《契約者専用》ウェリス鶴見緑地

議決権行使方式だとそれに対応した書式を作成しなければいけません。委任状方式も今回の様にそれに対応した書式があります。ですから総会の案内を配布するまでであれば理事会がどちらかを自由に選ぶことは出来ますが、両方を同時に持ち込むことはできません（複雑になり票読みが出来なくなる為です）。
今回は委任状方式だったので、それに応じてなかった票は無効にしたということだと思われます（選挙でも投票用紙に余計なことを書くと無効になりますよね）。
以上により①への答えとしては、今回の総会が委任状方式で始まった以上、無効票とすることは問題ない、となります。ただ総会は国政選挙ではありません。あくまで住民の為の会合ですから、反対の意図が明確なら反対票に数えてあげても良かったかもしれませんね。
②に対するお答えとしては、事前に方式が統一されていればどちらでも良いが、同じ理由で両方併用というスタイルは現実的ではないと思います。

これはどの規模の議会でも同じですが、議決権方式の様なスタイルは個々人の意思は確実に拾えるものの、物事が決定していかないというデメリットがあります。つまり各人バラバラに投票するので今回の様な75%の議決が必要な事案ではまず物事が決まりません。
また議論が深まらないという弱点もあります。議会（ここで言う理事会）が時間を尽くして審議をしても、添付資料すら読まない人の反対の一票が多ければ否認されてしまいます。いかに専門性の高い人達が導き出した結論でも、関心の薄い人達の気まぐれの一票ですべて水の泡になります。

一方で委任状方式は理事会が信用に足る所であれば物事はスムーズに決定して行きます。逆に理事会に信用に足る能力がなければ、見当違いな結果ばかりが生まれてくることになります。
すなわち、委任状方式は理事会への信任と理事会の誠実性があって初めて素晴らしい効果を発揮するシステムなのです。

その意味では今回の理事会のやり方は違法ではないにしても住民の信頼を失うやり方だったのは間違いありません。
マンションは住民の共有資産であり一部の人間の私物ではありませんから、何かを決定する際には住人全体に対する配慮の視点は忘れてはならないと思います。
また住人側も無償で活動している理事会へのリスペクトと協力の姿勢は忘れてはならないと思います。

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>>1065
詳しくありがとうございます。
よければ加えて教えて下さい。

①総会では「委任状方式」と「議決権行使方式」の同時を持ち込むことの出来ない根拠は何でしょうか？

「複雑になり票読みが出来なくなる為」というのは理解できますが、それは作業上の理由ですよね。規約や区分所有法を見てもそのような記載はなかったので、別にどちらかを選択しなければならない、というわけではないようなのですが。
もちろん作業上複雑になりますし、問題ないような議案でも、一部の私怨を持つ人や気まぐれで可決されない可能性が高まる、というのは分かります。
総会では「議決権行使方式」と「委任状方式」のどちらかを選択しなければならない、という規約、法令があるのでしょうか？
どの方式をとるか、というよりは、書面を与えるかどうか、の話のように思うのですが。

http://www.mankan.or.jp/06_consult/02_kumiai/02_hoki_04.html
こちらのサイトによれば、総会での出欠は下記に区別されるとあります。
1.組合員の出席
2.議決権行使書の提出（出席扱い）
3.委任状の提出（出席扱い）
4.出欠の返答なし
5.欠席の通知
　1.組合員の出席、2.議決権行使書の提出及び3.委任状の提出は、出席とカウントします。
　4.組合員から出欠の返答がない場合及び5.欠席の通知があった場合は、欠席とカウントします。

総会での方式が分かれている、というよりも、出席する形（議決権を行使する形）が違うものと考えられます。

②議決権行使書の書式が作成されていないと、書面による議決権の行使ができない根拠は何でしょうか？それは書面による議決権の行使を認めないとしているのと同じでは？

理事会（管理会社？）が委任状の形式をこのように設定した理由は分かります。
>>1037さんも書いている通りで、書面の形式自体は招集側の自由です。
別に議決権行使書など提示しなくても問題ないとは理解しています。
しかし、書面による議決権の行使が認められない、という理由にはならないと思います。
議決権行使書の書式がないので書面による議決権の行使が認められない、というのは議決権の行使の著しい制限ではないでしょうか。
http://www.11kanri.com/mame/bunrui/0063.html
参考程度ですが、こちらのサイトでは書式がなければオリジナルの書式で構わない、と記載されています。

理事の方々には本当に感謝していますし、非常に難しい役割だと思います。
調べれば調べるほど、管理組合の運営の難しさが身に染みます。
（参考　区分所有法　http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S37/S37HO069.html)

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①両方同時に出来ないという根拠は仰る通り作業上の理由です。作業上の理由って割と重要です。
また、両方同時に採用した場合は委任状方式を選択して欠席する人は殆どいないと思います。

②議決権行使書では、一般的には各議案に対して「賛成・反対」に丸を付けるという書式です。今回はそういう書式ではなかった為、おそらく委任状の余白にご意見のような形で反対の意思が書かれていたものだと推測されます。
書面による議決権の行使は妨げられませんが、そもそもそのご意見が書式にそっていないので議決権の行使として書かれているものか否かが不明瞭ですから議決権の行使としてカウントしなかったのではと思います。
とはいえ、先に書いてある通り（書かれていたご意見がどのような文章だったかわかりませんが）意図が明確であれば反対票に数えても良かったかもしれませんね。

書面の作成方法は理事会の自由ですし、不当に議決権は制限されるべきではないでしょうけど、「運営上」の理由である程度書式を統一するのは当たり前だと思います。なんでもかんでも認めろとなると運営する方は大変です。今回はあらかじめ委任状方式だとわかっているのでご自身の意見を伝えたければ反対派の方を探して委任するべきでした。
それが困難な方ももちろんいらっしゃると思うので、どのような方法が最善かを考えるのは今後の検討課題だと思います。
住民の立場からは 関心の高い方こそ理事をやって欲しいと思います。

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総会には、私は出張で家内が出席しました。
家内の意見も参考に何が、どう問題で、如何するべきなのか話し合いました。
①　今回の総会での「USEN」提案については、事前にアンケートやヒァリングなどのリサーチが必要でした。
　　又、導入に当たっては、必要である主旨が見えてない点も、気がかりです。資産価値の為であるならば、
　　価値の創造を検討すべきであり、住民多数の意見集約が出来ていません。
②　出席した居住者の大多数が反対で有ったと聞いていますが、導入する器材や比較する資料も充分でないうえ
　　一社の見積もりで総会の議決事項に持ち込むことが、独善である取られたのでしょう、最もな事ですね。
③　今回の「USEN」議案については、一旦保留にしにして、早急に「アンケート調査」等を実施する必要が有り　　ます。そのうえでの選択がヘストと思いますが。
④　私は、前回の配布された自治会創立に向けた若い人たちの熱意を快く思っています。折角手に入れた「住屋」
　　です、お互い住みよい関係が出来、他地域との連携で子育てや地域福祉などのコミュニティ活動は当然の事と　　思います。もう高齢となっているので積極的参加は無理かもしれませんが、応援いたします。こうした活動が　　正に「ウエリス鶴見緑地」の資産価値を向上させることを、今の管理組合は理解しているのか、前回の意味不　　明なチラシでは、自治会イジメにしか見えないのは、私達だけでしょうか

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>>1067
返事ありがとうございます。

どちらの回答も運営上の理由であって、法律や規約に基づいていませんよね。
書面による議決権の行使は法律上認められています。
運営上の理由があるのは十分に分かりますが、法律を無視して良い理由になりません。
今回のように「書式が決まってないので指定した書式以外は無効」というのは書面による議決権の行使の著しい制限と同義です。

何でもかんでも認めろとは言いませんが、書式が用意されてないことも含め、一般的に理解できる内容、意図が明確、であるのにも関わらず認めないというのは、議案の提出方法からも「不当に制限されている」と捉えられても仕方ないです。

>>今回はあらかじめ委任状方式だとわかっているのでご自身の意見を伝えたければ反対派の方を探して委任するべきでした。

これは書面による議決権の行使の制限と同じです。
「委任状方式」だから議決権の行使は直接出席と委任状しか認めないよ、ってのは法律上存在しない根拠です。
そもそも「委任状方式」とか「議決権行使書方式」という方式に分かれている訳ではないのですから。先にも書いた通り出席する形が違うだけです。

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まず仰る通り、法律で認められている書面による議決権の行使を妨げることは出来ません。その為、委任状方式か議決権行使書方式もしくはそれ以外の第三の方式などの、欠席者にも対応した何らかの方式を準備した上で総会は開催されなければなりません。ここまでが法律が要求しているところです。
次に、どの方式を選択するか、又は両者を同時に持ち込んで欠席者に特別の配慮をするなどの対応を考えるかどうか等については理事会の裁量事項です（法律の最低限の要請は既に満たしています）。
理事会の裁量事項ですから、運営上の理由でどの方式を選択しても、そして特別配慮などの対応しなかったとしても問題はありません。

総会にはまず出席するというのが原則です。出席出来ない人達のために既に委任状という救済措置もあります。それ以上の特別配慮・対応はあるに越したことはないのでしょうが、時間的問題等で対応が取れなかったとしても問題は無いかと思います。ご指摘の法律違反には当たらないと思いますがいかがでしょうか。

また、「委任状方式とはいえ反対の意思が明らかなのに」とありますが、私は文面を見たわけではないので何とも言えません。罵詈雑言にまぎれて書かれていたような場合は、当然意思表示とはとってもらえないでしょうから無効にされても仕方ないかと思います。
書面による意思表示は認めらていますが、皆さん全員が自分の言葉で好き勝手な事を書いたとしたら読む方も大変ですし、そもそもそれが「意思表示」なのかどうかも不明瞭のケースもあるかと思います。その為に一定の書式があります。書式に沿っていないと無効と判断されてもやむを得ないと思います。そして先にも書きましたが、どの書式にするかは運営する側の理事会が判断する事項となります。

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今回も最後の議案で「第3期役員の承認」という議案があった通り、理事会のメンバーは総会の承認を経ています。ですので理事会の裁量事項について、理事会が決定した内容は組合員全員の総意があるのと同義です。
言い換えますと「今回の欠席者への対応は委任状方式で行く。議決権は直接出席と委任状以外認めない」という決定は住民の総意です。なぜなら住民が承認した理事会のメンバーが決めたことですから。根拠はここにあります。
法律では書面の方式のような細部の規定まで明示されていないのは当然です。全部書いていたらとんでもない分量になります。

上記の通り理事会には大なり小なり様々な権限がありますから、理事会は誠実に行われないといけないと思います。今回は一般的に期待される踏むべき手順（アンケートの実施など）を踏んでいなかったのは事実ですね。

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>>1070の最初の
「法律で認められている書面による議決権の行使を妨げることは出来ません。」
>>1071の最後の
「議決権は直接出席と委任状以外認めない。」

これ矛盾してません？
総会での説明の「書面で反対しても有効でない」というのも嘘じゃないですか。

1062や1064であげられているサイトの説明とはところどころ違う部分がありますが、どちらを信用すればいいんでしょうね。

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それも大事だけど、目先の問題で臨時総会を開くのかどうかはどうするの？

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今準備中です。

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もう議決権の話しはええよ。
長文見飽きた。
それこそ二人でLINEでやりなはれや。
要は自分の幼稚園の都合で休んどいてゴチャゴチャいうなゆうことやろ。
その通りやん。
文句いいたきゃ自分で言え。
楽しようとすんなってことや。

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>>1074 住民板ユーザーさん2さん

本当ですか！
素晴らしい迅速なご対応、とてもありがたいです。

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>>1074 住民板ユーザーさん2さん

臨時総会における準備及び開催に関する呼びかけに関しては、協力させて頂きます。

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>>1074 住民板ユーザーさん2さん

臨時総会が開催された際には
何としてでも、出席します！

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絶対に開催しましょう。

多くの方が望んでいると思います。

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>>1074 住民板ユーザーさん2さん

ご準備等々、大変なことを引き受けてくださり、本当にありがとうございます。
質問なのですが、臨時総会の議案はどのような内容になりそうでしょうか？
メインはUSENについてになるかと思いますが、委任状の在り方なども気になるところではあります…。
言うのは勝手、ですみません。

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うちも必ず出席します！！

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今回考えているのはUSENだけかな。
委任状の問題は難しくて。

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>>1082 住民板ユーザーさん4さん
usen決議の見直し及び再審議のみに絞った臨時総会が、
興味且つ関心を呼び結果的に総会への参加率が上がると
思います。

本当にご苦労様です。
感謝致します。

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ご報告
臨時総会の件ですが、家族等の反対等があり前面に立つ事が出来なくなりました。
期待をして頂いた皆さま、すみません。

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