理事会の議事録、掲示または配布してますか？

新米理事さま

>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

管理担当者の能力が低い時は、担当者替えを管理会社に申し入れれば良いと思います。
私のＭＳでも担当者を替えてもらった経験があります。

問題は、管理会社の能力となると別問題になります。
最悪、管理会社の変更も視野にいれないといけませんが・・・

>>40 41様
以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・
もはや管理会社の問題です。
変更、射程圏内です^^メ

>以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・

担当者が替わっても能力が低いとは、確かに管理会社能力に疑問を感じますね！

私の経験上
担当者に対するクレームを日頃より訴えた事により
役職が付いている担当者に替わりました。
一応役職があるだけ経験も知識もありました。

管理会社になめられないように頑張って下さい。

議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。
住民の皆さんは掲示板をよく読んでいますよ。
居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。


ただし、はっているのは、問題住民などの個人名などを削除した、公開用の議事録です。正の議事録は、管理組合内で保管されていて、請求がない限りは、理事以外は見ないと思います。

>>38=43さん

役職付のオヤジに代わりましたが・・・
古き良き時代の経験はあるのかもしれませんが
時代の変化に乗り遅れてます。
法的質問でも
「ウチのほかのMSはみんな−−ですよ」というような回答です。
役職付オヤジゆえか、資料作成などの実務能力もないし。

言われないことは絶対やらない。
言ったことは忘れる。返事は遅い・ない。
悲惨です・・・・（＠＠）

>役職付のオヤジに代わりましたが・・・

一概にオヤジが駄目だとは思わないですが・・・
以前役職のフロントマンは、40前でした。

現在（別のＭＳ）は50前後だと思いますが、フットワークは良いですね！
組合運営はフロントマン力量も大きく影響されますからね！

>居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。

関係ないとは思わないが！
非居住組合員で関心の少ないのも事実だが
関係ないと云われると、異議を申し上げたくなる。

総会では、非居住組合員も貴重な1票であり
総会議案に行き着く経緯が理事会議事録にはあると思う。

私のＭＳでは、非居住組合員にも議事録を送付しています。

>>47

経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。

48さんのＭＳは、管理意識の低いＭＳのようですね！

多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
積極的な参加を望んでいないようで・・・

ま〜意見の相違なので理解はして頂けないでしょうが！

今後築年数が経ち、多くの組合員が賃貸に出てしまった時に
総会不成立にならない事をお祈り申し上げます。

＞経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。＞

何を送るかのことは別にして、総会招集通知などの郵送料など非居住者の為の必要経費分として、月５千円程度の管理費増は裁判例でも認められております。

>議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。

掲示板に色々と張り出すＭＳってイメージ悪くありませんか？
私のＭＳでは極力掲示板に張らないようにしています。

>>51

見栄えの悪さはしかたないよ。
設置場所を工夫するしかないね。
見栄えを気にして、情報が伝わらないほうが問題だよ。
掲示板が一番早く情報が伝わるから有効に使いたいね。

>多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
>積極的な参加を望んでいないようで・・・

住んでない人は一部だけだよ。うちのマンション。地方や海外とかもいるし、総会もまず出席不可能な人が多い。賃貸にしている人が少ないよ。
賃貸に出しているのは１割未満だけど、この比率が高いマンションは管理が大変だろうね。議事録送付したらOKというわけではないだろうに。

＞賃貸に出しているのは１割未満だけど、この比率が高いマンションは管理が大変だろうね。

そうでもないですよ。かつて賃貸率７割のマンションの理事長をしていたことがあります。３割の居住オーナーも理事以外はほとんど総会に出てこないので、理事はほとんど入れ替わらず固定メンバー。みんな我々にお任せ状態です。
そういう状態だと、我々が総会に何を提案しても反対意見が出てきません。皆さん議案のすべてに賛成の書面議決権行使書または議長を代理人とする委任状を出してくれます。やりやすかったですよ。
なお、理事会の議事録は組合員全員に配布していました。

>>53

なるほどね。理事会の議事録は組合員全員に配布しておけば、お知らせしたよという言い訳になるわけか。本質的ではないが、理事会運営を円滑にするわけだね。

議事録を配布したところで、
”多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い積極的な参加を促す”ことにはならないという実例ですね。

>>54
そう。議事録を配布したところで、組合員の管理意識が高まることはありません。理事会がしっかりしていると思われることで、逆に理事会に任せておけば良いという依存心や、面倒なことには関わりたくないという逃避心が高まるのだと思います。
組合員の関心を高めるには、日頃の管理に対する不安や理事会に対する不信感を高めるような状態を作り出して、「もう今の理事会には任せらん！全員辞めさせろ！」と言わせるのが最も簡単かな。

＞賃貸に出しているのは１割未満だけど

羨ましい！賃貸比率が1割未満だと組合員も管理に対する目的も同じになりやすいですよね！

築年数が有る程度経って利便性の高いＭＳだとどうしても
投資的考えで賃貸に出すオーナーが多いので！
利便性が良く中古だと利回りが良いですからね！

>>56

賃貸オーナーなんかうるさくないよ。総会も出てこないし、理事会お任せ状態だよ。現住オーナーの方が、どうでもいいようなことを小うるさくいうから疲れるよ。理事会もいつも現住オーナーからのクレーム処理に追われているよ。賃貸がもう少し多い方がらくだと思っているよ。
情報も必要以上に組合員に渡さないほうがいいと思っている。よけいなことに口をはさまれるからね。
議事録の掲示は今はやめて、理事会の発言要旨を掲示するに留めているよ。
もちろん正の議事録の閲覧にはいつでも対応するけどね。
議事録の配布はいまのところやっていない。総会前には、議事案送るから、
そのときにまとめて添付すればいいと思っている。賃貸オーナーは日常無関心だしそれで十分。

議事録回覧をやめて総会が荒れました。

大規模改修時でもあり、前回総会で可決された事が
理事会内で修正、変更を繰り返し
結局臨時総会を開く段になって
議案書が前回の総会とは、工事方式、費用等がかなり変わっていたので
経緯を知らない組合員から理事会に対して質問攻めにあう事に

ま〜理事会議事録を掲示あるいは、回覧をしていればここまで揉めなかったろうにと個人的には思っています。

>>58

総会で激論すればいいじゃないですか。

>総会で激論すればいいじゃないですか

円滑な総会を執り行えないのは、理事会の技量不足ですね！

＞大規模改修時でもあり、前回総会で可決された事が　理事会内で修正、変更を繰り返し　結局臨時総会を開く段になって　　議案書が前回の総会とは、工事方式、費用等がかなり変わっていたので　経緯を知らない組合員から理事会に対して質問攻めにあう事に＞

一般には、大規模改修工事に関する修繕積立金の取崩しは、総会決議事項です。
例えどんな理由があろうとこれの修正、変更は理事会の権限外ですので、臨時総会で対処するのは当然で、当然に経緯を知らない組合員から理事会側が質問攻めに合うのはこれまた当然で、双方ともに正常な姿です。
理事会の議事録の掲示だけで済まされないことも当然です。

>>58
>>60

恥さらし。管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ。　そういう大事なことは時間をかけて議論しろ。

>管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ

総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？
っと云っている訳です。

>>62
62さんも「時間をかけて議論」に参加してください。

＞総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？＞

一般には、総会の議案書は、総会招集通知とともに２週間前に配布される。
議事録の配布・回覧よりも、議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに揉める原因があったと云うべきでしょう。

>総会招集通知とともに２週間前に配布される

うちのＭＳは規約で総会1週間前となっています。
議決権行使などは、議案書が届いてから５日程で提出となっています。
日曜の総会になりますと、議事録は前週の日曜日に届きます。
議案書を念入りに読み、判断つかない場合は、資料収集する事を考えると
仕事の関係上最低でも2週間前には欲しいと思っていたのですが
１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？

>議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに・・・

連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。
議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが
そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。

＞１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？＞

区分所有法（招集の通知）
第三十五条集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。

標準管理規約（招集手続）
第４３条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
８ 第１項（会議の目的が建替え決議であるときを除く。）にかかわらず、緊急を要する場合には、理事長は、理事会の承認を得て、５日間を下回らない範囲において、第１項の期間を短縮することができる。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが、そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。＞

厚くなるかならないかが、議案書と議事録との差とは不合理です。
要は、理事長・提案者の決議させようとする意欲とその記述要領、文才の有無に過ぎないでしょう。

>>63

言い訳しているが、議案書その物の記述や説明文が不備だった。
そんなことでは、議事録の内容もダメかもしれない。
配布以前の問題かもね。

>>66
＞連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。

私も敗因はそこだと思います。十分に説明しないから質問攻めに合うし提案趣旨が理解されないのでしょう。理事会議事録で検討経緯を伝えていたとしても、再度総会で説明する必要はあります。
総会ですんなり議決できるかどうかは資料の出来にかかっていると言っても過言ではありません。
私は、決算・予算だけは管理会社のフロントに任せますが、それ以外の議案の資料はすべて自分で作ります。資料が１００頁ほどになったこともありますが、徹底的に情報を提供し説明することで、規約改正、細則制定、修繕積立金等の大幅値上といった大きな議案もほとんど反対者を出すことなく一発で議決しています。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが

読まない人もいるでしょうけど、重大な議案を簡単な資料、説明で済ませようとすると、多くは、十分な検討もせずいい加減な提案をしているのではないかという不信感をもつのでは？
なお、資料が大部になるときはポイントを３枚程度にまとめた要旨もつくります。

69さんの仰るとおり

議案書を簡素化した議案の一部は否決されました。
私も当時理事を退いた期だったので
議案書内容に錯誤があるとして、議決権行使も無効とし
再度審議する事になりました。

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

前回大規模改修が総会議案にあがりましたが
議案書は30項程しかありませんでした。
やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

ＭＳに20年住んでいますが、総会議案書は20頁程
大規模修繕前でも30頁程度
議案書以外に資料が100頁は驚きです。

他の組合も同程度の資料配布しているのでしょうか？

＞前回大規模改修が総会議案にあがりましたが議案書は30項程しかありませんでした。やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？＞

総会の本質は、理事会の提案を審議するところで、大規模修繕の具体的事項そのものをどうするかを大衆討議や審議する場ではありません。
膨大な資料そのものの提供までしなければ、審議が進まないのは、理事会で審議した理事会案に説得力がないか理事会が当事者能力がないか、一般組合員に信用されていないと云うことです。
理事会案がベストのものであることを、必要な項目、見積金額を含め議案書に証明し記載すると共に、総会の場でも更にそれを自信をもって説明することが必要です。

>膨大な資料そのものの提供までしなければ、審議が進まないのは、理事会>で審議した理事会案に説得力がないか理事会が当事者能力がないか、一般>組合員に信用されていないと云うことです。

同意
一般組合員にも理解を得る為にも、理事会議事録の掲示や回覧は必要だと思う。
大規模修繕に関しては、説明会も組合員に理解を得るには重要だと思う。

＞資料が１００頁ほどになったこともありますが

との記述が、なんか誤解を生んでいるようなので補足しますが、資料をたくさん出せばよいと言う趣旨ではありません。提案趣旨、理由、背景事情等を的確に説明するとともに、その裏付けとなる情報を提供すべしということです。細々したわかりにくい図面をたくさん出しても、かえって混乱させるだけでしょう。
１００頁になったのは、規約の大幅改正、細則制定、防犯カメラ導入、（大規模ではないが）修繕積立金を取り崩す工事複数など重要案件が多数あったときです。特に規約・細則は、議案本体（改め文）の他に、改正・制定の趣旨説明書、背景事情（関連法令の整備）に関する資料、新旧対照表、標準管理規約との対照表、逐条解説などをつくりましたので。
特段の議案がないときは２０頁程度ですよ。

＞一般組合員にも理解を得る為にも、理事会議事録の掲示や回覧は必要だと思う。＞
区分所有法（議事録）
第四十二条
５ 第三十三条の規定は、議事録について準用する。

（規約の保管及び閲覧）
第三十三条
２ 前項の規定により規約を保管する者は、利害関係人の請求があつたときは、正当な理由がある場合を除いて、規約の閲覧（規約が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を法務省令で定める方法により表示したものの当該規約の保管場所における閲覧）を拒んではならない。
３ 規約の保管場所は、建物内の見やすい場所に掲示しなければならない。

（事務の報告）
第四十三条管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。

標準管理規約（理事会の会議及び議事）
第５３条
〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
２ 議事録については、第４９条（第４項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第２項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。
(イ)電磁的方法が利用可能な場合
２議事録については、第４９条（第６項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第３項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
（議事録の作成、保管等）
第４９条
３ 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
４ 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。

コピペ奉行は、議事録の回覧や配布は必要ないと言いたいワケか？

コピペは主張がないから無視していい。

法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。
ただし、例えば○○号室の○○さんの管理費等滞納が６か月を超えているがどうするか、といった個人名や個人が特定出来る情報が有る場合には、議事録原本には書いても配布用は当該部分を塗りつぶすという配慮はしていました。

>>78

区分所有法で規定されているのはあくまで最低基準であって、議事録の配布が規定されていないからといって、配布することを否定しているのではなくて、個々の管理組合の自主的判断に任せているものと考えるのが妥当だと思います。
議案書の頁数が問題となっていますが、実際に書き込まれている方の例を見る限りでは、具体的な内容を見ることはできませんが、充分説明責任は果たしているレベルでの差異と思います。
実際、総会で混乱したりするのは、個々の区分所有者さんが理解してない場合もありますが、広報などの情報の提供不足や理事が提案した議題を理解していなかったり、説明できなかったり色々な要因が重なっている場合だと思います。

>>78さんに同意。
ただし、滞納者名については公表できるように細則に規定しました。
その他のプライバシーについては、個人名は議事録にはそもそも載せていません。

100ページの資料については、選りすぐった結果必要な場合もあるかもしれません。
その場合でも、あらかじめ総会とは別途に説明会を開いた方が良いと思います。
総会の予定時間を３時間程度と見積もった場合、100ページは説明審議できる量ではないからです。

他の意見にもありますが、議事録を配布する事は手間です。しかし、１年間のスパンで考えると結局は一番の早道だと思います。

議事録や総会説明資料。
総会どころか、理事会の段階で役員が嫌がるウチのマンション、どうなんでしょう。。。

＞法的には、組合員又は利害関係人の閲覧請求に応じる義務が有るのみであり、積極的に配布や掲示をする義務まではないことは>>75のとおりですが、一般論として、組合運営の透明性確保の観点から、（開示請求がなくても）組合員には配布すべきだと思います。＞

議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。
議事録の目的、用途の無知そのものです。
区分所有法では，組合員に対する総会決定事項の通知義務は規定されていないが、組合員には議事録の閲覧権が認められているのは、権利保護としては十分との考え方による。
ただ、総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

現住しているオーナーは、掲示板の張り出すだけでいいのでは？
郵送するのは、現住していないオーナーだけでいい。

現住していないオーナーには、定期的に連絡資料も郵送しているし、議事録も同封するだけ。議事録は、毎月送らなくても、数ヶ月分まとめて郵送すればいい。

>>82
＞議事録のコピーの掲示、配布に固執しているようですが、それは手抜き行為の典型です。

「総会欠席者に対して総会決定事項を通知」する代わりに
「議事録コピーで済まし」ている
　のではないでしょう？

「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。

>>82未経験者さん
＞議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。
議事録で事足りて、さらに有り余るメリットがあるのに、議事録じゃだめな理由が分からん。
理事会の本分は、組合代表としての業務執行。
次点の業務である報告などは合理的に進めて、重要業務である執行、審議に注力すべき。
議事録とは別にお知らせ作っているヒマがあったら相見積もり増やせ、コストカットに目を光らせろ、必要なカネは使え。外野が詳しく知りたいんだったら理事会へ来て傍聴すればいい。

>>82
＞総会欠席者に対して総会決定事項を通知する必要はある、特に役員の改選、管理費等の改訂、大規模修繕工事の予定、見積金額などは周知徹底することが必要である。

出席者には通知する必要はないのですか？
私は出席欠席にかかわらず全組合員に同文で通知しますよ。

＞これらは理事長、管理者としての委任事務処理の状況の報告義務からです。それを議事録コピーで済ますのは手抜き行為そのものです。

議事録コピーで済ませるとは書いていません。特に周知すべき決議事項については、別途「管理規約改定のお知らせ」、「修繕積立金改定のお知らせ」といった書面を作成して併せて通知しており、何ら手抜きはしておりません。

＞議事録の目的、用途の無知そのものです。
議事録は法定証拠書類であり、作成、保管し、請求があったときに閲覧させるだけで十分だと言いたいようですね。
事実は議事録以上でも以下でもないし、議事録以外に議決の事実を証するものもないし、訴訟が起きれば議事録に基づいて事実認定がなされます。そういう重要なものだからこそ、決議事項のお知らせだけでなく、その証拠たる議事録も配布する意義があるのではないですか。（ただし、個人名や住戸番号は必要がない限り書かないようにしていますし、やむを得ず記載した場合には当該部分を塗りつぶして配布するなどプライバシー保護には配慮しています。）
議事録を付けず結果のみを通知するのでは不信感や不誠実な印象を与えることになりませんかね。

＞「組合運営の透明性確保の観点から」の掲示や配布を論じているので。＞
議事録以外に、一般の規約では下記の通り情報公開すべきものは沢山あります。更には、理事会の議事録には、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行するものもある。透明性の確保や情報公開の一般の規定は下記の通りで、貴方は議事録を、私は会計帳簿をと各自の希望は多種多様ですから、書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。

（帳票類の作成、保管）
第６４条理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
（規約原本等）
第７２条
２ 規約原本は、理事長が保管し、区分所有者又は利害関係人の書面による請求があったときは、規約原本の閲覧をさせなければならない。

>>87未経験者さんへ
＞書面請求のもとの閲覧公開が、役員の雑務解消になりましょう。
配布の手間だけを考えるとそうなんですが、請求がされている背景まで推し量って考えてみると、一律配布した方が楽な場合も多々ありますよ。
私も理事会議事録くらいは、諸先輩がおっしゃっているように、一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

>一律配布したほうがメリットが大きいと思います。

回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
議事録が手許にあればと思う事があります。

同じような問題の検討申し出が有った場合
過去の事例を調べられればと思います。
勿論役所の様に総て前例に基きと言う事では無く
過去に許可、不許可を出した場合
それに則らないと、判断基準が曖昧になってしまうような気がします。

＞自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として議事録が手許にあればと思う事があります。同じような問題の検討申し出が有った場合過去の事例を調べられればと思います。＞

それこそ理事になれば理事長管理の議事録はいつでも見れる筈ですし、予算書作成の場合の管理費、修繕積立金などの予備費の予測には過去の実績が必要だったり、合見積書の収集のために過去の関係業者の実績など調べるべき事例は多種多様で、議事録には限りません。

議事録の保管は管理組合が行い
閲覧の申請があった場合、管理組合が指定した日時に閲覧させる事が可能なんですよね？
組合員でも持ち出しは基本的に禁止ですよね？
2〜3年程度の議事録はたいした量ではありませんが
築年数が経ったＭＳの場合膨大な量になりますよね？

やはり理事録で過去事例を調べようと思ったら大変ですよね？
皆さんはどうされていますか？

>>91
管理組合のホームページへ質問を出す。
↓
その当時の関係者などから、回答が寄せられる。
（時期と概要が分かれば、うろ覚え可）
↓
当時の議事録で確認

>>90
無いよりあった方が、数倍便利だという話。
管理組合の書庫丸ごと持ち歩く必要はないが、議事録は貴重な抜粋資料である。

>管理組合のホームページへ質問を出す。
↓
その当時の関係者などから、回答が寄せられる。
（時期と概要が分かれば、うろ覚え可）

ホームページを持っているＭＳであれば良いが！

ホームページがあっても元役員が回答してくれるとは限らないだろう！

やっぱり自分で議事録を全部読み返すしかないだろう！

>回覧、掲示でも理事会活動を把握するには十分だと思いますが
>自分が理事になった場合、過去の経過の把握や審議の判断材料として
>議事録が手許にあればと思う事があります。

確かに有れば便利
原本を貸し出し、持ち出しする事は好ましくないが
コピーを貸し出しできる体制になっていれば
組合員にとっても役員にとってもメリットがあるとおもうが

>>93
不躾なやつだな。マンション内に知人がいないのは文面から分かるが。
「皆さんはどうされていますか？」って聞かれたから、うちではこうやってるって回答したんだよ。

＞やっぱり自分で議事録を全部読み返すしかないだろう！
>>91の質問読んでる？議事録が膨大で大変だからどうするって話だよ。
議事録読むにしても、どの辺読んでいいか分からないからね。

まずは、マンション内で立ち話したら誰か知ってると思う。
ホームページがなかったらメーリングリスト。
メーリングリストがなかったらエントランスの掲示板。
掲示板がなかったら回覧。
回覧できないんだったら、電話。

最後は議事録で確認する事が大切だよ。

↑
なにイラついているの？

うちのＭＳでは、保管原本のほかに役員分の（3部）コピーを
持ち出し可として保管しています。
新任役員にお渡しし、一読してもらったらお返し頂く
必要になれば、役員、組合員に貸し出しをしています。
但し、外部の方には、閲覧のみで貸し出しはしていません。
返却の心配もありますので！

>>96
そんなにイラついている訳ではないんだが、

原本のほかにコピーがあるマンションであれば良いが！
貸出ししても新任役員が読んでくれるとは限らないだろう！
やっぱり書庫にこもって全部読み返すしかないだろう！

なんて書き方をされたら、どう思う？
とりあえずひとつの話題に別の名前で投稿するのはやめろ。

うちのマンションでは閲覧だけで、掲示板には決まったことだけが一覧表になって貼られます。私としては議事録そのものを掲示してほしいです。なぜなら、総会で何か問題になった事の言い訳をした場合、言い訳が正当になるような辻褄合わせを議事録の過去にさかのぼって書き換える可能性があるからです。上のように思うのは、うちのマンションのように議事録を閲覧しない組合員がほとんどの場合ですが。

>>98

議事録をさかのぼって改竄することは、道義上ありえないのでは？
非営利で、ある意味、善意でやっている理事会で活動している役員の人が、故意に改竄をすることがあるのでしょうか？
なぜそこまで理事会に不信を持つのか、その方が不思議です。

あなたが理事会の活動に疑いの目を向けることに神経を使うより、あなた自身が理事会に歩みよるべきです。あなたも組合員の1人であって、理事会と敵対して意味があるのですか？
あなたが、議事録を毎月閲覧すればいいじゃないですか。

私は、現在、理事会の書記をやっているので、毎回の議事録は、管理会社に下書きしてもらって、理事長、副理事長、そして書記の私の3人が内容をチェックして、毎回署名＆捺印している公式文書です。そんな重要な書類を改竄するとお考えですか？　そんなにモラルのない人間が理事会の役員をやっているとお考えなのでしょうか？

もし、あなたが自分のマンションの住民で、そんなことを理事会に言われたら、もう理事会役員なんか降りさせてもらうよ。そして、書記役割はあなたがやれと言うだろう。

理事会は、毎回のように、一部の住民からのクレーマー的な要求に対して、どうしようかと話し合ったり、管理費の滞納者だとか、共用部を壊した人がいるとか、生活マナー上の問題行動をする住民がいるとか、個人名や住居名が出てくるもの。
議事録は、ありのままを記録すべきだが、掲示や配布を前提にすると、個人名はかけないし、表現も丸めることになるので、逆効果だと思う。

まあまあ、所詮理事をやらないとわからないことですから大目に見てあげましょう。
（やったことがある人ならこんな失礼なこと言えるわけないよ）

>>98
議事録には記載されない細かな点や経緯、ニュアンスも大切ですから、議事録の閲覧だけでは不足です。
理事会を傍聴すべきだと思います。

>言い訳が正当になるような辻褄合わせを議事録の過去にさかのぼって書き換える可能性があるからです。

確かに理事未経験者の発言に思われますね！
議事録を過去に遡って書き換える事は
共犯者が最低役員3名と管理会社を巻き込まないと実現できない事ですよね？
営利目的でなく、上下関係の無い管理組合役員がそこまでして改竄をする可能性は低いでしょうね！

私は前期まで役員を務めていました。
今は、いち組合員ですが又依頼があれば役員を引き受けるつもりで
現在、議事録を添付メールで頂いています。
勿論閲覧も出来ますが、手許にあればいつでも理事会の流れが把握できるので、議事録作成をしている管理会社に現役理事に送るついでに
送ってもらっています。
現役理事から相談があった時も、流れを把握していればアドバイスもしやすいので！

>>103

大賛成。ふだんは無関心なのに、総会の時だけ、クレーマーや総会屋のように質問するのは迷惑だから、定例の理事会に出席してもらって結構だよ。
発言してもらってもいいよ。適当に仕切るから。

＞　１０５
たしかにクレーマーに定例理事会を傍聴させるのも一手ですね。
ですが、うちのマンションの場合は傍聴させたがために失敗したことがあったようです。

適当に仕切る・・・・・・・
よほどディベート力に自身のある方とお見受けしますが。
殺し文句とか教えていただけませんか？

理事会を傍聴させたのが失敗とは、理事会側に問題でも？

＞皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？
→簡易版を広報誌に掲載して配付してます。
　正式版は管理事務室に保管し閲覧要求があったときは理事長許可で閲覧可能です。

＞理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？
→わたしの個人的な考えですが、個人情報や業者情報などの機密事項が含まれる場合があるので掲示や配付時は配慮したほうがいいと思います。正式版としてはなるべく具体的に書いたものを正式版として保管（電子文書化）し請求があったときは閲覧可能として運用するのがいいのではないでしょうか。

私の経験には無かった事なので、後学のために教えて下さい。
議事録には載せるが、区分所有者には公開しない情報ってどんな事ですか？

＞個人（組合員や居住者）のプライバシーにあたるものなどは、積極的に掲示や配布はしないという意味です。
→そのとおりです。
　滞納者氏名、滞納額、訴訟金額、業者名、見積り金額、などが該当すると思います。
　でも理事会の継続性を維持するには、理事内では正式議事録に情報として書いておかないとあとで困るでしょう。

＞１０７
＞理事会を傍聴させたのが失敗とは、理事会側に問題でも？

内容がスレッドの主旨と違うので簡単に。
前任理事長から聞いた話では、
クレーマーに傍聴させても要望書でさらにクレームをつけてくる。
ディベート能力が理事長と同等で他の役員では歯が立たない。
役員内に彼のシンパが２人潜んでいた、で内々の情報流出。
理事長の制止無視で意見陳述し、
声の大きい者の勝ちとばかりに意見誘導。
議決権ないのに多数決で挙手！　←　ア○丸出しですが。

私が役員になる前に傍聴者排除をしてもらえたのでその後は静かな理事会会合です。が、クレーマーからの要望書はたくさん来ます。

３月の総会でまた騒がれるかと思うと気が重いです。

申し訳ありません。レスになってませんね。

前任理事長からの話で、
理事長や役員の一挙手一投足まで詳細に記録され、
あの時の○○理事の発言は問題だ、
××役員の理事会中の態度が不遜で横柄だ、
とか、どうでもいい内容を要望書で出してくる。
理事会内で出た個人情報がいつの間にか周知の事実になっていた。

喧しいから出席させたら、さらに喧しくなった、と当時の理事長はこぼしてました。

>殺し文句とか教えていただけませんか？

ご意見として承りました。時間の関係がございますので、次の事案に話を進めたいと思います。（クレーマーの意見は最終的に完全無視）

>>110,>>111
ありがとうございます。
ちなみに私の所では、

滞納者
氏名は原則として公開します。
（不正は未然に防ぐ観点から、未収金の内訳がブラックボックスだと会計の透明性が確保できません。役員の方には失礼ですが、役員の不正もできないような仕組みであるべきです。）
議事録へは決定した対処を記載（氏名は必要な場合のみ）
議事録とは別に会計報告へ未収債権の詳細を記載

業者
相見積もりの業者数、審議内容（論点）と決定業者のみ記載。
見積もり内容などは、議事録とは別資料として保管します。

みなさんの所とは議事録の記載内容が異なるようでした。
議事録は公開を前提として作られています。

>殺し文句とか教えていただけませんか？
（発言者へ）貴重なご意見ありがとうございました。
（議決権者へ）みなさまの賛否の参考にして下さい。

激しい発言者には、この後もいろいろとありますが、基本的には臨機応変が大切です。

手前味噌ですが、クレーマーへの応対はどちらかというと上手な部類に入っていたらしいです。

心配になってうちのマンションの議事録を閲覧しました。
現役理事のときは、書記からメールで議事録をもらっていたので閲覧
したのは初めてでした。　そこで気がついたことは理事３名の署名、捺印
がどの議事録にも全くされていなかったことです。まだ新築２年になる前
のマンションなので、今のうちに直しておけばクレーマーにもうっかりし
ていたと言い訳できますよね？（私が理事だった期間の議事録もあるので..）

＞今のうちに直しておけばクレーマーにもうっかりし
＞ていたと言い訳できますよね？
できません。
一般の方には通じますが、それが許せないのがクレーマーです。
出来るだけ早く署名しましょうね。

＞一般の方には通じますが、それが許せないのがクレーマーです。

・・・って、なんかおかしいですよ。感覚が。

署名も忘れるような杜撰な人たちに文句をつけるのは　当然のことで
それを「クレーマー」扱いするのは
すでに理事会という特殊な立場に慣れて、
普通の感覚がマヒしてると思いますよ。

いわば、お役人の感覚ですかね。

単なる馴れ合い、っていうか、なんだか傲慢だと思いますよ。　


おそらく社会保険庁などで　あれこれやらかした人々たちも
「そんなことをうるさく言うのは　クレーマーだけ」って思ってたのかもしれません。

>いわば、お役人の感覚ですかね。

単なる馴れ合い、っていうか、なんだか傲慢だと思いますよ。


このように感じたことが私もありました。意見する組合員をすぐにクレーマー扱いする前に、理事
達はまず、なんでこのように意見されるのかを考えることも大事だと思います。

>>署名も忘れるような杜撰な人たちに文句をつけるのは　当然のことで

文句をつけることが当然という方も感覚が変ですよ。批判するのではなく、提案したほうがいい。
理事会も素人だし、悪意がある話でない。気がついた時点で署名と捺印をすればいい。
改竄とか、もし悪意があれば、3人が口裏をあわせればできてしまうし、そんなに性悪説にたつのも
どうかな？

権限や予算を握る役人と、理事会とは全然違うと思うよ。役人は身分保障があるが、理事会役員は、
問題があればリコールされるし、長期間やることもないし、権力もない。

＞署名も忘れるような杜撰な人たちに


こういう言い方が悪意を感じる。素人で理事会仕事に慣れていないだけなのに、杜撰呼ばわりされては、個人の時間を割いて理事会活動をしてくれた理事達が気の毒すぎる。

あなたが、同じ管理組合員で、知識があるなら、不慣れな理事達を助けてあげることぐらいしなよ。
文句をつけるだけの人をクレーマーと呼んでしまう気持ちはよくわかる。
利権を守る役人根性とは違うと思うよ。理事会役員に、利権などないから。

私のクレーマー発言が誤解を受けているようですが、
どんなクレーマーでも、正しい事に対してクレームはしません。落ち度に対してクレームをするのであるが、その要求と落ち度が一般常識的に妥当なでないものをクレーマーといいます。

署名は無いが、何も問題が起きておらず、自身で気がついたなら、謝って署名すれば済みます。
役員以外でも気がついたら署名がされていないと是正を求めれば済む事です。
それを、杜撰だとか「文句をつけるのが当然」などと罵るからクレーマーなんです。

そのクレーマーは、自分は議事録を閲覧して是正を求めたことでもあるのかと言いたいのです。
（ミスを指摘したにも関わらず、是正されないなら「馴れ合いや傲慢」といった事にもつながっても止むを得ないと思います。）

「文句をつけるのが当然」と言う前に、「正しい方向に導く」のが当然なのです。

私も１２３さんと全く同じ意見です。

理事会に意見や提案をするのと、クレームをつけるのとは、大きな差があると思います。

クレーマーと呼ばれる人達には、彼らなりの主張ポイントがありクレームの根拠もはっきりしているものでしょうが、買い手と売り手、顧客と企業という間なら、利害関係もあるし、時としてクレーマーになることもわかるけど、管理組合内で、理事会　対　組合員で言い争いするのはやめてほしいね。利害関係にないでしょ。立場は一緒ですよ。

＞署名も忘れるような杜撰な人たちに

杜撰＝ずさん；やりかたがいいかげんであること。　　　　こりゃちょっと言い過ぎですよ。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　（何て読むか分からなかったので、今調べてわかった。）

うーん。
でもここにいる人は　理事やったことがある人が中心なんでしょ？

だから　「身内に甘い」だけに見える。

理事は大変なんだから！　とかばいあってるだけ。

>>126

実際、大変だし、今は管理組合員でも、何年間かしたら、自分も理事になることもあるわけで、
組合員も理事も立場は一緒。

身内に甘いとかいう発言をするあなたは、理事が身内じゃない、他人事と考えているから
変なんだ。もっと自分事として考えなよ。
管理組合員と理事会というのは同じ土俵にいるわけだよ。

上司と部下、社員と経営者、役人と住民、顧客とお店のような利害関係じゃないよ。
もっと水平的な関係だろ。

逆に、やたら「理事会を敵視」するのも困ったものです。

今回は「署名忘れ」ですが、「気が付いたら治す！以降は気を付ける！」というのが、身内に甘いと言われても・・・

＞理事は大変なんだから！　とかばいあってるだけ。
困りましたね．．．非難されても126さんに説明する言葉が見つかりません。
理事でない役員に「監事」があります。126さんには適任かもしれませんよ。

＞理事は大変なんだから！　とかばいあってるだけ。
大変だがそれを主張しているつもりはない。是々非々で悪い点は直していくべき。

役員とは、組合員の当番。
掃除当番という当番があって、掃除が終わったら名前を書くことになっていたとする。

誰もそれを知らなくて、気がついた当番の人が「知りませんでした、ごめんなさい。今から書きます」と言って書いたら良いだろう。
それを「名前も書かないなんて杜撰だ。」とは言い過ぎでしょ、だって掃除は終わってるんだから。

掃除をしていないのに、名前を書いていたら「杜撰」ですね。

逆に「掃除が終わったら、名前を書くんだよ」って教えても「掃除当番はみんな忙しんだよ、そんなこといいんだよどうだって」言うのならそれは確かに馴れ合いが過ぎるのかもしれません。

名前を書くことを知っているのに、教えてあげなかった人が突然「○○さんは名前を書いていない、なんて杜撰な当番なんだ。」って言い始めたらその人の神経が疑われるのは当然です。

「理事会を敵視」する人は、そういうないと思うけど、たまにそんな風に感じでしまうことがあるね。怒りの矛先が、管理会社や不動産会社なのに、理事会にぶつける人がいる。

理事会が管理会社と癒着してしまうことがないとは言えないけど、本来、組合員と理事会は協力しあって、外部の会社と交渉するわけなので、理事会を自分達のしもべみたいに使うのはやめてほしいな。

うちのマンションにも居ます。
自分が殿様。
で、理事会役員を下僕扱いをする。
昨年末来からこのクレーマーより要望書が多数寄せられました。
引用すると
「この要望書に対する返答は必ず文章で１月１０日までに理事長から○○に回答ください」
「代表理事の面談説明を要求します」
「理事会にとってまずい事があるのですか」
「理事会が組合員に対して債務不履行に該当します」
などなど、他にも挑発的内容が文章中に多数盛り込まれていました。
これを読んだ役員の一人が「破って捨ててしまいましょうか」との呟きには皆、苦笑してました。

自分のために役員が動くのはトウゼン、と考えてるようです。
困ったものです。

自分のために、というか　誰のためであれ、
しかるべき手続きを経て書面で要求されたら
理事がそれに対して動くのは当然です。

感情を害されようが　呑み込むしかないですよ。
企業だったらそうですからね。
そんなのは一緒です。

>>132
「この要望書に対する返答は必ず文章で１月１０日までに理事長から○○に回答ください」
このような理不尽な要求に対しては、文書でお断りすればいいといいうことですね。
「代表理事の面談説明を要求します」
これも文書で、その面談の必要はなく、以下文書で回答しますとやればいいわけですよね。
「理事会にとってまずい事があるのですか」
「理事会が組合員に対して債務不履行に該当します」
これらに関しても、ご質問内容が理解できませんと文書で回答すればいいわけですよね。

＞企業だったらそうですからね。


企業だったら、理不尽な要求には、文書で丁重にお断りするだけです。
それで納得されなかったら、裁判でも受けてたつことになるだけでは？

>>132
あまりに根底から間違っているのでどこから突っ込んでいいのか見当がつかないのだが.....。

あなたの管理組合では、サービスを提供してサービス料を徴収したり、利潤を求めるために物品の販売を行ったり、そこで働く役員は最低賃金を超える賃金を受け取ったりでもしているのかな？

「この要望書に対する返答は必ず文章で１月１０日までに理事長から○○に回答ください」

こういう理不尽な要求には、一律的な文章で、今後検討します的な文章でお返事すれば十分です。
毅然とした態度で臨むのは当然です。

こういう住民はいわゆるモンスター住民ですから、いちいち相手をしていては理事会も身がもちませんよ。
>>一般の組合員と理事会の軋轢は、コミュニケーション不足に因る

一般論です。モンスター住民に対しては、通じません。コミュニケーションをとれないモンスターがいるのです。

「この要望書に対する返答は必ず文章で１月１０日までに理事長から○○に回答ください」
「代表理事の面談説明を要求します」
「理事会にとってまずい事があるのですか」
「理事会が組合員に対して債務不履行に該当します」

典型的なモンスターさんですね。良識がない人ですから、事務的に対処して、ある程度の線を越えたらきっぱりと拒絶することですよ。会社だって、同じじゃないかな？

私のマンションにも、クレーマー住民やもっとひどいモンスター的な住民が数名いますね。
多くの場合、彼らの理不尽な要求や、使用細則の穴を狙った共用施設の濫用が、問題になることがあります。
例えば、ゲストルームや来場者駐車場は、マンション住民の良識をもった運用が基礎にあるので、あまり厳しい使用条件がないことをいいことに、不必要に利用申し込みをして、使いすぎだと文句を言っても、使用細則にある制限事項に反しないといって、1人占めにしようとしたりします。
ゲストルームや来場者駐車場は、当然、来客用なのに、本人が連続使用をしているのです。
こういった困った人がいると、使用細則に細かい制限をつけたり、あるいは現在無料の共有施設を有料化することを検討しなくてはいけなくなり、マナーを持って使っている多くの住民が迷惑を蒙ることがあるのです。うちのマンションでは、こういった非常識な行動をする住民と管理組合にクレームを入れる人が一致しています。
理不尽なクレームを入れる人間にいちいちかまう必要はなく、事務的に応対して、時には厳しく拒絶することが必要だと思います。

無論、私のマンションにもモンスターがいます。
組合員の中にも．．．理事会の中にも．．．

モンスターを更に勢い付かせたり、増やしたりしない努力も必要です。

＞事務的に応対して、時には厳しく拒絶することが必要だと思います。
これは、ケースバイケースでそのような対応が適切な場合もあるでしょう。

＞理不尽なクレームを入れる人間にいちいちかまう必要はなく
理不尽に思えても、クレームへの対応はするべきだと思います。
少なくとも、131の中の４つの項目で全てを無理するべきものだと思えません。
（書かれた文のみでしか判断できませんので）