理事会の議事録、掲示または配布してますか？

新米理事さま

>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

管理担当者の能力が低い時は、担当者替えを管理会社に申し入れれば良いと思います。
私のＭＳでも担当者を替えてもらった経験があります。

問題は、管理会社の能力となると別問題になります。
最悪、管理会社の変更も視野にいれないといけませんが・・・

>>40 41様
以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・
もはや管理会社の問題です。
変更、射程圏内です^^メ

>以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・

担当者が替わっても能力が低いとは、確かに管理会社能力に疑問を感じますね！

私の経験上
担当者に対するクレームを日頃より訴えた事により
役職が付いている担当者に替わりました。
一応役職があるだけ経験も知識もありました。

管理会社になめられないように頑張って下さい。

議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。
住民の皆さんは掲示板をよく読んでいますよ。
居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。


ただし、はっているのは、問題住民などの個人名などを削除した、公開用の議事録です。正の議事録は、管理組合内で保管されていて、請求がない限りは、理事以外は見ないと思います。

>>38=43さん

役職付のオヤジに代わりましたが・・・
古き良き時代の経験はあるのかもしれませんが
時代の変化に乗り遅れてます。
法的質問でも
「ウチのほかのMSはみんな−−ですよ」というような回答です。
役職付オヤジゆえか、資料作成などの実務能力もないし。

言われないことは絶対やらない。
言ったことは忘れる。返事は遅い・ない。
悲惨です・・・・（＠＠）

>役職付のオヤジに代わりましたが・・・

一概にオヤジが駄目だとは思わないですが・・・
以前役職のフロントマンは、40前でした。

現在（別のＭＳ）は50前後だと思いますが、フットワークは良いですね！
組合運営はフロントマン力量も大きく影響されますからね！

>居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。

関係ないとは思わないが！
非居住組合員で関心の少ないのも事実だが
関係ないと云われると、異議を申し上げたくなる。

総会では、非居住組合員も貴重な1票であり
総会議案に行き着く経緯が理事会議事録にはあると思う。

私のＭＳでは、非居住組合員にも議事録を送付しています。

>>47

経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。

48さんのＭＳは、管理意識の低いＭＳのようですね！

多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
積極的な参加を望んでいないようで・・・

ま〜意見の相違なので理解はして頂けないでしょうが！

今後築年数が経ち、多くの組合員が賃貸に出てしまった時に
総会不成立にならない事をお祈り申し上げます。

＞経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。＞

何を送るかのことは別にして、総会招集通知などの郵送料など非居住者の為の必要経費分として、月５千円程度の管理費増は裁判例でも認められております。

>議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。

掲示板に色々と張り出すＭＳってイメージ悪くありませんか？
私のＭＳでは極力掲示板に張らないようにしています。

>>51

見栄えの悪さはしかたないよ。
設置場所を工夫するしかないね。
見栄えを気にして、情報が伝わらないほうが問題だよ。
掲示板が一番早く情報が伝わるから有効に使いたいね。

>多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
>積極的な参加を望んでいないようで・・・

住んでない人は一部だけだよ。うちのマンション。地方や海外とかもいるし、総会もまず出席不可能な人が多い。賃貸にしている人が少ないよ。
賃貸に出しているのは１割未満だけど、この比率が高いマンションは管理が大変だろうね。議事録送付したらOKというわけではないだろうに。

＞賃貸に出しているのは１割未満だけど、この比率が高いマンションは管理が大変だろうね。

そうでもないですよ。かつて賃貸率７割のマンションの理事長をしていたことがあります。３割の居住オーナーも理事以外はほとんど総会に出てこないので、理事はほとんど入れ替わらず固定メンバー。みんな我々にお任せ状態です。
そういう状態だと、我々が総会に何を提案しても反対意見が出てきません。皆さん議案のすべてに賛成の書面議決権行使書または議長を代理人とする委任状を出してくれます。やりやすかったですよ。
なお、理事会の議事録は組合員全員に配布していました。

>>53

なるほどね。理事会の議事録は組合員全員に配布しておけば、お知らせしたよという言い訳になるわけか。本質的ではないが、理事会運営を円滑にするわけだね。

議事録を配布したところで、
”多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い積極的な参加を促す”ことにはならないという実例ですね。

>>54
そう。議事録を配布したところで、組合員の管理意識が高まることはありません。理事会がしっかりしていると思われることで、逆に理事会に任せておけば良いという依存心や、面倒なことには関わりたくないという逃避心が高まるのだと思います。
組合員の関心を高めるには、日頃の管理に対する不安や理事会に対する不信感を高めるような状態を作り出して、「もう今の理事会には任せらん！全員辞めさせろ！」と言わせるのが最も簡単かな。

＞賃貸に出しているのは１割未満だけど

羨ましい！賃貸比率が1割未満だと組合員も管理に対する目的も同じになりやすいですよね！

築年数が有る程度経って利便性の高いＭＳだとどうしても
投資的考えで賃貸に出すオーナーが多いので！
利便性が良く中古だと利回りが良いですからね！

>>56

賃貸オーナーなんかうるさくないよ。総会も出てこないし、理事会お任せ状態だよ。現住オーナーの方が、どうでもいいようなことを小うるさくいうから疲れるよ。理事会もいつも現住オーナーからのクレーム処理に追われているよ。賃貸がもう少し多い方がらくだと思っているよ。
情報も必要以上に組合員に渡さないほうがいいと思っている。よけいなことに口をはさまれるからね。
議事録の掲示は今はやめて、理事会の発言要旨を掲示するに留めているよ。
もちろん正の議事録の閲覧にはいつでも対応するけどね。
議事録の配布はいまのところやっていない。総会前には、議事案送るから、
そのときにまとめて添付すればいいと思っている。賃貸オーナーは日常無関心だしそれで十分。

議事録回覧をやめて総会が荒れました。

大規模改修時でもあり、前回総会で可決された事が
理事会内で修正、変更を繰り返し
結局臨時総会を開く段になって
議案書が前回の総会とは、工事方式、費用等がかなり変わっていたので
経緯を知らない組合員から理事会に対して質問攻めにあう事に

ま〜理事会議事録を掲示あるいは、回覧をしていればここまで揉めなかったろうにと個人的には思っています。

>>58

総会で激論すればいいじゃないですか。

>総会で激論すればいいじゃないですか

円滑な総会を執り行えないのは、理事会の技量不足ですね！

＞大規模改修時でもあり、前回総会で可決された事が　理事会内で修正、変更を繰り返し　結局臨時総会を開く段になって　　議案書が前回の総会とは、工事方式、費用等がかなり変わっていたので　経緯を知らない組合員から理事会に対して質問攻めにあう事に＞

一般には、大規模改修工事に関する修繕積立金の取崩しは、総会決議事項です。
例えどんな理由があろうとこれの修正、変更は理事会の権限外ですので、臨時総会で対処するのは当然で、当然に経緯を知らない組合員から理事会側が質問攻めに合うのはこれまた当然で、双方ともに正常な姿です。
理事会の議事録の掲示だけで済まされないことも当然です。

>>58
>>60

恥さらし。管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ。　そういう大事なことは時間をかけて議論しろ。

>管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ

総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？
っと云っている訳です。

>>62
62さんも「時間をかけて議論」に参加してください。

＞総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？＞

一般には、総会の議案書は、総会招集通知とともに２週間前に配布される。
議事録の配布・回覧よりも、議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに揉める原因があったと云うべきでしょう。

>総会招集通知とともに２週間前に配布される

うちのＭＳは規約で総会1週間前となっています。
議決権行使などは、議案書が届いてから５日程で提出となっています。
日曜の総会になりますと、議事録は前週の日曜日に届きます。
議案書を念入りに読み、判断つかない場合は、資料収集する事を考えると
仕事の関係上最低でも2週間前には欲しいと思っていたのですが
１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？

>議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに・・・

連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。
議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが
そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。

＞１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？＞

区分所有法（招集の通知）
第三十五条集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。

標準管理規約（招集手続）
第４３条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
８ 第１項（会議の目的が建替え決議であるときを除く。）にかかわらず、緊急を要する場合には、理事長は、理事会の承認を得て、５日間を下回らない範囲において、第１項の期間を短縮することができる。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが、そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。＞

厚くなるかならないかが、議案書と議事録との差とは不合理です。
要は、理事長・提案者の決議させようとする意欲とその記述要領、文才の有無に過ぎないでしょう。

>>63

言い訳しているが、議案書その物の記述や説明文が不備だった。
そんなことでは、議事録の内容もダメかもしれない。
配布以前の問題かもね。

>>66
＞連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。

私も敗因はそこだと思います。十分に説明しないから質問攻めに合うし提案趣旨が理解されないのでしょう。理事会議事録で検討経緯を伝えていたとしても、再度総会で説明する必要はあります。
総会ですんなり議決できるかどうかは資料の出来にかかっていると言っても過言ではありません。
私は、決算・予算だけは管理会社のフロントに任せますが、それ以外の議案の資料はすべて自分で作ります。資料が１００頁ほどになったこともありますが、徹底的に情報を提供し説明することで、規約改正、細則制定、修繕積立金等の大幅値上といった大きな議案もほとんど反対者を出すことなく一発で議決しています。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが

読まない人もいるでしょうけど、重大な議案を簡単な資料、説明で済ませようとすると、多くは、十分な検討もせずいい加減な提案をしているのではないかという不信感をもつのでは？
なお、資料が大部になるときはポイントを３枚程度にまとめた要旨もつくります。

69さんの仰るとおり

議案書を簡素化した議案の一部は否決されました。
私も当時理事を退いた期だったので
議案書内容に錯誤があるとして、議決権行使も無効とし
再度審議する事になりました。

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

前回大規模改修が総会議案にあがりましたが
議案書は30項程しかありませんでした。
やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

ＭＳに20年住んでいますが、総会議案書は20頁程
大規模修繕前でも30頁程度
議案書以外に資料が100頁は驚きです。

他の組合も同程度の資料配布しているのでしょうか？

＞前回大規模改修が総会議案にあがりましたが議案書は30項程しかありませんでした。やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？＞

総会の本質は、理事会の提案を審議するところで、大規模修繕の具体的事項そのものをどうするかを大衆討議や審議する場ではありません。
膨大な資料そのものの提供までしなければ、審議が進まないのは、理事会で審議した理事会案に説得力がないか理事会が当事者能力がないか、一般組合員に信用されていないと云うことです。
理事会案がベストのものであることを、必要な項目、見積金額を含め議案書に証明し記載すると共に、総会の場でも更にそれを自信をもって説明することが必要です。

>膨大な資料そのものの提供までしなければ、審議が進まないのは、理事会>で審議した理事会案に説得力がないか理事会が当事者能力がないか、一般>組合員に信用されていないと云うことです。

同意
一般組合員にも理解を得る為にも、理事会議事録の掲示や回覧は必要だと思う。
大規模修繕に関しては、説明会も組合員に理解を得るには重要だと思う。

＞資料が１００頁ほどになったこともありますが

との記述が、なんか誤解を生んでいるようなので補足しますが、資料をたくさん出せばよいと言う趣旨ではありません。提案趣旨、理由、背景事情等を的確に説明するとともに、その裏付けとなる情報を提供すべしということです。細々したわかりにくい図面をたくさん出しても、かえって混乱させるだけでしょう。
１００頁になったのは、規約の大幅改正、細則制定、防犯カメラ導入、（大規模ではないが）修繕積立金を取り崩す工事複数など重要案件が多数あったときです。特に規約・細則は、議案本体（改め文）の他に、改正・制定の趣旨説明書、背景事情（関連法令の整備）に関する資料、新旧対照表、標準管理規約との対照表、逐条解説などをつくりましたので。
特段の議案がないときは２０頁程度ですよ。

＞一般組合員にも理解を得る為にも、理事会議事録の掲示や回覧は必要だと思う。＞
区分所有法（議事録）
第四十二条
５ 第三十三条の規定は、議事録について準用する。

（規約の保管及び閲覧）
第三十三条
２ 前項の規定により規約を保管する者は、利害関係人の請求があつたときは、正当な理由がある場合を除いて、規約の閲覧（規約が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を法務省令で定める方法により表示したものの当該規約の保管場所における閲覧）を拒んではならない。
３ 規約の保管場所は、建物内の見やすい場所に掲示しなければならない。

（事務の報告）
第四十三条管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。

標準管理規約（理事会の会議及び議事）
第５３条
〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
２ 議事録については、第４９条（第４項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第２項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。
(イ)電磁的方法が利用可能な場合
２議事録については、第４９条（第６項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第３項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
（議事録の作成、保管等）
第４９条
３ 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
４ 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。

コピペ奉行は、議事録の回覧や配布は必要ないと言いたいワケか？

コピペは主張がないから無視していい。

法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。
ただし、例えば○○号室の○○さんの管理費等滞納が６か月を超えているがどうするか、といった個人名や個人が特定出来る情報が有る場合には、議事録原本には書いても配布用は当該部分を塗りつぶすという配慮はしていました。

>>78

区分所有法で規定されているのはあくまで最低基準であって、議事録の配布が規定されていないからといって、配布することを否定しているのではなくて、個々の管理組合の自主的判断に任せているものと考えるのが妥当だと思います。
議案書の頁数が問題となっていますが、実際に書き込まれている方の例を見る限りでは、具体的な内容を見ることはできませんが、充分説明責任は果たしているレベルでの差異と思います。
実際、総会で混乱したりするのは、個々の区分所有者さんが理解してない場合もありますが、広報などの情報の提供不足や理事が提案した議題を理解していなかったり、説明できなかったり色々な要因が重なっている場合だと思います。

>>78さんに同意。
ただし、滞納者名については公表できるように細則に規定しました。
その他のプライバシーについては、個人名は議事録にはそもそも載せていません。

100ページの資料については、選りすぐった結果必要な場合もあるかもしれません。
その場合でも、あらかじめ総会とは別途に説明会を開いた方が良いと思います。
総会の予定時間を３時間程度と見積もった場合、100ページは説明審議できる量ではないからです。

他の意見にもありますが、議事録を配布する事は手間です。しかし、１年間のスパンで考えると結局は一番の早道だと思います。

議事録や総会説明資料。
総会どころか、理事会の段階で役員が嫌がるウチのマンション、どうなんでしょう。。。

＞法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。＞

議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。
議事録の目的、用途の無知そのものです。
区分所有法では，組合員に対する総会決定事項の通知義務は規定されていないが、組合員には議事録の閲覧権が認められているのは、権利保護としては十分との考え方による。
ただ、総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

現住しているオーナーは、掲示板の張り出すだけでいいのでは？
郵送するのは、現住していないオーナーだけでいい。

現住していないオーナーには、定期的に連絡資料も郵送しているし、議事録も同封するだけ。議事録は、毎月送らなくても、数ヶ月分まとめて郵送すればいい。

>>82
＞議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。

「総会欠席者に対して総会決定事項を通知」する代わりに
「議事録コピーで済まし」ている
　のではないでしょう？

「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。

>>82未経験者さん
＞議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。
議事録で事足りて、さらに有り余るメリットがあるのに、議事録じゃだめな理由が分からん。
理事会の本分は、組合代表としての業務執行。
次点の業務である報告などは合理的に進めて、重要業務である執行、審議に注力すべき。
議事録とは別にお知らせ作っているヒマがあったら相見積もり増やせ、コストカットに目を光らせろ、必要なカネは使え。外野が詳しく知りたいんだったら理事会へ来て傍聴すればいい。

>>82
＞総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。

出席者には通知する必要はないのですか？
私は出席欠席にかかわらず全組合員に同文で通知しますよ。

＞これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

議事録コピーで済ませるとは書いていません。特に周知すべき決議事項については、別途「管理規約改定のお知らせ」、「修繕積立金改定のお知らせ」といった書面を作成して併せて通知しており、何ら手抜きはしておりません。

＞議事録の目的、用途の無知そのものです。
議事録は法定証拠書類であり、作成、保管し、請求があったときに閲覧させるだけで十分だと言いたいようですね。
事実は議事録以上でも以下でもないし、議事録以外に議決の事実を証するものもないし、訴訟が起きれば議事録に基づいて事実認定がなされます。そういう重要なものだからこそ、決議事項のお知らせだけでなく、その証拠たる議事録も配布する意義があるのではないですか。（ただし、個人名や住戸番号は必要がない限り書かないようにしていますし、やむを得ず記載した場合には当該部分を塗りつぶして配布するなどプライバシー保護には配慮しています。）
議事録を付けず結果のみを通知するのでは不信感や不誠実な印象を与えることになりませんかね。

＞「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。＞
議事録以外に、一般の規約では下記の通り情報公開すべきものは沢山あります。更には、理事会の議事録には、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行するものもある。透明性の確保や情報公開の一般の規定は下記の通りで、貴方は議事録を、私は会計帳簿をと各自の希望は多種多様ですから、書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。

（帳票類の作成、保管）
第６４条理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
（規約原本等）
第７２条
２ 規約原本は、理事長が保管し、区分所有者又は利害関係人の書面による請求があったときは、規約原本の閲覧をさせなければならない。

>>87未経験者さんへ
＞書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。
配布の手間だけを考えるとそうなんですが、請求がされている背景まで推し量って考えてみると、一律配布した方が楽な場合も多々ありますよ。
私も理事会議事録くらいは、諸先輩がおっしゃっているように、一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

>一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
議事録が手許にあればと思う事があります。

同じような問題の検討申し出が有った場合
過去の事例を調べられればと思います。
勿論役所の様に総て前例に基きと言う事では無く
過去に許可、不許可を出した場合
それに則らないと、判断基準が曖昧になってしまうような気がします。

＞自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として議事録が手許にあればと思う事があります。同じような問題の検討申し出が有った場合過去の事例を調べられればと思います。＞

それこそ理事になれば理事長管理の議事録はいつでも見れる筈ですし、予算書作成の場合の管理費、修繕積立金などの予備費の予測には過去の実績が必要だったり、合見積書の収集のために過去の関係業者の実績など調べるべき事例は多種多様で、議事録には限りません。