分譲マンションの常識（ルール・マナー・モラル）について

779さん。778です。

779さんのマンションもそうなのですか？質問してすみません。
理事会が頼りにならないのかも？と思うときあります。

「匿名で苦情は受付けません。必ず部屋番号記入のこと」と総会で
理事長になった人が言ってました。理事会で決めたそうです。

私は部屋番号記入しなくても匿名で苦情言ってもいいと思ってます。
その方が779さんがおっしゃるようにまともな意見が出てマンションに住みやすくなる
のではないでしょうか？

>>779
＞「対応・回答を約束するものではないが、匿名での質問や情報提供も受け付けます」としたら
＞いったいどうなるんだろうでしょうね？
＞結構、まともな意見も来るんじゃないでしょうかね。
たしかにまともな意見も来ることでしょうが、はるかに多くのまともではない意見が
くると予想されます。その場合、書類を見るだけで担当理事の時間のほとんどを
使ってしまう可能性があります。
そもそも「名指しで『あんたは、うましか』」なんて意見がまともであるはずも
ありませんので、そんなレベルの苦情が大量に来ても理事会としては何も対処しない
ことになってしまいます。そしてもっと怖いのがその中にまともな意見が埋もれて
しまって理事に目に触れなくなることです。
結局、「記名以外は受け付けない」が妥当なやり方になると思います。

>>781さん
うちのマンションもすごいですよ。
何しろ理事会がいつ開かれて何が決まったか、情報がこないので誰もわからない。

匿名での苦情や意見は、理事会にそれをさばける能力があるか、でしょうね。
理事会がしっかり機能していれば、暴論・正論を区別し
匿名意見の中からでも、有益な意見や情報をすくいあげることもできるだろうけれど
ただ振り回されるようなら、本来の業務に支障をきたすし全くの無駄になる。

輪番制や一年交代のパートタイマー理事さんたちは、年度毎にやる気も能力も
バラバラですから、その中の低いレベルで揃えておけば問題はおきにくいんだと思います。

>>783さん。781です。

＞理事会がいつ開かれて何が決まったか、情報がこないので誰もわからない。

普通は理事会で話し合いした事総会や回覧板等で伝えるのではないでしょうか。
私はマンション住まいが初めてなので詳しくは知らないのですが。
理事会で話し合った内容は総会の時、もしくは回覧板で私のマンションは
わかるようになってます。住民からの多数の要望でした。
「理事会でどんな話し合いしてるのか」と気になってる住民が多くいたと思います。

783さんも理事会で何が決まったのか、情報が気になると思います。マンション内の
事なので知る権利あると思いますよ。１度言われてはどうでしょう？

＞匿名での苦情や意見は、理事会にそれをさばける能力があるか

初めて役員するにあたり勉強してる、してないで違ってくると思います。
理事会がしっかり機能していれば問題ないでしょう。

理事ですが、うちの管理組合では匿名のご意見、苦情には回答しません。
理事会が時間を費やし検討する以上、提出する側にも発言には
責任を持っていただきたいからです。

また、こちらから聞き取りをしたくても匿名だと対応できないし、
詳しくお話を伺いたいので名乗り出てくださいなどと、
再度こちらから働きかけるほど理事は暇ではありません。
まともなご意見や何か改善を望むのであれば記名が常識でしょう。

最初は特に取り決めはなかったのですが、
言いたい放題の内容が多かったのも事実ですよ。

７８５さん

理事御苦労さまです。住民から苦情が出た場合、詳しく話聞きたい時など聞いてくれるのは
住民にとって有難い事だと思います。例えば名前と部屋番号書いて苦情・その他を提出した
場合外部（マンション住民）に漏れたりしないですか？

785です。

管理室に提出された書類の部屋番号とお名前は管理会社の方では把握していますが、
理事会に提出される際は伏せられますので理事と言えど棟や階数以外の情報はわかりません。
ヒアリングの必要のある場合のみ、管理会社から情報を得ます。

また内容は居住者全体に掲示等で周知させますが、個人を特定できるような情報は
一切表に出さず他の居住者に漏れることのないよう配慮いたします。

７８７さん

７８６です。回答有難うございます。私のマンションはメールボックスがあってそこに
苦情、その他入れるようになっています。担当の人がメールボックスを開けるシステム
になってるのです。もし苦情書いてその中身が住民に知れ渡らないか不安でした。

今迄メールボックスに苦情は入れた事なく、入居した当初管理人さんに１度言った事は
ありました。苦情言った事で住民と気まずくならないか正直不安でした。心が和らぎました。

苦情を申し立てる人ほど、管理組合への参加は消極的だね。
正直やってられない。

苦情はみなさん言いたくないと思います。住人の中に非常識な人がいるからでしょ。
最初はみな我慢してると思いますよ。我慢して様子見てる人もいるはず。

>>786
＞住民から苦情が出た場合、詳しく話聞きたい時など聞いてくれるのは
＞住民にとって有難い事だと思います。例えば名前と部屋番号書いて苦情・その他を提出した
＞場合外部（マンション住民）に漏れたりしないですか？
ウチのマンションでは、まずは管理人の一人（目安箱をと開ける人は固定）と
理事長、副理事長だけが投稿者の情報がわかります。理事会に出す時も投稿者の
情報は伏せています。その後、必要に応じて担当理事に情報を流して対処します。

一般に理事は個人が特定されるような情報は流さないと思いますが、理事の意識の
問題になってしまうかもしれません。しっかりルール決めがされていないと
いろいろな問題に発展するかもしれません。

>>790
＞住人の中に非常識な人がいるからでしょ。
そういう場合が多いとは思いますが、個人が思う非常識を振りかざされても
理事会は対処のしようがないと思います。

７９１by１５さん

７８６です。
＞理事長、副理事長だけが投稿者の情報がわかります。
＞理事会に出す時も投稿者の情報は伏せています。
意味は理解出来るのですが、理事長、副理事長になった人が住民と
仲が良い場合、○○号室の人の苦情よくきてると言った情報漏らしたり
する事ないのでしょうか？

＞必要に応じて担当理事に情報流して対処します。
この場合じ担当理事に情報だけが流れて部屋番号はふせるのでしょうか？

分からない事で質問してすいません。回答宜しくお願い致します。

自分が理事をやった時、
「あの部屋はクレーマーなので注意！」と前理事長から申し送りがありました。
さすがに文書化はされていませんが。

マンションによって様々な方法がとられているようですね。
うちのマンションでは、苦情を言う方も言われた方も議事録原本
（議事録配付はしてません）には部屋番号と氏名がきちんと記載されています。
そうしないと事実関係が正確に引き継げないのが理由のようです。
つまり議事録閲覧か、理事になって過去の議事録を見れば、誰でもわかってしまう仕組みです。
情報が漏れる可能性はおおいにあると思いますが、他の適切な方法が見つかりません。

>>792
＞意味は理解出来るのですが、理事長、副理事長になった人が住民と
＞仲が良い場合、○○号室の人の苦情よくきてると言った情報漏らしたり
＞する事ないのでしょうか？
理事会内のルールとして「不必要に個人情報を漏らしてはいけない」という
ことを明文化しています。しかし、最終的には理事長・副理事長の人格の
問題となってしまうのかもしれません。ただし、うちのマンションの場合は
今のところ理事長は旧理事長指名、副理事長は新理事長指名（実際は旧理事長
との話し合い）で決定しているようですので、個人情報が漏れるような問題は
起こっておりません。

＞この場合じ担当理事に情報だけが流れて部屋番号はふせるのでしょうか？
これは部屋番号がわからないと聞き取りができませんので、部屋番号を
知らせます。確かに実際には他人に漏れないという保証はできません。

「信じるしかない」という曖昧な回答になってしまって申し訳ございません。

>>794
＞うちのマンションでは、苦情を言う方も言われた方も議事録原本
＞（議事録配付はしてません）には部屋番号と氏名がきちんと記載されています。
ウチのマンションの場合は住民の目に触れる書面には一切部屋番号は入れません。
音問題等の注意文言は曖昧な位置情報（南向き・中層等）を載せるだけにします。
それでも苦情がなくならない時には少しずつ範囲を狭めるような注意にすることも
明文化しています。第４段階まで用意してありますが、今まで最大は第３段階です。

議事録というのは理事だけでなく住民にも掲示・配布等で通常、公開するものです。
内容は載せても提出された苦情の届出書にある個人情報（被害者・加害者）を載せる必要は
全くないので、届出書（原本）のみ管理会社で管理してもらえばいいのでは？

一度の対応で解決する事柄もあるし、事実関係の引継ぎと言っても
両者の部屋番号や名前まで、必ずしも理事が詳細に知る必要はありません。
引継ぎに大切なのは、苦情の状況→それに対する対応→その結果、だと思います。

７９５by１５さん

７９２です。回答有難うございます。書き込み遅くなってすみません。
＞理事会内のルールとして「不必要に個人情報を漏らしてはいけない」ということを明文化
しています。
＞最終的には理事長・副理事長の人格の問題となってしまうかもしれません。
文章にして記すのはいいと思います。苦情を提出した住民からすれば部屋番号がわかって
名前までもがわかってしまうのが嫌な人多いと思います。役員交代して引き継ぎ
した時、どんな苦情出てるか、どう対処したか次の役員の人は必ず目を通すと思うのです。
その時に例えば役員になった人の所に苦情出ていたとすれば、○○号室の人が言ってたんだ
となったりしないですか？

＞これは部屋番号がわからないと聞き取りが出来ませんので
＞部屋番号は知らせます。
＞確かに実際には他人に漏れないという保証はできません。
聞き取りに来て頂くのは良いと思いますが、出来るだけ内密にして欲しいですね。
マンション住民は理事長・副理事長を信用してると思います。

>>794です。
アドバイス感謝いたします。
私のマンションでは、購入時の原始規約での「議事録配布はなし」が未だに生きています。

>>795さん
参考までにその４段階をご教示願えませんか？

>>796さん
「議事録原本は管理会社が保管」は、現在では常識なのでしょうか？
各議事録は管理組合が保管しており、将来の保管場所に不安を抱いています。

>>797
＞その時に例えば役員になった人の所に苦情出ていたとすれば、○○号室の人が言ってたんだ
＞となったりしないですか？
ウチの場合は旧理事長が新理事長を指名するため、苦情を出されるような方は理事長に
ならないと思われますので、今のところ問題になっていません。もっとも苦情を
出されている方が客観的に観てクレーマーであったらその限りではないと思います。

＞聞き取りに来て頂くのは良いと思いますが、出来るだけ内密にして欲しいですね。
＞マンション住民は理事長・副理事長を信用してると思います。
そうですね。ウチのマンションでも指名制が出来なくなったとき、どんな人が理事長に
なるか不安です。一回でも守秘義務を守らない人が理事長になると理事会の信頼が
失墜しますからね。

>>798
＞私のマンションでは、購入時の原始規約での「議事録配布はなし」が未だに生きています。
「議事録配布無し」でも議事録を見る権利が住民にはあります。そこでも個人情報を
見られるのは問題だと思っています。

＞参考までにその４段階をご教示願えませんか？
ウチのマンションの住民が読んでいたらマンションが特定されてしまうような気がしますが・・・。
第１段階：「○月○日○時頃、○月○日○時頃、・・・、トントンと釘を打つような音が
聞こえる：場所南向き、中層」と掲示
第２段階：内容は上記と同様ですが、苦情元の周り２４件に投函。
これでも苦情がなくならない場合は担当理事が音の出先を調査。かなり特定した時点で
第３段階：苦情元周り８件に投函。
音の出先を再調査。
第４段階：この時点では音を出していると思われる家庭に直接投函。

苦情を出すほうも面倒な書類を書かなくてはいけないようになっていますので、今の
ところ第３段階で停まっているのかもしれません。なお、上記対応は第１段階の掲示の
ときに「音が少なくならない場合は２，３，４段階へ進みます」と常に注意を促して
います。

＞「議事録原本は管理会社が保管」は、現在では常識なのでしょうか？
ウチも管理会社保管です。住民からの閲覧要求があった場合は、保管場所から管理人が
持ってきて見せています。なお、見る場所はロビーのみでコピーも禁止にしています。

>>798さん
＞「議事録原本は管理会社が保管」は、現在では常識なのでしょうか？
＞各議事録は管理組合が保管しており、将来の保管場所に不安を抱いています。

>>796です。
議事録は管理会社、管理組合双方で保管されているし、一定期間掲示もされます。
が、議事録そのものには苦情の内容と対応、おおまかな位置（棟や階数）は記載されても
双方の具体的な部屋番号や名前の個人情報までは載せられていないということです。

それだけで部屋の察しがつく方も中にはいらっしゃるかと思いますが、
こういうことで迷惑を感じている人がいるということを周辺住戸だけでなく
全住民に知っていただく上でもこの範囲で開示するのが理事会の方針です。
棟も多く、ワンフロアの戸数も多い大規模なので、
個人が特定されにくいという点もあるかもしれませんが。

提出された苦情の届けは管理会社で保管、そこには当然提出者の記名があります。