総会議長が心得るべき事は？

ご苦労様です。
１．　管理組合の総会なるものは、討論し、何かをつくり出すものではなく、異論や質問に正確に反論や説明を着くし、賛成票を増やす場であること。
２．　総会開催前に、議案は既に決まっているので、委任状を出来るだけ少なくし、議決権行使書を使い易くすることで、総会開催前に総会のシナリオを推定できる様にすること。
具体的には、総会の議案（普通議決案件でも、特別議決案件でも）全てに、理事会案の要領を書いて、それを読むだけで、賛否の意志、勿論、出来れば賛成の意志を表現できるようにする。正直言えば、議決権行使書を提出すれば、欠席しても良いくらいのつもりで対処。
３．　総会開催前に、収集した議決権行使書の賛成結果と実出席者の半数が賛成と目論めば、議案の結果は読めるので、厳しい予想の議案については、実出席者から賛成票を得るべく努力が必要だが、そうでない議案については、結論が予想されるから、議長としても余裕が保てる。
４．　蛇足ながら細則などによるのは当然だが、次期の理事、監事、要すれば、防火管理者などの選任候補者は、事前に出席する様に手配。

早速ご丁寧なアドバイスを頂き、有難うございます

ところで、前から気にはしていたのですが当ＭＳには議決権行使書がありません
一応「白紙委任状は議長への委任と見做します」との注意書きはあります
今まで、知ってる限りではモメた事はありませんが、議決権行使書はやっぱり要りますよね？

＞今まで、知ってる限りではモメた事はありませんが、議決権行使書はやっぱり要りますよね？

失礼ですが管理会社主導の管理組合の様ですね。管理会社は白紙委任が大好きで、議決権行使書は、都合悪いので一般に嫌います。
でも、区分所有法（議事）第三十九条 集会の議事は、この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び議決権の各過半数で決する。
２ 議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。以下略ー

２項にあるように、書面＝議決権行使書、代理人＝委任状でできるとなっているので、双方の機会を保証する義務はあります。これらのひな形は下記をご参照ください。
マン管センターのQ＆A総会に欠席するときの議決権の行使
http://www.mankan.or.jp/html/faq/02_07.html

>>議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる

管理規約にも同様に記載されていますが
私は、書面＝委任状又は議決権行使書　代理人＝配偶者等　かと理解していました！？

数年前、ある理事さんが議決権行使書の不備を指摘されましたが、
丁度その頃、近所のＭＳ理事会が管理会社の変更議案を出したところ、管理会社が手を廻して
反対の議決権行使書をかき集め否決に持ち込んだ事があり、当時の理事長の意向で現状維持と
なった経緯があります
確かに反対票を少なくするには有効でしょうが理事会の意向本位は如何なものかと思っていました

尚、管理会社主導ではありません
大手「Ｈコミュニティ」ですが前理事長以下、役員はアテにしていません（諦めている？）
出納や各種点検等の指示・管理等面倒な事は任せていますが

前理事長との引継ぎは済んでいませんが「指示しなければ動かない」と云われています

＞数年前、ある理事さんが議決権行使書の不備を指摘されましたが、丁度その頃、近所のＭＳ理事会が管理会社の変更議案を出したところ、管理会社が手を廻して反対の議決権行使書をかき集め否決に持ち込んだ事があり、当時の理事長の意向で現状維持となった経緯があります

そのことで、区分所有法の書面投票（議決権行使書）の規定が、悪法とは思われません。逆に、これまでに管理会社が神経質になることを評価する手段である一方、それに答えて、管理会社の意に同意して反対票を入れた組合員の判断が正しかったか否かの問題と、理事会の欠席組合員の総意の思惑が間違ったに過ぎないでしょう。
同じ様に、管理会社が神経質になる事例としては、昔は管理委託契約は、自動更新条項で、管理会社は白紙委任を多用し、理事会だけを対処すれば自動更新で永年契約を継続出来ました。
所が、裁判例を取り入れる所により、委任契約であるからとして自動更新条項は削除されました。その結果、現在は、１、２年間の契約期限付きの契約となり、その都度、普通議決権ではありますが、現管理会社を継続契約するか否かの議案が総会に提出されます。その際は、議決権行使書を使用すると、その結果は管理会社は勿論、理事会でさえ読めない状況となりますので、幸か不幸か、この為に管理会社からの委託契約料の値上げが出来ない現状になったこともあり、欠席の組合員独自の表現としてのメリットがあります。その代わり、理事会としては、継続案が否決された場合通常契約は３ヶ月の延長の間に、他の管理会社を探す必要も覚悟して置かなければなりません。

＞確かに反対票を少なくするには有効でしょうが理事会の意向本位は如何なものかと思っていました

上記の様に、議決権行為書は欠席組合員の意志そのものを表現するもで、管理会社、理事会が事前予想が出来ないことはありますが、反対票を少なくするものでも、理事会意向本位のものでもないことは明らかです。
委任状は、特に白紙委任状は新築当時で情報、知識が不足している場合は仕方のないことですが、経年している管理組合では、欠席者は、直接の意思表示ができる議決権行使書を使用する組合員が多くなりましょうし、又、そうならなければいつまでも、あなた任せで組合自治が醸成されないでしょう。

議決権行使書は有効につかうべきです。
管理組合総会に組合員が全員出席することは極小のマンションでもないかがり現実性はなく、
議決権行使書を使用を意図的に、排除した前理事長の判断は、総会に出席できない組合員が賛成・反対の意思表示する権利を奪うことを意味しており、明らかに不適切です。

管理会社が、反対の議決権行使書をかき集め否決に持ち込んだ事を議決権行使書の不使用の事由にしていますが、真実はどうなのでしょうか？議案を否決された理事会の逆恨みだと思います。

情報の出先は、議案を否決された理事会だと思いますが、管理会社が運動したとしても、管理会社の変更は必要なしと各組合員は判断した事実は動かせない事実であり、反対票のすべてを管理会社の自由意志であつめられるわけもなく（管理会社の思惑と逆で、賛成票を投じる人もいるわけで）、管理会社変更の合意が得られなかっただけではないでしょうか？

総会出席者での議決と白紙委任状だけ決めて行く方式は望ましいとは思えません。

>>06・07さん

適当な時期に理事会にはかり、次回総会から議決権行使書を添付するように動きます

>>8
ご苦労様です。結構なことですが、議決権行使書も採用た経験がお有りの様ですから、既にご存知でしょうが、これと委任状を同一用紙に印刷する場合、余程啓蒙か注意書きを明確にしないと、不馴れな組合員が両方の用紙に署名捺印する場合があります。全部賛成なら問題ありませんが、委任状に署名捺印し、更に議決権行使書の或る議案に反対し署名捺印して両方の用紙に矛盾した書込みが良くみられます。この場合、事前に本人確認で調整できれば良いのですが、総会で気が付くと本人確認は不可能となる場合があり、その解釈をめぐって余分な議論が起こる場合がありますので、採用に当たっては事前の注意換気が必要です。老婆心でした。

議決権行使書の添付も考えたことありますが、付ける必要はないと思うようになりました。

規約をちゃんと読んでくれれば、書面で議決権を行使できると書いてある。
書式は定められていないから、１号議案は賛成、２号議案は反対とか、
自由な書式で届けてくれればいいんだから。

反対だったら反対派代表ぐらい出席させて欲しいんですよね。
会議なんだから、質疑、討論すべきでしょ。

>>10
＞規約をちゃんと読んでくれれば、書面で議決権を行使できると書いてある。書式は定められていないから、１号議案は賛成、２号議案は反対とか、自由な書式で届けてくれればいいんだから。

仰る通です。委任状にしても然り。自由な書式で、代理権を証明する書面を出せば良いことです。所が管理会社は株主総会の白紙委任状の慣習を悪用し、ご丁寧に、委任状をプリントした上に、白紙委任は議長あるいは理事長に委任したものと見なすなどの注釈を書いて、白紙委任を誘導していた時代もありました。
でも、現在は、会場手配の都合などの理由で、総会の参加人数の把握の為の出席表、それに添付して、委任状、議決権行使書の書式をプリントするのは、規約、細則などに無くても、賛否の正確な判断と最低１０年間の保管の都合もあって、理事会として組合員に対する配慮としても当然でしょう。

＞反対だったら反対派代表ぐらい出席させて欲しいんですよね。会議なんだから、質疑、討論すべきでしょ。

規約に特別に規定してあれば別ですが、一般には理事会提出議案以外は決議できませんので、総会の本質は、理事会案に対する賛成か否かを決める場です、そしてその議案と大きく異なる議決はできません。その理由は、議決権の行使は書面か代理人でもできるからです。総会で新たな議案が提案されて、欠席者不在で決議された場合は無効になります。

>>11
＞総会の本質は、理事会案に対する賛成か否かを決める場です

同感です。事前にアンケートなどで意見を求めた時点では何も言わず、総会になってからやおら反対を唱え議事を混乱させる人は困ります。基本の意見調整は終わった上で、皆で意思を確認し、話すとすれば運用面その他、多くの人からアイデアを募ったり、難しさを周知したり、といったレベルが総会の議論です。
もし事前の意見聴取が不足なら、理事会が議案を作るまでに申入れすべきでしょうし、逆に意見聴取が必要な（意見が割れそうな）案件を、十分な意見聴取せず議案化する理事会の対応も不適当です。

>>10さんの
＞反対だったら反対派代表ぐらい出席させて欲しいんですよね。

というのは理事会への傍聴、意見具申の話になりますね。

理事会に来てくれれば最高だけど、総会でもいいですよ。
手間と時間はかかるけれど、どちらでも話は進むから。

議決権行使書で反対されると、何が不満なのかを調べづらいじゃないですか。
ちょっとここを直せばＯＫという程度であれば、総会当日でも妥協できるしね。

総会議案は理事会提案に限定されていないと思います。
組合員提案でも、総会通知に載せてもらえば大丈夫でしょう。

>>13
面白いご意見ですね？

＞総会議案は理事会提案に限定されていないと思います。
標準管理規約でも、ご指摘のとおり、議案の上程についての制限などは記載されていませんし、株式会社でも株主提案というものもありますから。

ただ制限が記載されていないので、特定の組合員に関する提案も増えそうです。
せめて臨時総会召集となる組合員の２０％の賛同があるもののみ、総会議案にすべきでしょうね？
結局、それらの判定は理事会が行うことになると思いますが・・・

区分所有者からの提案であれば、提案者の数について条件を付けないと思います。
どうしようもない提案であれば否決されるでしょうし、議事進行は議長たる理事長がおこなえます。
事業計画の提案であれば、先に理事会提案のものを承認することによって、一切の審議なしに、否決されたものとして扱うことも可能です。一事不再議の原則です。

>>13
＞総会議案は理事会提案に限定されていないと思います。
区分所有法３４条３項以下、標準管理規約４４条の特定の場合に限定されます。
理事長（管理者）の総会招集と議案提案は法定権限です。

＞組合員提案でも、総会通知に載せてもらえば大丈夫でしょう。
一般には、理事会に総会提案の議案の決議議を与えているので、その結果次第です。
さもなくば、上記の特定の場合に限られます。

総会の通知に、理事会提案と組合員提案を両方書いておくのです。
総会への提案は理事会の専任事項ではないでしょう？
理事会や理事長に課した義務で、組合員の権利は制限していないと思うんだけど。

>>18
ですから、理事会で取り上げなかった終わりで、理事長も取り上げる義務はありません。
その為に、前掲の特定の場合があるのです。

一般組合員から提案があった場合って難しそうですね

私なりの考えは
・決算理事会前なら役員で協議し、妥当と判断すれば議案に追加
・不適切と判断すれば、５分の１の賛同を添えて頂くよう回答　→　議案追加又は却下
　但し、当該議案には理事会の意見（賛否）を明示する
・総会当日の提案なら、議長（私）が通知済み議案でない事を理由に却下
・但し、内容が妥当なものと判断すれば、総会終結後に出席者で議論する旨提案（決議ではない）
　この議論結果は、総会以後の理事会役員に委ねる（引き継ぐ）

こんな処でどうでしょうか？

>>20
>私なりの考えは(一般組合員から提案)
１・決算理事会前なら役員で協議し、妥当と判断すれば議案に追加
２・不適切と判断すれば、５分の１の賛同を添えて頂くよう回答　→　議案追加又は却下
　但し、当該議案には理事会の意見（賛否）を明示する
３・総会当日の提案なら、議長（私）が通知済み議案でない事を理由に却下
４・但し、内容が妥当なものと判断すれば、総会終結後に出席者で議論する旨提案（決議ではない）
　この議論結果は、総会以後の理事会役員に委ねる（引き継ぐ）
こんな処でどうでしょうか？

規約が分かりませんので、標準管理規約に当てはめての私見ですが、
１．５４条４項、総会提案の議案審議の理事会の決議が必要。
２．上記理事会の議事録で説明。その後のアドバイスは自由。
３．貴方の４３条１項の説明と１．の説明。　
４．理事会制度を取り入れているので、理事会の判断、決議に基づくべきで、理事長の判断は権限外。
しかし、組合員が集まった機会を捉えて、総会終了後に雑談形式で、役員が参考意見を聴取するのは自由。

と感じましたが、あなたの温和な対応を削いでしまってご免なさい。