サンクレイドルつくば

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　監事って何？管理組合の監査とは？
より連載いたします。
http://www.kanrikyo.or.jp/4season/index.php
http://www.kanrikyo.or.jp/4season/articles/manner/35/index.php

その１

その２

その３　　　　　　　　　　　 2021.10.01掲載

監事って何？管理組合の監査とは？
横浜市立大学国際教養学部教授　齊藤広子

　管理組合の監事になったけれど、何をするんだろう。
　順番で役員が回ってきたので役職を決める話し合いに出席し、ジャンケンをしたら一番に勝った。周りの人に「監事がいいのでは？」といわれたので、「はい、はい」と答えたけれど、実際何をするのかわからない。今になって「監事になったの？　大変ね……」なんていわれ、不安になってきた。逃げ出したい気分だよ……。

その４

●管理組合の監事の仕事は？

　監事の仕事は、管理組合の業務の執行や財産の状況を監査することです。つまり、管理組合の運営が民主的に進められているか、適正な会計処理がなされているか等をチェックする役目といったところでしょうか。マンションの管理を進めるうえで、管理組合法人でない場合は、監事を選任しなさいと法律で決められているわけではありません。しかし、実際には、管理組合で監事を選任しているマンションは97.7％あり、その人数は1人が78.6％、2～3人が15.6％となっています(*1)。2～3人のところもあるのですね。
　法律で決められているわけではないのに、どうしてこんなに多くのマンションで監事が選任されているのでしょうか。それは、監事が管理組合の運営上なくてはならないものだからです。
　具体的に何をするのか、マンション標準管理規約(以下「標準管理規約」と表記)(*2)で確認しましょう（表-1）。
　管理組合の業務の執行、財産の状況の監査をし、総会でその結果を報告します。問題がある、あるいはありそうな場合は理事会や総会を開催する権限も持っていることがわかります。

その５

表-1　マンション標準管理規約第41条（監事）
（監事）
第41条　監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
２　監事は、いつでも、理事及び第38条第１項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。
３　監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
４　監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。
５　監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。
６　監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。
７　前項の規定による請求があった日から５日以内に、その請求があった日から２週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。

（※1）平成30年度マンション総合調査結果より
　　　　https://www.mlit.go.jp/common/001287645.pdf

（※2）各マンションの管理規約の参考資料として、国土交通省が作成したものである。単棟型、団地型、複合用途
　　　　型がある。令和3年6月にIT化への対応などに関して改訂されている。
　　　　https://www.mlit.go.jp/common/001410147.pdf　改訂の概要
　　　　https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/content/001417732.pdf　単棟型

その６

●監事には誰がなっている？専門家に依頼も可能？

　こんなに権限を持っている監事ですが、実際は誰がその職務を担っているのでしょうか。多くは、区分所有者が就任しており、外部専門家が監事に就任しているのは全体の0.4％となっています(*3)。監事に限らず、日本では管理組合の役員を区分所有者から選出することが多く、外部専門家の活用はごくわずかとなっています。
　確かに、専門家にお願いすると費用はかかりますが、第三者性、専門性をもって職務を果たしてもらえるといえます。
　ある管理組合の監事に就任しているマンション管理士の方にお話を伺いました。
「月1回の定例理事会に出席し、管理組合運営の業務監査をしています。半年に1回は会計監査をし、総会前にも業務監査と会計監査を行います。監査にあたっては、オリジナルのチェック項目に照らして監査しています。大事なことは、何のために何をチェックするかを明確にすることです。そして、管理組合にとって耳が痛いことでも、伝えるべきことをきちんと伝えています」とおっしゃっていました。監査する書類は、段ボール箱数箱にもなり、それらを１つ１つチェックしていくそうです。
　このように、管理組合にあっては、第三者の目、そして独立した専門家の目にさらされることで、知らぬ間に不正が発生してしまうような体質になることを防ぐことにもつながっています。また、専門的な視点から、将来起こりうる問題に対しての指摘もあり、管理組合運営のより健全な体質改善にもつながっています。

その７

●管理組合運営や会計をチェックする体制を

　監事に専門家を活用しなくても、管理組合の運営や会計のチェック体制を強化する方法があります。管理組合、理事によるチェック体制を強化する方法を考えていきましょう。
　第一に、管理組合の役員の引き継ぎの際に、管理組合の業務や会計のチェック項目を作り、何がどうなっているのかを新旧役員全員でチェックしながら引き継ぐことです。例えば、「管理規約の原本はここにありますね」という目視を含めた確認です。「あります」という確認だけでは、どこにどんな状態であるのかがわからず、いざという時に困ってしまいます。
　第二に、監事に組合員が就くとしても、会計監査は、専門的知識のある人にお願いすることです。この場合には、標準管理規約第34条でいう「専門的知識を有する者の活用」となります（表-2）。こうした専門家の活用について、管理規約で規定されているかを確認しておくとよいでしょう。
　第三に、積極的な情報開示があります。例えば、「マンションみらいねっと」の活用です。みらいねっとでは、マンションの概要、管理組合の運営の仕方、会計、修繕の履歴、保管書類などの状態を誰もが一覧で見ることができます。管理組合は、公開する情報を更新するために、これらの情報を把握することになります。そして、情報を更新します。情報を公開するということで、内部の目もより厳しくなるのではないでしょうか。
　さらに、管理組合の自治体への届け出制度等が始まっています。また、マンション管理業協会の「マンション管理適正評価制度（令和4年4月運用開始予定）」(*4)では、管理組合の運営状態、建物・設備の維持管理状態を登録し、その評価結果に応じてインセンティブが付与されるといったことが想定されています。こうした機会を通じても、管理組合が自らの状態をチェックする体質を身に付けることができるのではないかと思います。

その８

表-2 マンション標準管理規約第34条（専門的知識を有する者の活用）及び同条関係コメント、第35条（役員）
【各抜粋】
（専門的知識を有する者の活用）
第34条　管理組合は、マンション管理士その他マンション管理に関する各分野の専門的知識を有する者に対し、管理組合の運営その他マンションの管理に関し、相談したり、助言、指導その他の援助を求めたりすることができる。
第33条及び第34条関係コメント
②　管理組合が支援を受けることが有用な専門的知識を有する者としては、マンション管理士のほか、マンションの権利・利用関係や建築技術に関する専門家である、弁護士、司法書士、建築士、行政書士、公認会計士、税理士等の国家資格取得者や、区分所有管理士、マンションリフォームマネジャー等の民間資格取得者などが考えられる。
（役員）
第35条
２　理事及び監事は、総会の決議によって、組合員のうちから選任し、又は解任する。

その９

●おしまいに

　監査は大事な仕事で、それを担う監事は管理組合になくてはならない職です。管理組合の運営に不正が生じないよう、特定の人に大事な監査を押し付けるのではなく、管理組合として、その状態をチェックし適正に運営できる体制を築いていきましょう。
　アメリカでは、一定の予算額以上の会計は専門家によるチェック、そして管理組合が３カ月に一度は、組合運営の管理費の収支明細の確認、積立金の収支、予算案と執行状況を比較し、確認・報告することを州法で義務付けている場合があります(*5)。
　管理組合内のトラブルを避けるために、法律で監査の役割をより厳しく設定し、義務付けるという方法もありますが、それではますます管理組合の荷が重くなり、役員のなり手が減るかもしれません。また、「面倒なことは専門家に」と任せる前に、管理組合内でのチェック体制を、あなたのマンションにあった方法で確立することが必要ではないでしょうか。

（※3）平成30年度マンション総合調査結果より
　　　　https://www.mlit.go.jp/common/001287645.pdf

（※4）マンション管理適正評価制度
　　　　http://www.kanrikyo.or.jp/lp/evaluation/index.html

（※5）例えば、カリフォルニア州では、毎年、総額75,000ドル以上の収入かある組合の財政報告書は
　　　　カリフォルニア州会計士局 (The CaliforniaState Board of Accountancy) に免許が与えられた
　　　　人物により作成される必要がある（州法§5305）。
　　　　https://core.ac.uk/download/pdf/35272994.pdf　等

その１０

参考資料

管理組合監査 主要項目チェックリスト コメント
【留意事項】
・会計監査の実施時期は、通常総会に向けて管理組合の決算月後から総会の開催通知発信までが一般的です。
・本チェックリストは、法人化していない管理組合の監査報告書作成に向けた手元資料、次期監事への引き継ぎの参考資料を想定しています。
・会計監査及び業務監査は、第三者による公正な検証の実施の観点から、公認会計士又はマンション管理士等一定の能力を有する専門家を業務監査は、会計監査と同時に実施するのが一般的ですが、臨時に行う場合は適宜必要な項目をチェックして下さい。
・本チェックリストのチェック項目は主要とされる項目としています。各マンションの特性や使用する時期にあわせて加除・変更の上、使用して下さい。
http://www.kanrikyo.or.jp/report/pdf/gyoumu/checklist+comment.pdf

管理組合監査関係資料
http://www.kanrikyo.or.jp/report/gyoumu.html

不正の実例について
https://gentosha-go.com/articles/-/37882?page=3&per_page=1

マンション管理組合は面倒くさいから、かかわりたくない――。そう思って丸投げしていたら、とんでもないしっぺ返しを食らうかもしれません。実は、不正を働くマンションの管理責任者が増えています。※本連載は、松本洋氏の著書『マンションの老いるショック！』（日本橋出版）より一部を抜粋・再編集したものです。

マンション管理費の横領事件が続発している

■マンション管理組合役員による事件

テレビ、新聞などでマンションの理事等役員の横領事件が時々報道されますが、報道されるのは、ほんの一部で、時効により裁判が出来なかったケースや世間体を考えてことを大きくしたくないなどの理由から表沙汰になっていない横領事件も多くあるようです。たかが、管理組合の横領事件と侮ってはいけません、億単位で被害にあわれた管理組合も結構あります。

新潟県の大型リゾートマンションでは管理組合前理事長が約16年間にわたり、組合の管理費など総額約11億円を着服していた事件は業界では有名です。

横領の手口としては、前管理組合理事長名の管理組合口座から自分の口座に送金する方法で着服し、それが発覚することを隠すために会計の監査の時に銀行から提出される残高証明書を改ざんしていたということです。

この前理事長は、公認会計士の資格も保有していることから総会で選任された時には組合員の誰もが信頼していたと考えますが、まさかこのような事件になるとは誰も思っていなかったと思います。


■理事長・会計監査担当役員にも賠償命令

管理組合の会計担当理事が横領して、横領していない理事長、監事の個人責任を認める判決が出された事例もあります。

マンションの会計担当が10年もの長期に渡り総額1億円以上もの着服をし、その間、預金通帳の確認などを行っていれば着服を防げたとして、当時の理事長と会計監査担当役員に464万円もの善管注意義務違反により損害賠償が認められたというものです。（東京高裁で判決は確定）このマンションは戸数40戸弱，着服期間は1998年から2007年まで，当時は自主管理であり，印鑑と通帳は着服していた会計担当役員が所持していたとのこと。自らワープロで作成した残高証明書で発覚を免れ，通帳の写しや原本のチェックはされていなかったとのことです。

判決では「預金通帳をチェックしていれば着服の事実を把握でき損害を回避できた」と指摘され着服には関与していなかったにも拘わらず、理事長と会計監査担当役員に損害賠償責任が認められたとのこと。

古いマンションでは、通帳と銀行届出印を理事長や一部の理事が一緒に保管しているマンションが多いのでこのような事件が発生しています。

通帳と印鑑は、同じ管理組合の役員が保管していると「つい、でき心で……」横領事件になる可能性があります。

つづき

■悪徳プロの理事長

横領は、犯罪ですが犯罪にならないように巧妙に、マンションの管理費、修繕積立金を食いものにしている理事長もおります。

その手口としては、50～70戸くらいの築年数10年とか23年位の中型マンションの一部屋を購入し組合員として管理規約に基づいてお金儲けをたくらむのです。

マンション購入前に、総会の議事録を確認して、実際に総会に出席する組合員（議場出席者）が少なく、委任状や議決権行使書で決議されるマンション管理に関心があまりない高くないマンションをねらって購入します。そして、滞納状況や修繕積立金の額等も予め調査します。財務状況が良いマンションを選びます。

築10年とか23年、35年の中古のマンションは、大規模修繕工事を目前に控えていますので、マンション管理に関心の低いマンションでは、理事長に立候補する組合員は少ないことが多いので、立候補するとたいてい理事長に就任することができます。

理事長になって、大規模修繕工事の提案をして、自分の知り合いの建設会社や縁故関係のある大規模修繕工事業者に修繕工事を発注してそこからリベートをもらってお金儲けをするわけです。

中型マンションの大規模修繕工事の費用は数億円になりますので、工事金額の2割がバックマージンとしても大きな金額になります。その大規模修繕工事が終わるとマンションがきれいになって売りやすくなるので、売却してまた大規模修繕工事間近の管理に関心の薄いマンションを探してそれを購入して同じ方法でお金儲けします。

これを、『プロの理事長』と呼んでいます。最近は、プロの理事長のほかに、大規模修繕工事業者が自分の会社の社員に大規模修繕工事間近のマンションを購入させて理事長にし、自社に大規模修繕工事を誘導する業者もあるようです。

この方法では、総会で規約に基づいて手続きを行い上程して総会承認を受ければリベートをもらったことが発覚しなければ濡れ手に粟状態です。

このように、マンション管理組合員の一人一人がマンション管理に関心を持たないといいように管理組合の大切な資金が知らない間に吸い取られてしまいます。

あるマンション管理に関心の薄いマンションで、10年間理事長を務めた理事長が予算に理事長の10年間の慰労金として800万円を上程して総会決議された事例があります。

このマンションでは総会が終了してしばらくしてから、理事長の慰労金800万円が発覚してトラブルになりましたが、総会で出席者の過半数の賛成を得て可決されていたのであとの祭りです。

この場合には、1／5の組合員による総会招集権を行使して臨時総会を開催して、慰労金を撤回することも可能かと思われます。

松本 洋

大規模修繕の実例を紹介いたします。
初回の修繕を17期に行い、紹介された事例の中で最も負担金が少なくなっています。

2021.5.31
築40年を経過したマンションの修繕工事費の実績（事例研究）
https://www.daiwalifenext.co.jp/miraikachiken/report/210531_report_01

概要
　第1期から第12期まで積立金会計からの支出はない。小修繕は一般会計から支出されている。第1回目の大規模修繕工事の実施は第17期と調査マンションの中では最も後倒しで実施されている。第2回目の大規模修繕工事の実施時期が判然としないが、第33期までの間に複数回の工事を実施し、必要な工事を賄っている。第3回目の大規模修繕工事は第33期に実施し、第37期に排水管更新工事を完了させている。スタートは遅いが、
40年を経過する間に、他のマンションと同程度の修繕工事は行われている。

つづき

つづき
負担金の多かった事例

つづき

さらに

通りすがりのマンション管理士です。
まず、管理組合の内情をここに載せるのはやめましょう。
※管理組合の修繕積立金や議事録の内容等。誰が見てるかわかりません。
多額の費用がかかる大規模修繕工事なので気持ちはわかります。

話しに出ていた乾式工法は補助金の対象となる工事です。
この工事は一般の大規模修繕工事の施工業者は行いません。
それは経産省に提出する図面や書類が作成できないこと、手間が掛けれないこと、将来的に自分達の仕事を減らすことになることが理由です。

やるとすれば建装工業ぐらいかなと思います。
※失礼ですが、過疎地と小規模なので辞退されるてましょうね。
普通の改修屋からすれば、今後の仕事が減るような提案はしません。

内容が心配ならば実際施工された物件を見に行く、または竣工図書を閲覧させてもらえばいいのではないでしょうか。

また、こんなニッチな施工方法に設計コンサルを入れても監理できないと思います。

このスレを管理会社や施工業者が見たら貴マンションに関わりたくなくなるだろうなと思うけど、大規模の成功を祈ってます。