管理会社を見なおしや変更するのは良いことなのですが、プロセスがあまりにもずさんなので心配です。
(コンサル。大丈夫かという感じです。)
本来、通常総会は管理委託契約を結ぶ議案を上程する場なのですが、変更議案を出そうという流れには?です。
経験があるのですが、アンケ-ト後、臨時総会にて変更議案を出すのが一般的です。
その後、通常総会で新管理会社と管理委託契約を結ぶものです。
任期を気にしてこのような流れになっているのでしょうが、焦らず、留任か専門委員会に残り、
(変更が決まったら)軌道に乗るまでの最低1年は状況整理に努めていただきたいものです。
トラブルを最低限にするためも、議案は「ナイス」「新管理会社」の2社択一議案にし、
「委任状は出席票と議決権行使書の多数票にカウントする」方法にしていただくと良いと思います。
(管理会社変更を経験した役員経験者からの小言でした。)