管理費の活動費というものについて。

とても裁判で勝てるとは思えないし。
予算実行されている費用の私の負担分ひとつとっても
どうやって計算するの？て感じだし。

計算できても、訴訟費用のほうが高いよね？
手間隙や時間と損得勘定を無視してでも、
筋を通したいレベルでもないだろうし。

自治会費の判例なんかは政治がらみで筋を通したんだろうけど、
こだわってる人は>>261のような子供への恨み（？）が原因？

>>262

子供を恨んでどうすんの（笑
その手の非常識な親が同じマンションにいるってだけで嫌、って話じゃないの？
そんなサークルに理解を示す人なんているのかな。

＞その手の非常識な親が同じマンションにいるってだけで嫌

性格が現れる書き込みですねぇ（笑

>>262

>とても裁判で勝てるとは思えないし。
>予算実行されている費用の私の負担分ひとつとっても
>どうやって計算するの？て感じだし。

■訴訟を起こすなら、争点は、この板でも問題になっている
----------------
（管理費を）地域コミュニティにも配慮した居住者間のコミュニティ形成
に要する費用として使用するにあたり【参加者を最初から限定している
コミュニティ】への【金銭的な助成】に利用することが妥当であるか？
----------------
の解釈についてです。　法解釈は私の専門外なのでここでは勝算に
ついては言及しません（できません）。専門家に話したら一笑される
内容かもしれませんが...orz

■計算も簡単でしょうｗ　
単純計算なら
「そのサークルに管理費から助成した金額の総額（Ａ）」÷住戸数
厳密に計算するなら、
（Ａ）×（自住戸の管理費÷マンション全体の管理費総額）

>計算できても、訴訟費用のほうが高いよね？
>手間隙や時間と損得勘定を無視してでも、
>筋を通したいレベルでもないだろうし。

■別に払った活動費から私が支払った分なんてハシタ金だから
それ自体が惜しいわけではないよ。ただ、筋を通したいだけ。
（既出241）
>ただし、性格からして、また金もヒマもあるので、有識者に確認して
>「助成金の返還要求」訴訟でも起こすかも...

■この板では「幼児サークル」で話題になっているけど
別に「幼児サークル（子供会）」だから敵視(?)しているのではなく、
【参加者を最初から限定しているコミュニティ】だから、管理費で
金銭的な助成をするのは懐疑的なこと再度申し上げておきます。

あんたもなｗ

「助成金の返還要求」訴訟で勝ったとしても、
金は管理組合に戻るだけで、あなたに戻るわけではありませんよ。

>助成金の返還要求」訴訟で勝ったとしても、
>金は管理組合に戻るだけで、あなたに戻るわけではありませんよ

前述のとおり、筋を通したいだけだから、別に、それならそれで問題なし。

筋を通したいじゃなく、多数決に従えないだけのような気がする。

>>264

あなたはそういう人がたくさん住んでいるマンションで構わないのですか？
そういう非常識な人たち、ひとりひとりに議決権があるんですけどね。

>>270
善悪は別にして、
決議を可とするほうが多数派だと想像するが、
俺のバランス感覚のほうがおかしいかな?

子供会参加者がマンションの半数以上いたら、多数派で承認されるかもしれないので、それを阻止するために管理規約があるのです。

２７３さん、たかが活動費なのに違反してまでも使いたいというのは強い人（賛成組員）のたかりしか思えない。子供の教育に悪いので親のサークルを作り、自分たちの費用で勉強したほうが良いと思います。

たかが活動費なので、総会後に親睦会などを開催してその費用に使ったり、マンションの代表が自治会等に出向くのに掛かる費用に使うことにしたら良いと思います。

理事会の提出する議案は当然、合法でなければならないと思うけど
素人（理事会メンバ）の拡大解釈で誤って、議案化される可能性も
ありますよね？（そしてそれが可決されてしまうことも...）

管理会社が気をきかせて、議案審議前にお抱えの弁護士に確認
して「明らかに合法」ということになっているなら、別に訴訟
なんて起こさず、素直に組合決議に従い、その後訴訟なんて
おこしませんよ。（だから「専門家に相談して勝算あるなら」
と発言しています。）

今、この板で素人か専門家か判断つかない皆さんの「合法」「違法」
という意見を聞いても、どちらが正解か私には判断しかねているので、
最後は司法に委ねて確認するしかないと思っているだけです^^

>08
子供サークルが違法だと思うならば
あなたの、言う通り司法の判断あおるしかないでしょう。

知り合いの弁護士に自分が聞いた所
名簿作りや年に１〜２度のクリスマス会のようなものに
子供用に数百円のプレゼント配る程度であれば
違法性は問えないと言ってました。

理事会の年１度の親睦会費（２０万くらい）が
合法との判断もあったそうです。

277が結論だな。

子育てしてる幸せそうな家族にいちゃもん。
ご苦労様でした。

たかが活動費でマンション住民同士いがみ合っても仕方が無い。子供に笑われる（幼児なので判らないかも）住民が規約及びマナーを守り、良好な生活を送れることが希望だが、世の中いろいろな人がいるので難しい、残念。

>280
説明が短かったですね。

子供サークルへの活動費として
１人あたり年間数百円程度であればです。
１人あたりに何万円もだと違法性と言うよりは
適切でない支出になる可能性があるとの事でした。

特定サークルに関しても、承認が得られているならば
過剰な金額でなければ認められると言ってました。

理事会の親睦会費について書いたのは
類似の判例は無いとの事で、特定の人しか
参加できない親睦会費でも認められる１例として
判例があるものと言う意味です。

限定された人のみへの支出についての議論では
最初に参加者が限定され、その後、新規の参加も
認めないようなものは適切でないと言ってましたよ。

２７８さん、「結論」「子育てしてる幸せそうな家族」勝手に思ってね。０８さんの意見をいちゃもんとするあなたは幸せそうですね。

>>277

ここのスレで誰も「子供サークル設立が違法」なんて一つも
かいていないのだけど、日本語ＯＫ？^^ゞ　
あげ足とりたがりの貴方が勝手に言ってるだけ。

ちなみに管理会社が子供会の名簿を作ることも違法なんて
書いていませんからねｗ
個人情報取扱業者として、個人情報管理者が制定する内規
にそって作成・管理・運用されていれば無問題。

小学校の教諭ではないのでこれ以上、簡単に書けません。
少しは意見する前に人の文章をまともに読んでくれ....orz

追記

返還請求についても聞いたのですが
目的外使用に関してしか難しいそうです。

（２８１で違法性ではなく適切でないと書き込んだのは
　そのせいです）

例えば、マンション全体で親睦会の旅行に行く
その費用１人あたり３万円出費しても違法ではなく
参加できない人への返還請求は認められないそうです。

組合で子供サークル費用１人あたりクリスマス会費数万円と
認められれば適切でないと裁判を起こしても
返還請求までは難しいとの意見でした。
（目的どおりの使用であるため）

今までに認められているのは、理事会が
活動費といつわって遊行費として出費していたなど
目的外出費のみだそうです。

＞０８さん
書き込みしているうちに

２７７の発言は言葉足らずでしたね。

子供サークル＝子供サークルへの支出

として読んでください。

へっ？　

>>281(277)

>限定された人のみへの支出についての議論では
>最初に参加者が限定され、その後、新規の参加も
>認めないようなものは適切でないと言ってましたよ。

を拠り所にすれば、クリスマス会・理事会の親睦会も
「限定された人のみへの支出」のように読めますが...

-クリスマス会は子持ち住戸に限定せずに全住戸が参加可能。
-親睦会は理事限定でなく全住戸が参加可能。
なら矛盾ありませんが...

意図したか、しないかは、言及しませんが　277は言葉足らなすぎでない？

＞０８
限定されたについていうと
最初に限定され、新規の参加も認めないものです。

子供会や趣味サークルは条件が揃えば
参加できますよね。

どなたか「違法」と「適切でない」の違いをもっと詳しく教えて下さい。
違法だと返還される可能性あるが、適切でないと返還されないの意味わかりません。

ぶっちゃけ「違法」でなく「適切でない（不適切）」という表現に
お詫び訂正してもかまいません。「不適切」だった場合「総会で可決
されようと、今後の助成がストップ」でも個人的には決着なのですけどね。

＞０８
違法性があれば返還請求が出来ます。

適切でないは規約を見直しなさいと命令できますが
返還請求はできない。

>>287(277)

あら、なんか微妙にニュアンスが違うのね^^ゞ

趣味サークルもわけ隔てなく助成することになる」なら
ある意味公平だとは思いますがね。幽霊メンバばかりの
サークルとかイッパイできて組合財政が破綻しないかは
別の意味で不安（問題）と思いませんか？

幽霊メンバばかりのサークルとかイッパイできても承認されないでしょ。

８さんもう負け　認めなさい。

＜＜＜注意＞＞＞
　日本語の言い回しやささいな言葉間違いなどで、部分的に指摘しあってもお互い得るものはない。
　ちゃんと内容を理解し合い、論理的な矛盾を突きましょう。

っていうか、違法性に拘るレベルに持ち上げたのは、だれ？．．．それ以前の議論で終えると思うが。
法的な適法性を言い合うと解決しません。絶対に。なぜならそういう人達が裁判するんですから。

＞０８
幽霊メンバで活動してなければ予算いりませんよね。
活動してないのに予算使っていれば目的外使用で
違法行為です。

>>295
２７７さん≠２１３さん　だと思うのですが？
２７７さん＝２１３さん　なのですか？

貴方は超能力者ですか？

＞２９５さんそもそもサークル活動に管理費を使う事に
反対などしていないですよ。
０８さんの法的違法性に関して知り合いの弁護士に
聞いた話を書き込み、幽霊サークルなどへの出費など
問題出るだろうとの意見に、幽霊サークルへの出費は
違法行為でしょうと書き込みました、

あなたも、幽霊サークルへの支出は背任横領だと
おっしゃってますよね、背任横領＝違法行為でしょう。

何を主張されたいのか意味不明です。

昨夜、また弁護士さんと雑談する機会があったので
少し付け加えると、限定された人（グループ）へのサービスの
違法性を問うのは難しいとの事でした。
特定の人（グループ）の利益になるものはまずいだろが
組合として承認されるはずが無いので一般論で
どこからダメでどこから良いとの判断はできないとの
事ですが。
慶弔費の出費などは認められていて
これも特定の人への利益となるが違法ではないなど。

後、子供（幼児）に関して言うと限定されたグループと
見ないそうです。
子供のみが限定だと、成人のみも限定になるし
成人も子供時代があり子供時代に子供向けの
サービスを受託できていたからだそうです。

＞２９８さんや皆さん
自身が弁護士でもなく
知り合いとのやり取りは、この掲示板を見ながらでもなく
雑談として話したものなで、その内容を掲示板に沿って
書き込んでいるので言葉（表現）などの１部不正確な
部分はあると思います。
話した中の専門用語なども、そのまま正確には
書き込めていないので、違法と適切でないなどの
件など分かりにくい部分はあると思います
指摘されれば直すか説明するようにしたいとは
思ってます。

違法だろうが適切だろうがどうでも良い。幼児サークルに活動費から支出するのは反対。子育てが大変だから違反であるお金をもらって当然、弱者防犯とかを持ち出してくるのは不愉快です。甘えるな。

>>302
それが８さんのもっとも言いたいことだろうね

違法だろうが適切だろうが良いのに
違反であるお金って決め付けてるのは凄いな・・・
大丈夫？

今まで知的な話し合い？屁理屈？

＞302+306　さんへ
そうそう、８さんも１７さんも、実になんだかんだ言いながら
あなたと一緒ですよ、大丈夫。

ただ、出費に賛成の人もいれば、管理規約に謳われている
内容ですので、反対意見は単にそれだけです。

>>299

スレ主の悩みと関連付けると

①管理人が独自の判断で「住戸の個別情報」を収集しようとしていること
②参加対象が絞られる（今回の場合、6歳までの幼児および保護者しか
　参加する権利がない）コミュニティに対して管理費で助成すること。

上記について「適切でない可能性あるのでは」って表現にすればよい？^^

私のが「適切」だと思うのは
①については住民から仮でもよいので幹事設定して住民主導で実施。
②については募集対象を限定しない住民催事への助成。

よって、管理人が「独身女性（男性）」「障害者のいる」の住民を募って
名簿を作成し、それらのコミュニティの歓迎会・親睦会などの催事に対して
活動費を使って助成したとしても同じ疑問を持ちます。
だから、303はちょっと違うよ^^

＞０８
１。について言えば、住人から相談された上での
　　名簿作りであり、拒否する事もできるので問題は無い。

２．参加者が絞られる点については
　　問題ないとの事です。

支出に関する事で、スレ主さんの悩みに関連つければ
理事会や組合の承認があるかどうかの
１点のみですね。

３０９でまた言葉が足りないですね。

管理人が住人の許可をえずに名簿を作成すれば適切でないです。
子供サークルの参加、不参加を聞いた上で
参加者の名簿を作ることは問題無いと言う意味です。

組合なりで、子供会及び予算を承認した上で
参加者の名簿作りなどに管理人が関与しているのであれば
問題は無いとの弁護士さんの意見でしたので、

１を読み直し、ももさんの途中経過を読む限りですが
管理人の独断部分が多く、問題点が多そうですね。

予算部分は活動費の名目で予算がおりているのでOKでしょうが
住人の同意をえずに管理人が住人に勝手に名簿を
作成するのはダメですね。

作成したら罪って・・どんな社会主義国？（笑
作成自体は可で、内容・目的・行使不行使次第だろ

保護法益から言って、本人の承諾があれば全て免責
あんたらまともな社会人？

＞３１２さん
本当に私は言葉が足りないのかな・・・
この場合、作成し使用しますよね。
（クリスマス会などでとあるので）

名簿者の同意無しに作成し使用や配布は
現在、個人情報保護法に違反してますよね。
作成のみであれば違法ではないのかは
また聞いてみますね。

たしかに知的に意見を述べていると思いますけど、それは単なる規約を間違った解釈をして、幼児サークルに対して助成金を承認しているだけです。間違った知的意見ほど見苦しい。

＞302+306+316　さんへ
だから、幼児サークルと決めつけるのが間違いだって
あくまでも、管理組合（管理人）がコミュニケーションの場として
開催するって、書いてあるんだよ

４０さん、管理組合（管理人）がコミッニケーションの場として「特定のサークル」開催することで解釈してよろしいでしょうか？

>316
あのね、管理人さんいわく、「名簿をサークル的に使う」といっている
だけです。
管理組合（管理人）が、集めた名簿を使いコミュニケーションの場を作るのです
ここまでしか、書かれていません。

特定サークルが結成され、そこの運営で管理費が使われるのではありません。
コミュニケーションの場から特定サークルができるかもしれませんが、
それ以降の活動は、そのサークルの活動です。

>>315

企業の例で言えば、会社の顧客DBとは別に、
社員が保持している「業務で使う携帯電話のアドレス帳・個人で
管理している年賀状リスト・名刺ホルダーなど」の個人情報も
管理対象になります。
一例でいえば（会社によって管理基準は違う）暗号化されているＰＣ
に保管されているか、携帯電話のアドレス帳は（常にロック）とか
施錠できる棚に保管されているかなど....

管理会社は個人情報取扱業者です。社員が自己の業務の一部として
名簿作成・配布することになりますから、然るべき管理を「会社」
としてする必要があります。

住人の幹事が、情報の募集・名簿作成・配布する場合、個人情報
保護法からは外れます。（その団体が5000人↓ならね）

>>08
スレが違うって、管理人は新たに張り紙をして、名簿を募っているのです
いやなら、登録しなければ良いのだし、
問題のないことに、タラタラ能書きを書かない

４０さん、管理組合(管理人）「活動費というものがありますので、そこから出します。」言っていますけど、管理費の中における科目の活動費ではないでしょか。あなたの言う　管理費を使われるのではありません。であればわたしは賛成です。

>>316
ごめんなさいね、もちろん、活動費です。

４０さん、管理組合（管理人）が名簿を作るのは本当はよくない事と思いますが、ヒマ？な管理人が住民の為に手伝ってくれるのは有難い事です。

４０さん、管理会社（管理人）も大変だと思います。なぜならば老人会、飲み会、青年部会、等の名簿作りをするようになるかも。管理会社の意見を聞いてみたいです。

>管理人は新たに張り紙をして、名簿を募っているのです
>いやなら、登録しなければ良いのだし、
>問題のないことに、タラタラ能書きを書かない

バリバリ関係ありますよ^^　貴方が理解しようとしないだけ。

管理人（管理会社）が名簿を作る（個人情報を持つ）という
ことはそれなりの社内の個人情報管理者が定めた手順・運用
管理にのっとって取り扱わなければマズいということ。

スレ主の書きこみ見る限り、「良かれと思って独断（会社も、
組合も了承せずに）やってる」ように読めるから「適切で
ない」可能性高いです。

組合（理事会）から正式に依頼を受け、委託業務の一貫として
社内規則にのっとった管理・運用下で、募集・名簿作成・配布
管理などしているなら無問題。

アゲアシとりにみえるかもしれないけど、個人情報保護の観点で
いうと「管理組合（管理人）」という表記はナンセンス。

管理組合は、個人情報取扱業者（団体）ではないからね。
管理人は、管理会社から雇われているから、個人情報取扱業者
の一員です....わかる？^^ゞ

＞スレ主の書きこみ見る限り、「良かれと思って独断（会社も、
＞組合も了承せずに）やってる」ように読めるから「適切で
＞ない」可能性高いです。

これがあなたの願望で仮定であり、

＞組合（理事会）から正式に依頼を受け、委託業務の一貫として
＞社内規則にのっとった管理・運用下で、募集・名簿作成・配布
＞管理などしているなら無問題。

わざわざ当たり前のこと指摘して、願望・仮定を正当化。

結局、個人情報保護言いたいだけじゃん　
ご立派　ご立派

法人擬制説に立てば管理組合も個人情報取扱業者でありうるし
子育てファミリー苛めたいというアナタの動機は法の保護に値しませんよ（笑

＞０８さん
個人情報の件に関しては
どういった手順を踏んだか
実際に各住人の了解を得たかなど
ももさんの情報が少なく
私も知人の弁護士と詳しく話してないので
話す機会あれば聞いてみますが

ももさんの件のみで言えば管理人さんが
独断で行動してしまった可能性は高いとはいえ
善意からの行動でしょう。
きちんとした手順さへ踏めば問題ないですよね。

子供サークルなどへの出費の件での反論なければ
きちんとした手順（総会での承認や名簿の件）
子供サークルの設置や出費、管理人の介入は
問題無いってまとめで良いですか？

＞０８
ここまでのスレを読むと
幼児サークルなどへの出費の反対
　　　　↓
一般論で旗色が悪くなるとスレ主のみに特化
　　　　↓
それも旗色が悪くなると、一般論へ
　　　　↓
またまた、旗色が悪くなると個人情報保護へ

エンドレスで繰り返してるのですが、
あなたは、時折幼児サークルなど賛成だが
限定された人にのみの出費が許されないと言われてますよね。
そうならば、個人情報保護に関しては手順守り
漏洩などに気をつけましょうですむ話でしょう。

それを、個人情報がダメだからと言われるのは
幼児サークルに反対だから、少しの間違いを見つけてでも
成立させないようにしたいって事でしかないですよ。

>>277
ここで、子供サークルとあなたが書くから話がややこしくなる。
管理組合（管理人）が、幼児を対象に、歓迎会やクリスマスを
開催するのです。子供サークルが単独で機能する場合は、今回
の、問題と外れます。
>>80
歓迎会を開催するのに、対象となる方を事前に確認＆名簿を作る
ことは、一貫した行動です。
勝手に「適切でないかもしれません」なんていう根拠は？

あらら、>>80ではなく>>8でした。

ちなみに、社員・取引先・顧客（業務受託のマンション住民含む）の個人情報の
総件数が5000人以下なら、取扱事業者にはなりません。

よって、そういう管理会社が、スレ主のマンションから管理業務の委託
を受けているという場合に限り、私の個人情報関連のコメントはスレ
違いになります。

＞４０さん
１を読むと最初にサークル活動的にとありますが
管理人がサークル活動の舵を取るともありますよね。

最初は管理組合が歓迎会などを開催し
サークル的にしていくと読んだので
歓迎会などへの出費として考えた場合
幼児サークルへの出費も管理組合が開催する場合の
出費も認められる、名簿なども、どちらになっても
対応できるようにした方が良いと思いませんか？

登記簿を閲覧したら（誰でも出来る）何号室に誰が住んでて
どの銀行から幾ら借りてるまで、すべてガラス張りなんですがね（笑

それに管理組合の権限なら、区役所にいけば住民基本台帳が閲覧できる。
手間を惜しまなければ、入居者の住所・生年月日もガラス張り。

閲覧できると言うことは、役所も正当行為と認めてるから
個人の内心の犯罪前提で語られたら、返答のしようがないですが、
それは詭弁と言うものです。

＞管理人がサークル活動の舵を取るともありますよね。
これは、ももさんが思ったことで、事実を書いている中では
管理人さんが、開催するとあります。
あくまでも、管理組合が、子供を集めて交流をとるのです。
特定のお母さんたちが、サークルを作って活動するのとは
違うから、活動費を充てることができます。
ここまでです、管理規約からOKと思えることは。

４０さん、あなたの意見は活動費を使うのが賛成か反対なのかよくわかりません。教えてください。

スレ題で、活動費を使うことは賛成だと言っているのです。

４０さん、私には活動費は使わないと言っていますけど、クリスマス会や歓迎会はなんのことでしょうか。住民全体の会のことでしょうか。スレ題ではどう考えても　幼児を対象に名簿作りから始まっていますし、住民全体のクリスマス会等でしたら、開催時におもちゃとかあげる都合上、子供の年齢とか何人いるかを調べるのが通例ではないでしょか。教えて下さい。

>>330

私は一貫してスレ主の件を例にして「一般論」を話いるつもり。
（思い違いもあったことは謝罪してもいいですよ。
　例：サークルを作ることを住民から依頼されて管理人が窓口すると思ってた。
　　　違法=不適切だといた。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

一般論ないし自論ないし自分のマンション例を開示する他は
私はスレ主のマンションの住民ではないので、この板でコメントする
意味ないですよね？

>>327

全ての情報が開示されていないので、当然　話をする上で仮定や想像が
ないとコメントつけられないのでは？全てとはいいませんが、なるべく
「想像・妄想・自分の考える前提」といった表現を加えてコメントする
ように心掛けていますが...

貴方を含めたここの何人かのように「コメントしていることと逆のこと」
を煽り釣りで書くよりはマシだと思うけど．．．

>>337　＝４０さん

貴方の表現では『管理組合＝管理人』と読めてしまうのですが、貴方の言う『管理人』とは
『（管理組合に委託された管理会社の社員である）管理人』との認識で良いのでしょうか？

>>343さんへ
使い方、不明確でしょうかね？
337のはじめは、事実としてと書きましたので、管理人さんが
開くと書きました。
管理組合と書いた文は、管理組合が主体でやるべきことで
あるから、管理組合と書きました。
イコールではないですよ、管理人さんはもちろん管理組合の
業務を代行して行っているものです。
違うかもしれない・・・との反証はありません。

age

同感です。
管理費はサークルの費用には使っては、なりません。
一部の区分所有者に特別の影響を及ぼす場合は、その区分所有者の承諾も必要となります。
民事　６条、３０条、

347の言う「特別の影響」というのは、共益向上を考慮してもなお受け入れがたい程の不利益。例えば１階に住む人の庭の前に管理組合が機械式駐車場を建てて完全に日陰にするなどするような場合をさして言います。つまり347の言っていることは見当違いです。
近年は標準管理規約でも管理組合の活動の中にコミュニティー形成に関わる活動を入れ込んできています。
結論を言うと、そのマンションの管理組合が是とし予算を組むならば、組合からのサークル活動やクラブ活動への人員支援や支援金支出は適正です。問題ありません。ただしその対象は管理組合が認めたものに限り、当然個人によって私用されてはいけません。

寝ていたスレはまた眠らせましょう。

理事会で共用財産の大木や植木を伐採し花壇を作った。
花壇は管理費を使っている。
花壇に管理費を使うことは一部区分者が反対したが使っている。
これは、横領罪ではないか。

管理費から活動費を使うには全員の了解が必要である。
国で定めた管理規約があります。

理事会がOKだとしても管理費を活動費に使うのは違法です。
区分所有者全員の合意が必要です。

管理費は理事会だけで勝手に使えるものではない。
一部のサークルに管理費を使うには総会を開き、出席者だけでも決められない。
欠席者の意見も聞かなければならない。
例え理事長でも管理費をサークルや活動費に使えない。
管理費を区分所有者全員の承諾なしに使うと横領罪になる。

はいはい、専門家さん！

>管理費から活動費を使うには全員の了解が必要である。 国で定めた管理規約があります。
>一部のサークルに管理費を使うには総会を開き、出席者だけでも決められない。 欠席者の意見も聞かなければならない。 例え理事長でも管理費をサークルや活動費に使えない。

の根拠示そうね、根拠。
一般的には普通決議項目だよ、これ。

> 管理費を区分所有者全員の承諾なしに使うと横領罪になる。

全員は必要ないですよ。建替え決議ですら4/5の承諾でいけます。
管理費の使用なら、総会決議は必要ですが、普通決議でいけますね。