センチュリーつくばみらい平【住民専用掲示板part7】

管理組合理事会の議事録や会報編集した人なら分かると思いますが、
この間配布された理事会報は管理会社が作成したものそのままで、
管理会社の業務報告文章そのものです。
理事会の手が全く入っていない手抜きですね。住民の視点で書かれてません。
こんな手抜きが許される理事会は楽でいいです。

ここの管理組合は議事録の要約を理事会報にしている。
本来、議事録と理事会報は目的が違うもの。
議事録は名前の通り会議の議事、理事会報は住民に対する広報。
住民の管理組合業務に対する意識高揚を狙うのが理事会報の原点。
毎号住民が楽しみに待つのが良い理事会報である。
理事会と住民との接点が理事会報であり、それを担うのが広報担当理事。
広報担当理事は重職である。

それって理事長や広報担当理事の考え次第だよ。
前任理事長が自ら書いて公開した議事録はかなり「ひねり」を効かしていた。
ただ同じく理事長自身の書いた理事会報は議事録の要約に近いので、
議事録を公開してるのだから理事会報は議事録の要約ではなく、
広報の観点で別ものにした方がよかった。
ところが後任の理事長は４期以前の理事会報よりも大幅に手抜きする方針のようだ。

そうだね。みんなが親しみをもって読める工夫があってもいいね。
似顔絵でもいいけど、定期総会で新役員が承認された後に第1回理事会があるから、
その間に集合写真撮って載せた方がいい。もし写真で顔晒すのに抵抗があるなら、
目の所を黒で塗りつぶせばいいだけの話。
それと役員一人一人が抱負やモットーを一言メモで寄せ書きするのもいいね。
「遅れず休まず働かず」がモットーです、とか
「管理会社まんせー」とか、
「趣味はキックボクシングで得意技はキックバック」とか・・・・

ところで広報担当理事は前任理事長の時も後任理事長になってからも変更ないみたい。
この広報担当理事、一体なに仕事してるのですか？全く機能してないようです。

これ参考にしたらいい。4棟650戸。広報の力の入れ方が違う。
http://www.yadagawa-park.com/images/parknyusu223.PDF

だって、役員活動費（決して、多くはないが）が出ています。
どういう訳は、このマンションでは全くのボランティア。
責任が発生しないので片手間です。
面倒くさい事はしなくなります。

役員活動費は出すべきでしょうね。

だったら、ここの掲示板コピペして理事会報にしたらええ。
何も考えずにコピペするだけだ、楽だぞ。
革新的な理事会報になる。住民は興味をもって熱心に読むと思う。

業務連絡（取扱注意）

大鳥理事長殿

来年2月末の管理委託契約更新に関しては夏頃から役員だけのワーキングを設置して検討すること。決して住民の意見を取り入れてはならない。混乱するだけだ。検討プロセスは最低限の情報しか理事会報で住民には流さず、期末総会での強行突破に持ち込み、例年通り白紙委任状で過半数以上を総会前に確保すること。

過去の契約更新の検討は３期でやっているが、この時はまだマンションが販売中の事情もあり施主の意向もあって、管理会社側の付加価値サービス追加の上で5%未満の出精値引程度約40万円値引きで随意契約した。施主はマンションを予め管理会社を決めて抱き合わせで販売してるから販売中は管理会社の変更はできない。
今回はマンションが完売していることもあり施主の意向も外れて必ずしも随意契約にする必要性はないが、以下の方針で随意契約に持ち込むこと。
１．過去５年間の当マンションにおける管理ノウハウの蓄積が将来に渡って有効に活かされる。
２．この５年余りで築いた双方の信用・信頼関係を今後も継続維持して行くことが良い管理を生む。
とにかく理由付けはデッチ上げでいい。もっともらしい理由で話術で住民を煙りに巻くことだ。

そうかと言って、コスト低減に手を付けないと総会で否決されてしまう可能性がある。
そこで下記条件で交渉して提案書と見積書をとる。
＜管理品質を落とさず年間委託契約金額を10%カット＞
そのためには2年契約ではなく2.5倍の5年契約の可能性をちらつかせる。
同時に条件が飲めないとゴネた場合は、「随意契約にするには何らかのコストメリットが打ち出せないと住民のコンセンサスが得られない。知っての通りここの住民は相当手強い。」と言ってコスト低減が出来ない場合は管理会社変更も検討せざるを得ないことを言外にほのめかす。これは交渉術だ。

10%コストカット出来れば、年間800万円以上、5年で4000万円以上のコスト削減が出来る。
これなら随意契約しても住民は納得すると思う。総会議案は可決できる。

これが実現出来れば過去の失敗は帳消しになり、多大なる成果を上げた理事長として、
住民から賞賛されるとともに当マンション管理組合の歴史に名を残す。銅像が建つかも。

もし10%カットを拒否されたら、数社に相見積を取らざるを得ない。その時は相談願う。

以上

管理委託契約の検討は１２月中旬がリミットです。
年が明けたら１月末に定期総会が来ます。
全回と異なり、今回は簡単にはいきません。今から検討しなければ時間がありません。
定期総会では、管理会社の管理業務主任者が重要事項の説明を行ってから審議・採決します。

相手は値下げではなく、現行金額で付加価値のアップを提案してくるはず。
もし値下げに応じれば、今までの管理費が高かったことを証明するようなもの。
金で表しにくいサービスの向上という形で値下げの阻止を図るはずだ。
例えば、新たにコンシェルジェサービスを始めるとか。
守谷のブランズとのサービスの共有を図れば、まったく新規の導入よりも安く済むと思う。
相当研究してないと相手に負かされることを理事会は覚悟した方がいい。

防災センターの所長常駐は先回の契約更新時の付加価値サービスだったと思います。
今回新たなサービスの追加はコンシェルジェサービスかもしれませんね。
例えば、ラウンジで来客時のコーヒーサービスとか。守谷はパンもあるとか。

確かに守谷はコンシェルジュサービスもあるしヨガスタジオやシアタールームまである。
でも果たして全住民が頻繁に利用してるのか？付加価値サービスの分、管理費高い。
買う時はローンの支払いばかり目が行ってるが、住んでからはローン以外のランニングコストが大きく効いてくる。
管理費は安いに超したことはない。

>管理費は安いに超したことはない
同感です。
マンションを維持管理するための必要最低限の管理費はいくらかを検討しましょう。
同格の管理会社に相見積もりを出させるのは良い方法でしょう。
これからは余分な付加サービスの時代ではありません。

＞相手は値下げではなく、現行金額で付加価値のアップを提案してくるはず。
＞防災センターの所長常駐は先回の契約更新時の付加価値サービスだったと思います。
おいおい、付加価値アップ？
常駐所長の１年分の人件費払っても企業として利益確保出来てるってことか？
えらい高い買い物してんだな、我々住民は。
住民は管理会社儲けさせるために金はらってんじゃないんだけど。
理事会は少し考えろよ、今回の契約更新、住民が納得出来る説明しろよな。

管理会社の適正な利益は仕方ないよ。
経営努力で収益性が高くなった分安くさせたらいかんよ。

管理会社を選ぶ選択肢の議論はあって然るべきと思う。（変更の前提歩きでなく）
であれば、現管理費のレベルが認識できるはず。この件は時間(期間)を要する
ので早いほうがいい。

現管理会社の評価だろうね。
他の同程度の規模のマンションとの比較・情報交換も必要だね。
これをやるためには選任の理事か事務局が働かないといけないね。
管理会社を評価する機関か会社があるといいね。