マンション管理士に質問しよう！ Part2

● 小口現金会計

　管理事務所で管理員が出納を行う会計部門。管理員が「振込依頼書」に金額と用途を記入し、理事長と会計担当理事の承認印を経て管理会社（組合会計部）へ送付。後日、会社が依頼金額を管理組合の管理費から組合の口座（小口会計用）に送金。それを管理員がＡＴＭにて引出す。いわゆる第三者（銀行）に足跡が残るのはここまで。

　引き出されたお金の監視は組合員の意識が高くなければ、不可能。知識もあるに越したことはない。かなりの年月、期末の残高証明書発行と総会議案書（決算案）への添付が行われていなかったことは、組合員の無知・無意識もあるがプロとされる業者の積極的消極性も原因として考えられる。「組合員が言い出さない限り、決してやらない」は、当マンションを仕切る業者と組合ボスたちの大原則だったと見える。

　さて、引き出された現金はその後どうなるのか。もちろん、依頼書に記入した用途での支払いに使われた。しかし、その際の領収書等をきちんとチェックした組合員はいなかった模様。事務所での出入金は管理員が出納簿にペン書きしていた。なぜか、毎月２１日～末日の記入は一切なし。２０日締めの金額（事務所にある現金の残高）が翌月１日にまた書かれて出入金が始まる。小口用の口座への送金額、事務所の残高ともに制限なしだった。なぜか店舗部分の管理費とかは毎月事務所に持参され、自転車登録料などは全戸が事務所で納めるやり方だった。そうして貯まったお金がＡＴＭで「小口用の口座に預け入れ」されることもなかった。

　イレギュラーな出来事がちょうど私の理事長時代に起きた。私への理事長報酬６万円が、私の問い合わせから２週間後に私の管理費引き落とし口座へ送金されたという事案。まず、小口用の口座に送られた役員報酬総額を管理員が引出し、理事会の日に出席者へ手渡し。半期に１度、こうして支給。そうすると欠席者分の現金が事務所に残る。私はその欠席者だった。その後、何も連絡なく約２ヶ月して事務所に書面で問い合わせた。無反応だったので数日後、事務所を訪問したら、管理員が口頭で「今月２０日に入金される」と言い、同日午後に会計理事が発行者の「２０日に入金されることを確認しました」との返事が投函された。実際の入金日は「１９日」だった。

　上記の経緯から不審に思った私が会計理事への質問等を始めると、「役員報酬総額を送金」した時点で役目が終わっているはずの管理会社がなぜかまた出てきて関与した。「当初から理事長報酬を渡そうとしていたのだ」と私を説得するために出てきたとしか思えない。納得させるために提示された書類などは、すべて社内、組合内部で作成された物ばかりだった。「６万円を私の引き落とし口座に送るには当然ながら銀行への依頼をしたはずだから、その銀行関与の書類で、依頼日が私の問い合わせ日以前だと確認できたら納得します」と、管理会社から銀行への手続き書類を請求したが７年以上経つ今まで提示されていない。

　あの「すべて社内、組合内部で作成された物」である数々の書類は、いったい何なのか。正真正銘、ウソ偽りなしならまことに結構。もし、そうでなくねつ造・工作の類だったとすると、ぞっとする。単なるネコババの話を、芸術的なまでに「普通はありえない経緯」で再構成してみせ、すべての原因と責任を欠席者の私に帰す才能と手腕は天才的。会計理事は蚊帳の外で、管理員が独裁的にお金を扱っていたのだろうか。私を説得し納得させるための弁明めいた「物語」（管理会社も参加）の最重要点は、「管理員は何も判断しておらず、組合の判断に従って実務をしただけ」ということ。管理員退任後、小口現金会計のやり方は改められた。

　当時、もともと管理会社から来た管理員と組合が契約を結び、組合が給与を支給、管理会社へは会計のみ業務委託という「自主管理」だった。万が一、管理員が何かしても管理会社には責任を問えず、あくまで組合内部の話になるという仕組みだったと思う。なぜ役員報酬は手渡しが基本で、欠席の私には全然知らせもせず銀行経由の送金だったのか？　私以外の者にも疑わせないようにあえて足跡を残したのかもしれない。内部書類には「理事長にお会いできないため」の臨時措置として理事会３役で決めたとされている。事務所に残った６万円は？　「管理会社と相談し、小口会計の雑収入として処理」と書かれている。見事。

この出来事でも理事長の私に協力する組合員、マンションの住民はいなかった。