疑問です。

＞何故そこまでして伏せたいのか疑問です。＞
区分所有者の名簿は、登記所からの資料で作ることが出来ますが、それ以外の名簿はその目的が、有れば便利程度のものでしょう。逆に、貴方が名前を伏せるのが疑問に感じると同様に、何故貴方が名簿に固執するのか疑問です。駐車場は契約であればその資料から聞かなくとも分かる筈ですし、契約でなくとも場所決めをした時に、少なくとも駐車場所と車ナンバーか居住番号のリストは作った筈です。それなのに、わざわざ思いつきで名簿を作る意図に疑問を持ちます。固定電話番号帳、各種の住所録に名前、ましてや家族構成などを書きたがらない、いや、理由もないものに書くべきではないのが常識です。

＞駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だがどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが大規模住宅では求められると思います。＞

契約書を集計すれば分かる事。分からない場合は、契約書の不備に過ぎません。

意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！
最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！
細則によっては、区分所有者名義の車のみと書かれているのも有るので
厳格に言うとこれも契約違反であり、契約書の不備！？になるでしょうね！

＞意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！＞
車くらいなら、たいした問題ではありませんが、途中から代わって入居し、区分所有者と称して総会決議に参加し、登記簿でしらべたら区分所有者ではなく、建替え総会決議が無効になった例さえありました。古いマンションの人的変動届けは、規約で規定し実効を上げる必要があります。

話を蒸返しますが...

>最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ち
>ましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を作成する
>ことになりました。

管理組合として居住者名簿を作成する必要はないのでは？
（ここで組合業務か自治会かの論争をするつもりはないのですが（笑））
また、組合員名簿の改版は、管理組合として必要な仕事ですが、
一般的には管理会社なりの業務委託の範囲なのではないでしょうか？

皆さんのマンションでは、居住者名簿・組合員名簿って各戸に配布
しているのですか？理事会なり、管理会社で管理できていれば
よいのではないのでしょうか？

個人的には、自分の勤務先・電話番号・家族構成などを全住民なり
全組合員に知らせる必要性もわからないです。組合から委託されて
いる管理会社が厳重に管理していれば良いと思うのですが...

駐車場トラブルにしても、リストを作って配布しなくて管理員なり
管理会社に問い合わせ（ないし依頼）すれば良いのでは？
　
なぜ、そんなに名簿を配布したがるのか理解できません。

>>58さん
どなたも「名簿を配布」とは言及されていないと思います。

>50

すいません　前の話と一部話が錯綜してしまいました。

普通、管理会社（組合業務の委託先として）で組合員（部屋番号）と
紐付けで駐車場契約とか押さえていると思うのですが、何を問題視
しているのですか？

大規模なら、24H＊365日有人管理ですよね？守秘義務の元、管理会社が
管理していれば、一般組合員が、別に閲覧することないと思うのですが...

一般組合員の閲覧についても、現時点では話題になっていません(^^

うちの管理会社の場合、当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理しているのですが、管理員はそれらに触れることはできません。
手書きの居住者リストを参照しているだけです。
駐車場の契約者はどう検索してるのか？いまいち実務不明ですが、契約書原本を一生懸命見てるような気がします。
館内は設備も含めＬＡＮ化されているので、やろうと思えば管理スタッフが紙に印刷しなくても各情報を共有することも可能なのですが、管理会社内でも異常な漏洩・悪用対策がされているようです。

漏洩や悪用は反対ですが、あまりにも過剰な反応で管理業務が非効率的になっているのが気になります。

>駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だ>がどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが>大規模住宅では求められると思います。

直ぐに「誰が」判別できる必要があるのでしょうか？　主語がないので
一般組合員かと思いました。

うちのマンションの管理会社もそうですが、管理会社は個人情報保護法で
いう「個人情報取扱事業者」になってしまうのでは？だから、向こうもか
なりナーバスなのだと思いますよ。

管理会社としては雇った管理人がよからぬことをしたら、1件あたり
＠20,000円前後の慰謝料と、社会的な信用を失いますからリスク管理に
必死ですよ。

>当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理している
>のですが、管理員はそれらに触れることはできません。

では、誰が触わること可能なＤＢなのでしょうか？Local Area Network化しているから印刷可能？IT屋でセキュリティコンサルをしていますが、おっしゃっ
ていることがわかりません。

別にスタンドアローンで充分だろうし、印刷する必要もないのでは？
世はペーパレスの方向ですし、なんか必要性が伝わらないのですが...

細切れの情報でよく理解できないのですが...

■部屋№　区分所有者名　個人情報　付帯契約情報　などがＤＢ化された
　ものが館内にあるのでしょうか？（あるのに見れないとも読み取れま
　す）
　
■管理会社（管理人）経由での対応で満足していないのでしょうか？
　
■誰が使うために、再リスト化したいのでしょうか？
　管理人が早見表として作る・作らないの判断を、組合（理事会）側で
　指示しなければならないということでしょうか？

管理会社の対応が悪いなら管理会社に改善要求すれば良い話で、
目的別名簿の作成なんて、組合側で検討する必要ないのでは？

・どこの部屋の区分所有者がだれだかわからなかったりするのは困る。
・区分所有者が投資用に買って賃貸ししている部屋に誰が済んでいるのかわからないのもこまる。
・高齢者が一人で住んでいる部屋があるが、万が一のとき、氏名・年齢・連絡先などがわからない　と困る。
・駐車場は区分所有者でないと使用できない規則になっている。したがって区分所有者か占有者か
　区別するために組合員および入居者名簿がないと困る。
・自転車置場の使用も入居者に限るという規則になっている。
・防犯上も誰が住んでいるのかわからないと困る。
・管理会社は名簿を持っているが、組合に教えてくれない。
　
　いろんな理由から、組合員名簿だけでなく、家族名簿も占有者名簿も組合用のものが必要である。長年、理事長や理事をしていきた経験から言える。何かと言うと個人情報保護とかプライバシーとか言う人たちは無責任である。名前はマンションでも、江戸時代の長屋と同じと考えるべきである。集合住宅には個人情報など制限されて当然である。

管理組合は個人情報保護関連法の対象ではないはずだけど、
組合員名簿や居住者名簿は、マンションの維持管理に不可欠だと思うので、正しい情報として更新維持する責任もあるはずだ。

注)不可欠の理由：組合員の氏名や住所が正しくないと総会案内も出せないし、居住者名簿がないとどうやって不正侵入者と区別するわけ？？

関連法だけに拘れば、防犯カメラの撮影や記録の保管や廃棄まで、規則作って管理しないといけなくなるし．．．．
管理会社に名簿の保管維持管理をさせても、それは管理組合の委託で行うわけだから、責任の押し付けは難しいだろう。

違うかな？＞名簿不用論の方々

65・66さんの言われる通りだと思います。ところが、理事会ではじめの9年前に作った名簿（組合員・同居家族・賃貸者を含む）を更新しなくてはと思い、理事会にかけても理事や監事の中から
反対者が出るのだからどうにもしたかがない。今の若い人たちの考えは理解できない。
これからの時代のマンション管理が心配です。
理事だといっても、マンション法も適正化法も管理委託契約も肝心の管理規約も細則も読んだことのないのが、自分の好みの感覚だけで発言するから、説得するのに苦労する。
これらのものを理事と監事は読むようにマンション法で義務づけてほしい。罰則もつけてほしい。
だんだん、マンションに住む人が増えてくるのに、どうなるのだろう。

>>68さん
私のところのマンションでは、役員選任細則で、まず役員改選期の前に立候補者を募り、それで役員定数に不足したら、不足数だけ輪番制で役員をしてもらうことになっています。これは機会の平等性ということを考えて決めたものです。現在はこれでなんとか理事会が機能しています。

私は第1回目のマンション管理士制度試験の合格者です。新築時の9年前に売主の系列管理会社だったのを、その2年後に今の独立系の管理会社に変更しました。大手のＧ社ですが、フロントマンがコロコロ変わり、事務引継ぎもろくに出来ていなく、まったく関係ない業種から管理会社に入ってきたのが入社早々フロントマンになってくるのですから、たまったものではありませんでした。
散々文句を言うものですから、今では会社に電話して私の名前を言うと、受付の女の子が電話の向こうで緊張しているのがわかります。
毎年7月末が契約更新ですから、今年は他社に変えると今から「おどし」しています。
今、検討されている「新管理者方式」なども、私は「管理会社による管理組合の囲い込み運動」だと言ってセミナーなどで反対しています。

最初に管理会社が作成した合員名簿時点でネットに流れてます。

普通は管理会社が業務として区分所有者を把握しておきます。区分所有者全員の正しい登録が無いと組合員登録者が有資格者かどうかが分かりません。これはマンションを購入した区分所有者の義務です。登録義務が無ければ、規約で定められていなくても、区分所有者でない配偶者が役員に立候補して理事長になっても無資格者であることが誰にも分かりません。豊島区では賃借人など居住者全員の登録を義務付けています。違反者へは罰金が科せられます。登録は防犯、防災の面からも必要な責務です。