赤坂タワーレジデンス Top of the Hill 契約者・入居者掲示板

総会

質問に答えるときの注意点
1.　回答すべき質問か回答しなくて良い質問かをふるいにかけて、答えなくて良い質問には議長の判断で回答を拒否し、回答者の指名も行うべきではありません。
2.　質問は簡潔にさせます。ひとつの質問を3分以内、または5分以内と制限して構いません。
3.　最も説明に適した回答者を指名するのは議長であり、質問者に回答者を指名させてはいけません。
　　「質問者には回答者を指名する権限はありません」と拒否して結構です。
4.　質問者が納得しなくても、合理的な説明がなされれば、それで質問に対する回答は終了したことになります。
　　管理者（理事長）には区分所有者に対して説明義務がありますが、質問者が納得するまで説明し続ける必要はありません。客観的に合理的と認められる程度に説明すれば足ります。
　　質問者が納得しないときは、「ただいまの説明で、一般の区分所有者の皆様には十分ご理解いただけたものと考えます」など、十分義務を果たしたことを明確にした上で、次の質問に移ります。
　　但し、「一般の区分所有者の皆様には十分ご理解いただけた」と自信をもって云えるような説明をしてください。
間違った意見に対して、同調者が出る場合もあります。
５．質問者が多数いる場合は、同じ人に何度もさせず、なるべく多くの人に質問させるようにします。
６.過去の総会で否決または決定したことを再度、質問や修正動議で出されても、一時不再理の原則で再決議はできません。

下記の回答例をカードに書き留めておくと、いざというとき便利です。

答えなくて良い質問
1.　会議の目的たる事項に関しないときは
　　「ただいまのご質問は、本日の総会の目的とは関連がありませんので、回答は致しかねます」
　　会議の目的たる事項とは、招集通知に記載された議題・議案のことで、決議事項だけではなく、
　　報告事項も含まれます。議題・議案と離れた一般的・抽象的な質問には答える必要はありません。
　　「会議の目的たる事項に関しない質問は、ご遠慮願います」と述べて回答を拒絶して構いません。
2.　区分所有者共同の利益を著しく害するときは
　　「ただいまのご質問にお答えすると、区分所有者共同の利益を著しく害することになりますので、
　　お答えはご容赦願います」
　　大規模修繕工事などの場合、各社から工事の見積をとって比較する前に、
　　総会で予算額が公開されると、それに合わせられてしまいます。
　　予算額の公開が必要な場合には、その危険性を理解いただいた上で、慎重に行ってください。
3.　個人のプライバシーに関する質問には
　　「個人のプライバシーに関する質問にはお答えできません。」
　　総会は公開の場で行われますので、区分所有者個人のプライバシーに関する質問には答えてはいけません。
4.　調査を要するとき
　　「ただいまのご質問にお答えするには、資料（事実関係）等を調査しなければなりませんので、
　　お答えはご容赦願います」　　
　　説明のために調査を要する質問について、その場で回答せよと云われた場合には、
　　「調査を要する質問は事前に書面でご提出いただかないと、この場では回答することはできませんので、 回答は拒否します」と述べて構いません。
5.　その他の正当な事由があるとき
　　「ただいまのご質問については、回答すべきではない正当な事由がありますので、お答えは致しかねます」
　　「もっぱら、議事の妨害を目的として為された質問」「関係者のプライバシーに関する質問」など
6.　区分所有者の発言が意見表明にすぎないとき
　　「ただいまのはご意見として承りました。それでは次の質問に移ります」
　　質問の体をなさず、組合運営のあるべき姿や役員の責任問題に関する区分所有者の意見表明などには、
　　説明義務はありません。