理事会の議事録、掲示または配布してますか？

>>21さん
管理組合及びその理事会は「区分所有者」の団体なので、外部オーナーへも重要な通知は届けるのが基本だと思います。

どなたが突っ込んできそうですが、実生活環境の通知までを全て外部オーナーへ届ける必要はないと思ってます。＜実際にそうしてます。

コピー代や郵送料などは、理事会運営通信費として居室単位に区別はしていられないと思います。（うちは戸数が多いので絶対区別は無理！）

22さんに質問します

総会で大規模修繕が可決されました。
外壁塗装の色は、総会後にアンケート調査により決めるとの事でしたが
非居住組合員には、アンケートを実施が無かったのです。
この場合は、アンケートまで郵送する必要は無いのでしょうか？
そこまでやったら、切がないですかね？
因みに、非居住組合員は、全体の3割です。

それは「絶対に送るべきもの」の１つだと思いますよ。
３割の組合員へ送らなかったのは、非常にまずいと思います。

22さん
やっぱりアンケートも送ってもらうべきですか！
外壁の色に関しては、大きな違いも無く、現在の色に近い色に決まったようですが、過程が分からず懇意にしていた管理人さんに聞いた所
アンケート実施をされていたとの事でした。
実際、色に関してアンケートで伝えるのは難しく
色のサンプルをエントランスに展示していたようです。
私の場合住まいが近かったので、サンプルを見てアンケートに応えたかったと・・・

＞居住していない住民が多くなった場合のコピー・郵送費用負担は？

北九州の管理組合で役員手当の財源とするために、管理料の名目で、不在区分所有者からは毎月３千円、居住区分所有者からは千円を徴収することとしたために裁判となったが、裁判所では、不在区分所有者と居住区分所有者との間で月に２千円の差をつけることは不合理ではないとして、管理組合勝訴の判決を言い渡した。
　区分所有法では、管理費等の負担は専有部分の持分割合で決めることを原則としているが、不在区分所有者は、郵便料、電話料など特別な費用も発生する。北九州の判例のように不在区分所有者の管理費等を、合理的に説明がつく範囲で割高に設定することは有効である。

26さん
アンケートは送っていないそうです。
郵送関係は、管理人さんがやられております。
懇意にしていた管理人さんに確認しましたので間違いありません。
因みに議事録等はちゃんと送られています。

毎回議事録は加各戸に配布しています。
アンケートなどもあれば一緒に作成して届けていますよ。

＞毎回議事録は加各戸に配布しています。＞

コピーでしょうが、役員の単なる面倒臭いとか手抜きの結果でしょう。
総会に出席できなかった組合員の為には、議決された計画修繕の実施計画や管理費等の変更などは、議事録に基ずく理事長名の「実施計画・変更通知」などが必要ですし、滞納、共同利益阻害などで、区分所有法に基ずく総会での訴訟議案とこれに対する当該者の弁明開陳の議事録は、プライバシー保護からそう簡単には取り扱えません。議事録は法定の証拠書類で、閲覧のみで内容次第でコピー禁止が常識です。

理事会への傍聴は自由でいいと思いますし、議事録の閲覧は、組合員の請求があればいつでも応じるべきですが、閲覧の方法と場所は、理事会側の判断できめることになっています。当然、コピーは禁止です。

理事会では、管理費未納者以外にも、問題行動を起こしている住民のことが毎回話題になっていますので、議事内容そのものを掲示したり、配布するのは、
プライバシー上も問題があります。

うちのマンションでは、個人名などはふせた形で議事内容おまとめを管理会社が作成し、（理事長と書記がチェック）
理事会からのお知らせとして掲示し、理事会の内容のお知らせをしています。
個人のプライバシーを削除しても、議論の内容の9割は記述されているので、
理事会で何を話していたかは伝わっていると思います。

本来の議事録（理事会の発言をそのまま収録したもの）書記が作成しています。

議事録が各戸に配布されていると書いているのは、議事内容の要旨のことだと思います。

管理費滞納者や問題行動を起こした住民や不平不満をいう住民の個人名を出しているとはおもえませんね。本来の議事録は、それらがすべて記録されてますから。

素朴な感想です
みなさんの(世間の？）MSでは、意識が高いですね。
私のMSでは今まで議事録さえありませんでした。
理事会がいつ開かれているのかもわかりませんでした。
○○をやる、という実働部分では一生懸命やっておられたようですが、手続き部分というのでしょうか、透明性（情報公開）公平性（情報共有）のための文書配布とか、責任明確化・検証可能性のための文書作成とか、、、、そういう部分の意識はなかったようです。
現代管理組合では当然なんですね・・・。

>このスレに辿りついた理事は、少なくとも「意識」は高い部類だと思います。

同感！
意見の相違が有る場合もありますが、意識の高い方々が集まっているのは
正直、意見のぶつかり合いの少ない理事会よりも有意義に思えます。

>>34
現実はそうなのですか・・・。
私も「MSというもの」を自覚するまでは、典型的な無関心住民でしたから^^;
意識の部分は難しいですね。

＞だって、そもそも管理組合の内容って、普通の一般人にはなじまぬ内容ばかりでしょう？
そうですね〜〜〜。
○号室の○○さんがどうのとか駐車場をどうするとかいう話^^;もなじまないですが、そういう実務になじんでも、さらに、（例えばですが、）「透明性を高めるには」とかいう抽象的な話や「MSに対する国の方針」とかいう議論をするのはまったく馴染まない団体ではないかと思います。

役員会で意識部分での確認ができてないまま、議事録つくったり理事会傍聴制にしたりしましたが機能してません。無駄な作業・無駄な紙・無駄な時間という感じですな〜。
議事録配布も考えましたがカラ周りしそうなんで、まだ先の話でしょうか。。。

>>36
議事録作成はとっても大切なので、ぜひ頑張ってください。

全国にもたくさんの理事が悩みながらも議事録作ってます。
管理会社の尻叩いて、議事録素案も作ってもらっては？

私もいろいろ理事会や管理会社に提案提示してますけど、半分以上はカラ回りです(笑

議事録は請求されたら見せる義務はありますが
配布や回覧の義務は無いんですよね！？

でも理事会活動を理解してもらう為には、広報の一環として
議事録を配布又は回覧をして理事会活動を理解してもらい
理事会の重要性を認識してもらう必要があると思います。

これが居住以外の区分所有者にも議事録を送付する事によって
総会が不成立する事もなくなるのではないでしょうか？

>>37=34さん
管理会社の事務処理能力が低いので・・・
これがかなりネックです。自分でやっちまえになってしまう。

正直、自分ももちろんですが素人集団（しかも赤の他人同士！）にビル一棟の長期経営はかなり困難だろうと思います。
ペット飼うの飼わないの話し合うまでで精一杯です。
マンション管理士とか管理会社の適正化とかいろいろ整備されつつあるようですが・・・今度の理事会には間に合いません^^）

>>38さん
ほんとそうですね。
その前に役員一同がやる気になるかどうかです・・・

すみません、ちょっと後ろ向きですが、頑張ります！(カラ元気^^）

39さん
>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

他社の委託見積を見せれば、すぐ営業が飛んできて、ましな管理人or担当に替えますよ。

新米理事さま

>管理会社の事務処理能力が低いので・・・

管理担当者の能力が低い時は、担当者替えを管理会社に申し入れれば良いと思います。
私のＭＳでも担当者を替えてもらった経験があります。

問題は、管理会社の能力となると別問題になります。
最悪、管理会社の変更も視野にいれないといけませんが・・・

>>40 41様
以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・
もはや管理会社の問題です。
変更、射程圏内です^^メ

>以前の担当者の能力が低く代わった担当者の能力も低いです・・・・・

担当者が替わっても能力が低いとは、確かに管理会社能力に疑問を感じますね！

私の経験上
担当者に対するクレームを日頃より訴えた事により
役職が付いている担当者に替わりました。
一応役職があるだけ経験も知識もありました。

管理会社になめられないように頑張って下さい。

議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。
住民の皆さんは掲示板をよく読んでいますよ。
居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。


ただし、はっているのは、問題住民などの個人名などを削除した、公開用の議事録です。正の議事録は、管理組合内で保管されていて、請求がない限りは、理事以外は見ないと思います。

>>38=43さん

役職付のオヤジに代わりましたが・・・
古き良き時代の経験はあるのかもしれませんが
時代の変化に乗り遅れてます。
法的質問でも
「ウチのほかのMSはみんな−−ですよ」というような回答です。
役職付オヤジゆえか、資料作成などの実務能力もないし。

言われないことは絶対やらない。
言ったことは忘れる。返事は遅い・ない。
悲惨です・・・・（＠＠）

>役職付のオヤジに代わりましたが・・・

一概にオヤジが駄目だとは思わないですが・・・
以前役職のフロントマンは、40前でした。

現在（別のＭＳ）は50前後だと思いますが、フットワークは良いですね！
組合運営はフロントマン力量も大きく影響されますからね！

>居住していないオーナーは読む必要ないですよ。関係ないから。

関係ないとは思わないが！
非居住組合員で関心の少ないのも事実だが
関係ないと云われると、異議を申し上げたくなる。

総会では、非居住組合員も貴重な1票であり
総会議案に行き着く経緯が理事会議事録にはあると思う。

私のＭＳでは、非居住組合員にも議事録を送付しています。

>>47

経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。

48さんのＭＳは、管理意識の低いＭＳのようですね！

多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
積極的な参加を望んでいないようで・・・

ま〜意見の相違なので理解はして頂けないでしょうが！

今後築年数が経ち、多くの組合員が賃貸に出てしまった時に
総会不成立にならない事をお祈り申し上げます。

＞経費の無駄。理事会で判断して、伝えるべき項目だけを半年に１回程度まとめて送れば十分。毎月送る必要はない。住んでいない人間に毎月おくることはない。＞

何を送るかのことは別にして、総会招集通知などの郵送料など非居住者の為の必要経費分として、月５千円程度の管理費増は裁判例でも認められております。

>議事録の回覧は不要です。
みなさんのマンションは、掲示板はないのですか？
うちのマンションは掲示板に議事録をはり出していますよ。

掲示板に色々と張り出すＭＳってイメージ悪くありませんか？
私のＭＳでは極力掲示板に張らないようにしています。

>>51

見栄えの悪さはしかたないよ。
設置場所を工夫するしかないね。
見栄えを気にして、情報が伝わらないほうが問題だよ。
掲示板が一番早く情報が伝わるから有効に使いたいね。

>多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い
>積極的な参加を望んでいないようで・・・

住んでない人は一部だけだよ。うちのマンション。地方や海外とかもいるし、総会もまず出席不可能な人が多い。賃貸にしている人が少ないよ。
賃貸に出しているのは１割未満だけど、この比率が高いマンションは管理が大変だろうね。議事録送付したらOKというわけではないだろうに。

＞賃貸に出しているのは１割未満だけど、この比率が高いマンションは管理が大変だろうね。

そうでもないですよ。かつて賃貸率７割のマンションの理事長をしていたことがあります。３割の居住オーナーも理事以外はほとんど総会に出てこないので、理事はほとんど入れ替わらず固定メンバー。みんな我々にお任せ状態です。
そういう状態だと、我々が総会に何を提案しても反対意見が出てきません。皆さん議案のすべてに賛成の書面議決権行使書または議長を代理人とする委任状を出してくれます。やりやすかったですよ。
なお、理事会の議事録は組合員全員に配布していました。

>>53

なるほどね。理事会の議事録は組合員全員に配布しておけば、お知らせしたよという言い訳になるわけか。本質的ではないが、理事会運営を円滑にするわけだね。

議事録を配布したところで、
”多くの組合員に管理組合に興味を持って貰い積極的な参加を促す”ことにはならないという実例ですね。

>>54
そう。議事録を配布したところで、組合員の管理意識が高まることはありません。理事会がしっかりしていると思われることで、逆に理事会に任せておけば良いという依存心や、面倒なことには関わりたくないという逃避心が高まるのだと思います。
組合員の関心を高めるには、日頃の管理に対する不安や理事会に対する不信感を高めるような状態を作り出して、「もう今の理事会には任せらん！全員辞めさせろ！」と言わせるのが最も簡単かな。

＞賃貸に出しているのは１割未満だけど

羨ましい！賃貸比率が1割未満だと組合員も管理に対する目的も同じになりやすいですよね！

築年数が有る程度経って利便性の高いＭＳだとどうしても
投資的考えで賃貸に出すオーナーが多いので！
利便性が良く中古だと利回りが良いですからね！

>>56

賃貸オーナーなんかうるさくないよ。総会も出てこないし、理事会お任せ状態だよ。現住オーナーの方が、どうでもいいようなことを小うるさくいうから疲れるよ。理事会もいつも現住オーナーからのクレーム処理に追われているよ。賃貸がもう少し多い方がらくだと思っているよ。
情報も必要以上に組合員に渡さないほうがいいと思っている。よけいなことに口をはさまれるからね。
議事録の掲示は今はやめて、理事会の発言要旨を掲示するに留めているよ。
もちろん正の議事録の閲覧にはいつでも対応するけどね。
議事録の配布はいまのところやっていない。総会前には、議事案送るから、
そのときにまとめて添付すればいいと思っている。賃貸オーナーは日常無関心だしそれで十分。

議事録回覧をやめて総会が荒れました。

大規模改修時でもあり、前回総会で可決された事が
理事会内で修正、変更を繰り返し
結局臨時総会を開く段になって
議案書が前回の総会とは、工事方式、費用等がかなり変わっていたので
経緯を知らない組合員から理事会に対して質問攻めにあう事に

ま〜理事会議事録を掲示あるいは、回覧をしていればここまで揉めなかったろうにと個人的には思っています。

>>58

総会で激論すればいいじゃないですか。

>総会で激論すればいいじゃないですか

円滑な総会を執り行えないのは、理事会の技量不足ですね！

＞大規模改修時でもあり、前回総会で可決された事が　理事会内で修正、変更を繰り返し　結局臨時総会を開く段になって　　議案書が前回の総会とは、工事方式、費用等がかなり変わっていたので　経緯を知らない組合員から理事会に対して質問攻めにあう事に＞

一般には、大規模改修工事に関する修繕積立金の取崩しは、総会決議事項です。
例えどんな理由があろうとこれの修正、変更は理事会の権限外ですので、臨時総会で対処するのは当然で、当然に経緯を知らない組合員から理事会側が質問攻めに合うのはこれまた当然で、双方ともに正常な姿です。
理事会の議事録の掲示だけで済まされないことも当然です。

>>58
>>60

恥さらし。管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ。　そういう大事なことは時間をかけて議論しろ。

>管理組合総会をないがしろにして、理事会議事録配れば終わりじゃないよ

総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？
っと云っている訳です。

>>62
62さんも「時間をかけて議論」に参加してください。

＞総会をないがしろにしているのでは無く、理事会議事録を配布か回覧する事によって総会議案に至った経緯がわかっていれば、総会で揉める事もないでしょ！？＞

一般には、総会の議案書は、総会招集通知とともに２週間前に配布される。
議事録の配布・回覧よりも、議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに揉める原因があったと云うべきでしょう。

>総会招集通知とともに２週間前に配布される

うちのＭＳは規約で総会1週間前となっています。
議決権行使などは、議案書が届いてから５日程で提出となっています。
日曜の総会になりますと、議事録は前週の日曜日に届きます。
議案書を念入りに読み、判断つかない場合は、資料収集する事を考えると
仕事の関係上最低でも2週間前には欲しいと思っていたのですが
１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？

>議案書その物の記述や説明文が適切でなかったことに・・・

連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。
議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが
そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。

＞１週間前の配布はやはり好ましくないのでしょうか？＞

区分所有法（招集の通知）
第三十五条集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。

標準管理規約（招集手続）
第４３条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
８ 第１項（会議の目的が建替え決議であるときを除く。）にかかわらず、緊急を要する場合には、理事長は、理事会の承認を得て、５日間を下回らない範囲において、第１項の期間を短縮することができる。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが、そうなると理事会の議事録掲示か回覧は重要になるかと思いの発言でした。＞

厚くなるかならないかが、議案書と議事録との差とは不合理です。
要は、理事長・提案者の決議させようとする意欲とその記述要領、文才の有無に過ぎないでしょう。

>>63

言い訳しているが、議案書その物の記述や説明文が不備だった。
そんなことでは、議事録の内容もダメかもしれない。
配布以前の問題かもね。

>>66
＞連期務める理事に、議案書た簡素にと考えていらっしゃる方が居ます。

私も敗因はそこだと思います。十分に説明しないから質問攻めに合うし提案趣旨が理解されないのでしょう。理事会議事録で検討経緯を伝えていたとしても、再度総会で説明する必要はあります。
総会ですんなり議決できるかどうかは資料の出来にかかっていると言っても過言ではありません。
私は、決算・予算だけは管理会社のフロントに任せますが、それ以外の議案の資料はすべて自分で作ります。資料が１００頁ほどになったこともありますが、徹底的に情報を提供し説明することで、規約改正、細則制定、修繕積立金等の大幅値上といった大きな議案もほとんど反対者を出すことなく一発で議決しています。

＞議案書が厚くなれば、読まなくなるからだと言うのが理由ですが

読まない人もいるでしょうけど、重大な議案を簡単な資料、説明で済ませようとすると、多くは、十分な検討もせずいい加減な提案をしているのではないかという不信感をもつのでは？
なお、資料が大部になるときはポイントを３枚程度にまとめた要旨もつくります。

69さんの仰るとおり

議案書を簡素化した議案の一部は否決されました。
私も当時理事を退いた期だったので
議案書内容に錯誤があるとして、議決権行使も無効とし
再度審議する事になりました。

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

前回大規模改修が総会議案にあがりましたが
議案書は30項程しかありませんでした。
やはり詳細な資料を付けるのが常識なのでしょうか？

>資料が１００頁ほどになったこともありますが

ＭＳに20年住んでいますが、総会議案書は20頁程
大規模修繕前でも30頁程度
議案書以外に資料が100頁は驚きです。

他の組合も同程度の資料配布しているのでしょうか？